淺析招標(biāo)項(xiàng)目的綜合管理

馮巖

（杭州中科微電子有限公司，浙江 杭州 310000）

采用招標(biāo)的項(xiàng)目通常是技術(shù)含量高、涉及面廣、實(shí)施周期長的大型項(xiàng)目，因而從全局、多角度進(jìn)行項(xiàng)目綜合管理顯得尤為重要，直接關(guān)系到項(xiàng)目能否按時、保質(zhì)完成。招標(biāo)項(xiàng)目因在競標(biāo)準(zhǔn)備過程中已明確了項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等要求。在后續(xù)的管理過程中，主要將管理的重點(diǎn)放在項(xiàng)目溝通管理，進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量的協(xié)調(diào)管理及變更管理上。

一、項(xiàng)目溝通管理的重要性和必要性

招標(biāo)項(xiàng)目在啟動階段，招投標(biāo)方及其他項(xiàng)目利益相關(guān)者需要就項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的確定，項(xiàng)目成果提交形式，后續(xù)發(fā)展計劃等方面進(jìn)行溝通。

首先，建立良好的溝通機(jī)制，使項(xiàng)目各利益相關(guān)者能夠認(rèn)識到有效的溝通對項(xiàng)目實(shí)施的重要性，從而對溝通工作給予必要的人力、物力等方面的支持。特別是在項(xiàng)目啟動初期，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建不久，各成員之間彼此不甚了解，需要更多的溝通，隨著項(xiàng)目的逐步開展，項(xiàng)目組成員也需要共享資源及必要的技術(shù)交流。

其次，確立有效的溝通方式。溝通方式一般可分為正式溝通和非正式溝通，上行溝通、下行溝通和平行交叉溝通，單向溝通和雙向溝通，言語和非言語溝通，書面和口頭溝通。在項(xiàng)目實(shí)際管理過程中考慮到項(xiàng)目較復(fù)雜，涉及的利益相關(guān)者眾多，因此選用多種溝通渠道。針對重要的決策，一般采用例會、項(xiàng)目進(jìn)展報告、工作報告等正式的溝通方式，同時將其制度化，便于相關(guān)資料存檔，作為解決后續(xù)類似問題或類似項(xiàng)目的依據(jù)。針對較小的問題，則可采取電話、傳真、郵件等快速、經(jīng)濟(jì)、便捷的溝通方式，這樣可以節(jié)約時間和費(fèi)用，使問題可以及時得到解決。若遇到比較重要同時比較棘手的問題，則可根據(jù)需要先行進(jìn)行電話交流等快速的溝通，待問題得到解決后再將其紙質(zhì)化，形成相關(guān)報告進(jìn)行存檔。

二、在進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量之間衡管理，爭取達(dá)到最佳平衡點(diǎn)

項(xiàng)目計劃過程應(yīng)當(dāng)從對各種制約因素的綜合分析中，權(quán)衡利弊。項(xiàng)目綜合計劃本身是一個系統(tǒng)，由一系列單項(xiàng)計劃組成，所以應(yīng)當(dāng)充分考慮各單項(xiàng)計劃之間的相關(guān)性。因項(xiàng)目招標(biāo)的文件已明確了項(xiàng)目的執(zhí)行期、費(fèi)用及要達(dá)到的關(guān)鍵指標(biāo)要求等，因而項(xiàng)目計劃的制定要綜合考慮以上各方的制約關(guān)系，不能單就一方制定計劃，那樣的計劃只能顧此失彼，不能達(dá)到項(xiàng)目要求。

在制定項(xiàng)目計劃時，首先對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的技術(shù)水平進(jìn)行分析，對團(tuán)隊(duì)已有技術(shù)累計的部分，關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)計可參照以往類似項(xiàng)目來完成，并在以后的研發(fā)過程中不斷改進(jìn)，進(jìn)而將重點(diǎn)放在新技術(shù)突破的過程，集中力量攻克。其次，明確項(xiàng)目分工，盡量根據(jù)項(xiàng)目需求劃分多個獨(dú)立設(shè)計小組，采用平行的工作關(guān)系，縮短工作時間。

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，往往不會完全按照項(xiàng)目初期制定的計劃進(jìn)行，要對項(xiàng)目各關(guān)鍵要素進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，并根據(jù)實(shí)際的變化程度選擇相應(yīng)的變更管理。在這些協(xié)調(diào)工作中，對于項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量這三大要素的分析尤為重要。

