信息化在提高醫(yī)院后勤檔案管理中的應(yīng)用和研究

王孝廉

【摘要】當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理仍舊存在諸多問題，所以相關(guān)部門需要根據(jù)各項(xiàng)問題提出具體應(yīng)對(duì)措施，明確信息化建設(shè)在醫(yī)院后勤檔案管理中的作用，提高各項(xiàng)工作的實(shí)際效率，加快信息資源的共享與綜合利用，強(qiáng)化后勤管理工作職能，為醫(yī)院綜合工作質(zhì)量的提升奠定良好基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；醫(yī)院后勤；檔案管理；應(yīng)用

目前醫(yī)院后勤檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中占據(jù)著重要位置，也是醫(yī)院維護(hù)自身運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的重要保障。目前通過檔案信息化建設(shè)，能夠全面改變醫(yī)院后勤傳統(tǒng)的檔案管理模式。在醫(yī)院檔案管理中，后勤檔案管理是重要組成部分，實(shí)際涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，對(duì)于中醫(yī)院檔案管理具有重要作用。在目前信息化時(shí)代快速發(fā)展的背景下，做好醫(yī)院后勤檔案采集與管理工作成為現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展過程中的重要內(nèi)容。

一、檔案管理信息化建設(shè)的基本工作方式概述

隨著現(xiàn)階段我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在醫(yī)院后勤檔案管理中融入信息化技術(shù)，能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展。新技術(shù)在原有的技術(shù)上不斷更新發(fā)展，各項(xiàng)功能更加完善。目前醫(yī)院后勤管理信息化建設(shè)主要通過信息調(diào)查、整合分析，再通過各類新型的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，根據(jù)醫(yī)院各項(xiàng)工作的基本要求，逐步確立數(shù)據(jù)表格、系統(tǒng)流程圖等，而后確立各項(xiàng)設(shè)計(jì)要求以及工作清單等。在檔案管理總系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對(duì)接，其中有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等。

二、后勤檔案在醫(yī)院管理中的作用分析

目前醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中需要各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息提供參考依據(jù)，醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院建設(shè)以及各項(xiàng)事務(wù)管理中所需要的重要資料。開展后勤檔案管理工作的主要目的是為了更好地記錄醫(yī)院后勤在物業(yè)管理、生活服務(wù)、病房被服洗滌、保潔管理等方面的基本工作狀況。目前醫(yī)院后勤部門實(shí)際工作任務(wù)量較大，所聯(lián)系的部門較多，使得后勤檔案管理的任務(wù)量不斷加重，信息具有較高的保存價(jià)值。隨著近年來我國(guó)醫(yī)療水平的不斷提升，各類醫(yī)院都對(duì)醫(yī)院原有的設(shè)備資源進(jìn)行了更新，使得后勤設(shè)備結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜化，養(yǎng)護(hù)管理的難度不斷提升，需要對(duì)醫(yī)院各類大型設(shè)備建立信息檔案，加強(qiáng)信息檔案的保存管理對(duì)于后續(xù)各項(xiàng)工作的開展至關(guān)重要。此類信息檔案也是目前醫(yī)院后勤工作開展的有效記錄，是我國(guó)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的基本規(guī)劃以及未來綜合發(fā)展具有重要推動(dòng)作用。

檔案是已發(fā)生事件的真實(shí)記錄，在我國(guó)法律上具有基本的憑證作用。檔案管理部分通過對(duì)醫(yī)院醫(yī)療機(jī)械設(shè)備、人力資源發(fā)展?fàn)顩r、房產(chǎn)資源等，通過文字材料的形式，將所有的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄保存。在后續(xù)各項(xiàng)工作中能夠起到參考性價(jià)值，便于各項(xiàng)決策活動(dòng)的擬定和執(zhí)行。完善的檔案信息中明確記錄了醫(yī)院各項(xiàng)管理工作以及醫(yī)院所開展的實(shí)際業(yè)務(wù)，對(duì)于各項(xiàng)建設(shè)性活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行了全面記錄，這能夠便于醫(yī)院管理部門對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展情況進(jìn)行全面總結(jié)，深刻探究各項(xiàng)工作開展以及發(fā)展的基本規(guī)律，更好地把握醫(yī)院發(fā)展中存在的不足之處，從而提出應(yīng)對(duì)措施來提升醫(yī)院整體發(fā)展水平，也為現(xiàn)階段醫(yī)院后勤部門各項(xiàng)工作的開展提供了基本依據(jù)。

