高校會計檔案整理過程分析

卜 萍

高校會計檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的真實記錄，是高校檔案管理的重要組成部分，與其它檔案材料相比，又有實物憑證多、查詢使用高的特點。高校會計檔案不僅在高校的發(fā)展中起到追溯舉證的作用，還為高校管理人員的決策規(guī)劃提供參考依據(jù)，它的真實、準(zhǔn)確、完整為學(xué)校發(fā)展與決策提供有力保證。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案具體包括：（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)

賬、輔助賬、其他會計賬簿；（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告；（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊；(5)電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質(zhì)，包括磁盤，磁帶，紙質(zhì)等，還包括：每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料數(shù)據(jù)。

會計憑證作為會計檔案的重要組成部分，我們這里主要介紹一下會計憑證的形成及整理過程。

一、會計檔案的形成過程

（1）會計核算人員首先對報賬人員提供的原始單據(jù)進行審核，同時審核原始單據(jù)簽字審批手續(xù)是否完備。剔除不合格單據(jù)，粘貼合格單據(jù)。（2）將合格單據(jù)依據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容、屬性、歸屬部門按照一定模式輸入財務(wù)報賬系統(tǒng)中制單。（3）復(fù)核人員對已出的記賬憑證進行復(fù)核，認真核對審核審批權(quán)限是否齊全正確、資金出處是否合規(guī)、采購與驗收是否分離、發(fā)票金額計算是否無誤等，審核無誤后簽批交給報賬人。（4）報賬人在復(fù)核后的記賬憑證上簽名并到出納處進行資金結(jié)算。（5）出納對已受理的憑證進行資金結(jié)算并復(fù)核登記，妥善保管好已發(fā)生的各種原始憑證，不得遺失或涂改。（6）賬目登記員將憑證按序號從小到大每50個號一捆分別捆扎，并分別在每捆的首頁標(biāo)注現(xiàn)金、銀行存款的上期結(jié)余、本期發(fā)生及期末余額。（7）將整理齊全的憑證傳遞給檔案管理人員。

二、會計憑證的整理過程

（1）檔案員按序列號排列每捆憑證，大體掌握當(dāng)月的業(yè)務(wù)量。（2）按憑證號一張張捋順單據(jù)。主要包括去除單據(jù)上的訂書釘、大頭針、回形針、夾子等鐵制品。粘貼修補破損票據(jù)，小單據(jù)粘貼在粘貼單上，大單據(jù)折疊至粘貼單大小，并一張張依次排列，錯落有致。這項工作是憑證裝訂過程中最費時的工作，要求檔案員能夠耐心細致的整理、修補每一張票據(jù)并牢固的黏貼在粘貼單上。在整理過程中還要求檔案員檢查憑證之間是否有缺號，附件張數(shù)是否相符，發(fā)現(xiàn)問題要及時查找，及時解決。（3）按憑證號依次加蓋記賬員、會計主管名章。（4）為整理好的每捆憑證粘貼小票頭。這個工作往往是檔案員根據(jù)經(jīng)驗，判斷在哪個地方應(yīng)該粘貼及粘貼多少小票頭。通過這項工作能使裝訂出來的憑證平整如磚。這個職業(yè)判斷是檔案員在長期工作中歸納總結(jié)而來的。(5)每捆憑證按序列號不超過5厘米的厚度分本。這個工作往往需要一個較大的空間，把憑證依次序列排開，一個月的憑證一次分配完畢。分別給分好的每本憑證附上記賬憑證封面、側(cè)脊和封底。（6）當(dāng)月憑證分完本以后要對每本憑證進行歸檔編號，記錄每本憑證是本月第幾冊，全年第幾冊，憑證號從某某號至某某號。（7）當(dāng)月憑證整理完畢，開始打印封皮，封皮內(nèi)容與每本歸檔編號內(nèi)容相符。并將每本打印封皮覆蓋于之上捆扎好。（8）裝訂整理好的每本憑證。一般用裝訂機在距粘貼單左邊距2厘米處打孔，目測合適距離從上至下打三個孔，再用線繩捆扎結(jié)實，裝訂的越結(jié)實越好，這項工作干起來比較費勁。（9）粘貼裝訂好的憑證側(cè)脊，對會計憑證進行包角，并由檔案員在包角背面加蓋騎縫章，并在正面加蓋會計主管，裝訂人名章。（10）最后將裝訂好的會計憑證入盒，在盒上注明憑證名稱，啟用日期，憑證是某年某月，本年第幾冊，本盒第幾冊，憑證號數(shù)自某某號至某某號，保管期限，財會主管，經(jīng)辦會計等。至此一本漂亮、整齊、完整、牢固的會計憑證才算整理完畢。

會計檔案一般在財務(wù)部門保管一年后，應(yīng)及時移交給單位檔案室保管。以利于會計檔案的保密和保管安全。高校會計檔案作為最具有參考價值和法律效力的書面證明，高校會計檔案整理的水平同時也反映了一個高校財務(wù)管理的水平高低。因此，管理者應(yīng)當(dāng)重視檔案員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力提高檔案員的業(yè)務(wù)整理能力，提升檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。從而提高高校會計檔案管理水平，為學(xué)校的發(fā)展決策提供有力保證。