（一）項(xiàng)目質(zhì)量與費(fèi)用的綜合分析

為了使項(xiàng)目可交付的成果符合項(xiàng)目最初的質(zhì)量要求，要在項(xiàng)目實(shí)施過程中開展質(zhì)量檢驗(yàn)和保障工作，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。但同時這些補(bǔ)救措施都需要消耗和占用項(xiàng)目資源，產(chǎn)生費(fèi)用。這就意味著提高質(zhì)量勢必會產(chǎn)生費(fèi)用，增加成本。反之要是降低產(chǎn)品質(zhì)量要求則可能導(dǎo)致整個項(xiàng)目失敗?？梢娖胶忭?xiàng)目質(zhì)量與費(fèi)用之間的矛盾對項(xiàng)目成敗有至關(guān)重要的作用。

此處引入價值工程分析法，來加以平衡兩者之間的矛盾。

V=F/C

式中，V為“價值”，F(xiàn)為功能，C為成本。

價值V：指對象具有的必要功能與取得該功能的總成本的比例，即效用或功能與費(fèi)用之比。

功能F：指產(chǎn)品或勞務(wù)的性能或用途，即所承擔(dān)的職能，其實(shí)質(zhì)是產(chǎn)品的使用價值。

根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況計算出價值系數(shù)V。其中，價值系數(shù)大于1的功能，表示其實(shí)現(xiàn)花費(fèi)較少的錢即可完成，可提高質(zhì)量，以滿足招標(biāo)方更高的要求，價值系數(shù)小于1的功能，是費(fèi)用重點(diǎn)控制對象，在保證質(zhì)量的同時則需要考慮降低成本，減少費(fèi)用支出。

（二）項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用的綜合分析

由于資金時間價值的存在，項(xiàng)目費(fèi)用與進(jìn)度是直接相關(guān)的。項(xiàng)目的成本一般是由直接成本和間接成本組成。直接成本主要包括材料費(fèi)、人工費(fèi)、設(shè)備費(fèi)等組成，隨著進(jìn)度的提前而增加，間接成本包括勞務(wù)費(fèi)、管理費(fèi)等，隨著進(jìn)度的拖延而增加。因此要根據(jù)項(xiàng)目的要求或者說項(xiàng)目合同要求來判斷如何協(xié)調(diào)項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用的關(guān)系?？刹扇椥杂媱澋姆绞剑绻?xiàng)目提前會使項(xiàng)目成本大增，可考慮相應(yīng)放緩項(xiàng)目的研發(fā)進(jìn)度，將一部分資源分流至其他項(xiàng)目，這樣可以分?jǐn)偙卷?xiàng)目的成本，亦不會影響項(xiàng)目可交付成果的提交。如果項(xiàng)目的進(jìn)度已處在拖延的情況下，可考慮增加一部分成本換取進(jìn)度的方式。

（三）項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量的綜合分析

對于招標(biāo)的項(xiàng)目，質(zhì)量要求已被固定，如果達(dá)不到質(zhì)量要求，項(xiàng)目即宣告失敗。在目標(biāo)時間內(nèi)完成所要達(dá)到的質(zhì)量要求，往往費(fèi)用會超支，如若控制費(fèi)用在額度內(nèi)，勢必會影響進(jìn)度的安排?？筛鶕?jù)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況，將某些工作的邏輯關(guān)系由順序進(jìn)行改為平行進(jìn)行，或者將部分關(guān)鍵工作的持續(xù)時間壓縮，以保證項(xiàng)目按時、保質(zhì)完成。

三、項(xiàng)目的變更管理

招標(biāo)項(xiàng)目是一個技術(shù)含量高、涉及面廣、實(shí)施周期長的項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過程中要權(quán)衡多方的關(guān)系，因此項(xiàng)目變更在所難免。所謂項(xiàng)目綜合變更是指在項(xiàng)目生命周期的整個過程中，對變更的識別、評價和管理等工作。在項(xiàng)目管理過程中，通過項(xiàng)目進(jìn)展報告時刻跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)異常，需要對項(xiàng)目計劃實(shí)施變更時，首先對促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取措施，確保變更朝著對項(xiàng)目有力的方向發(fā)展，并根據(jù)績效測量確認(rèn)發(fā)生偏差的程度來制定補(bǔ)充計劃。

四、結(jié)論

綜上所述，招標(biāo)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要多角度、全方位的管理。在項(xiàng)目初期就要引入系統(tǒng)的項(xiàng)目綜合管理方法，并對項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、有效的管理，將項(xiàng)目的所有組成要素充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，才能極大的提高項(xiàng)目的效率和成功概率。