三、醫(yī)院后勤檔案管理工作的重要性

目前醫(yī)院常規(guī)類后勤檔案管理是醫(yī)院發(fā)展管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段隨著我國(guó)醫(yī)院整體發(fā)展及建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，加上近些年我國(guó)醫(yī)院體制的改革發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)管理事務(wù)不斷增多，發(fā)展內(nèi)容呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。醫(yī)院后勤檔案管理作為后勤部門中的重要組成機(jī)構(gòu)，相關(guān)在職人員的高效化管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行、提高工作水平具有重要作用。通過后勤檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)常規(guī)化工作提供準(zhǔn)確的參考信息，使得醫(yī)院各項(xiàng)發(fā)展活動(dòng)的準(zhǔn)確性不斷提升，有助于提高新時(shí)期醫(yī)院的社會(huì)影響力。

醫(yī)院在起初設(shè)計(jì)、建設(shè)時(shí)期的檔案管理具有明顯的階段層次性，建設(shè)期結(jié)束之后，對(duì)于各類資料的綜合整理具有較大難度。所以需要相關(guān)管理人員在建設(shè)初期就將各項(xiàng)有效資料進(jìn)行收集，納入信息管理系統(tǒng)中，比如醫(yī)院建設(shè)階段使用工程建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、各類批復(fù)性材料等。保存各項(xiàng)有效的材料和文件，能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)各項(xiàng)建設(shè)及改建活動(dòng)提供參考依據(jù)。

現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，醫(yī)院在自身發(fā)展建設(shè)過程中面臨著日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。當(dāng)前醫(yī)院要想促進(jìn)自身全面發(fā)展，需要依靠良好的管理水平。后勤管理是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)部分，而后勤檔案管理在后勤管理中占據(jù)著重要位置。所以現(xiàn)階段醫(yī)院相關(guān)管理部門需要對(duì)現(xiàn)有的信息技術(shù)資源進(jìn)行整合，發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息的重要作用，通過信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院后勤工作范圍內(nèi)的各項(xiàng)信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、醫(yī)院后勤檔案管理中存在的主要問題

目前部分醫(yī)院管理人員自身管理意識(shí)薄弱，片面認(rèn)為檔案管理單方面對(duì)資料文檔進(jìn)行記錄，在醫(yī)院發(fā)展過程中不會(huì)產(chǎn)生直接的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，在一定程度上限制了醫(yī)院后勤檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案信息化管理還尚未納入醫(yī)院整體發(fā)展建設(shè)體系當(dāng)中，實(shí)際檔案管理工作僅僅是簡(jiǎn)單的資料信息錄入和查詢，不能滿足新時(shí)期醫(yī)院信息化建設(shè)的整體要求。從業(yè)人員以及相關(guān)管理部門自身認(rèn)識(shí)的差異導(dǎo)致現(xiàn)階段后勤檔案管理信息化建設(shè)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的整體要求，也不能促進(jìn)醫(yī)院的綜合發(fā)展。

從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作以及后勤檔案管理的基本現(xiàn)狀來看，常見的問題在于管理體系較為分散。沒有根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容設(shè)置明確的管理機(jī)構(gòu)，未能對(duì)各類檔案采取分類歸檔管理，此類問題致使目前后勤檔案管理忽略了科學(xué)化與規(guī)范化的重要性，也直接導(dǎo)致了檔案管理人員自身工作質(zhì)量明顯降低。

當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)中需要依賴計(jì)算機(jī)硬件和軟件的支持，但是目前我國(guó)有部分醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中各項(xiàng)基本設(shè)備配備不完善。甚至還有部分醫(yī)院仍舊采取人工操作、記錄錄入的方式，實(shí)際工作效率較低。目前我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，在完善數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)還需要注重加強(qiáng)檔案管理人才的培育，更好地推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)。信息化檔案管理系統(tǒng)是新時(shí)期全新的網(wǎng)絡(luò)資源管理模式，需要醫(yī)院投入相應(yīng)的建設(shè)資金量以及采用各項(xiàng)高端技術(shù)設(shè)備，這樣才能更好地加快信息資源的共享。但是目前部分醫(yī)院實(shí)際投入檔案管理工作中的資金量不足，信息化發(fā)展基礎(chǔ)較為薄弱，人才儲(chǔ)備資源不足。

五、信息化建設(shè)在提高醫(yī)院后勤檔案管理中的應(yīng)用探析

（一）全面完善醫(yī)院后勤檔案硬件設(shè)施建設(shè)。雖然醫(yī)院開展的主體項(xiàng)目應(yīng)該是面向全社會(huì)開展各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)，檔案管理工作是輔助醫(yī)院全面發(fā)展的管理性活動(dòng)，但是檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展有著不可替代的作用。現(xiàn)階段隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各類后勤工作內(nèi)容不斷增多，當(dāng)前需要將檔案管理工作內(nèi)容與信息化技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，促使后勤檔案管理工作能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的基本要求。通過信息技術(shù)，建立信息化管理平臺(tái)，能夠有效提升實(shí)際工作效率。為了使得檔案管理工作的安全性得到有效保障，還需要設(shè)立電子檔案文件的安全管理制度。相關(guān)部門需要將后勤檔案信息化建設(shè)全面納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，發(fā)展科學(xué)技術(shù)，加大資金投入量來健全硬件設(shè)備的補(bǔ)充，更好地突出檔案管理工作的自身職能。在醫(yī)院內(nèi)部需要建立發(fā)展局域網(wǎng)，使得后勤檔案管理能夠與醫(yī)院其他部門進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化歸檔，加快信息資源的共享和傳輸速率。

（二）建立后勤檔案信息化管理系統(tǒng)。當(dāng)前醫(yī)院相關(guān)部門需要從科學(xué)性、實(shí)用性、規(guī)范性等方面出發(fā)，將后勤檔案信息化資源全部納入信息庫中，在醫(yī)院范圍內(nèi)建立檔案信息資源庫。在實(shí)際工作中需要全面突出信息庫的基本職能，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開檔案宣傳和各類服務(wù)性工作。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺(tái)，建立完善檔案管理網(wǎng)站。相關(guān)管理人員需要根據(jù)后勤工作內(nèi)容有計(jì)劃地設(shè)置檔案管理目錄以及文獻(xiàn)資源管理目錄。通過基本的查詢和使用功能，更好地為醫(yī)院其他部門提供更為全面的服務(wù)。

（三）明確建設(shè)任務(wù)，成立信息化建設(shè)小組?，F(xiàn)階段相關(guān)管理部門需要充分明確后勤檔案管理工作的基本內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行分配、協(xié)調(diào)，根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容明確組織部門以及在職人員的基本職責(zé)，確立長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作目標(biāo)。根據(jù)信息化建設(shè)的基本要求，再結(jié)合實(shí)際檔案管理工作的內(nèi)容，不斷促進(jìn)信息的生成和利用，突出共享工作的積極作用。目前醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)工作任務(wù)量較大，是一項(xiàng)長(zhǎng)期發(fā)展的工程。所以，需要平衡資金問題，投入適量的資金和技術(shù)，促使醫(yī)院后勤檔案管理工作信息化建設(shè)活動(dòng)能夠全面開展。

六、結(jié)語

總而言之，隨著當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)工作內(nèi)容不斷拓展，加強(qiáng)后勤檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院全面發(fā)展至關(guān)重要。相關(guān)部門需要對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行收集整合，依據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的基本內(nèi)容逐步建立網(wǎng)絡(luò)信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)各類信息數(shù)據(jù)的收集、處理、傳輸，提高檔案管理工作的基本效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，更好地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，為醫(yī)療及科研活動(dòng)提供更全面的服務(wù)。

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