政府辦公室文件規(guī)范化管理的路徑探索

車穎

【摘要】政府辦公室負責收集各方面的文件，如招標文件、政府采購信息、中標結(jié)果等，需要將這些資料裝訂成冊、歸檔立卷。因此要實行規(guī)范化管理，保證政府辦公室文件的完整性與真實性，為今后文件開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的條件。本文將簡述政府辦公室文件規(guī)范化管理的意義，并提出具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】政府辦公室；文件；規(guī)范化管理

近年來，信息技術(shù)發(fā)展速度很快，辦公自動化也深入推進，形成了大量的文件，以電子、紙質(zhì)等形式存在，這對政府辦公室文件管理工作提出了嚴格要求。政府辦公室文件管理人員應(yīng)該引起足夠的重視，及時做好文件的收發(fā)與保存工作，但是很多管理人員不注重轉(zhuǎn)變工作方法，導(dǎo)致文件管理工作無序，效率也不高。因此要實行對政府辦公室文件的規(guī)范化管理，提升工作效率，確保將文件的作用充分發(fā)揮出來。

一、政府辦公室文件規(guī)范化管理的意義

政府辦公室文件記錄了各方面信息，能夠?qū)⒄型稑?、采購等信息如實反映出來，為各項業(yè)務(wù)活動的開展提供可靠依據(jù)。由此可見，做好政府辦公室文件管理工作具有重要的意義，但是文件的收集、整理和歸檔等工作專業(yè)性較強，對管理人員提出了極高要求，應(yīng)該盡快提升他們的素質(zhì)與能力，才能更好勝任這些工作，不斷提升服務(wù)水平。此外，隨著時代的快速發(fā)展，政府辦公室文件管理工作的重要性也日益凸顯，管理人員必須采取規(guī)范化管理措施，才能讓文件保持真實與完善，實現(xiàn)文件立卷質(zhì)量的提升，有利于今后文件的開發(fā)與利用工作，為政府相關(guān)部門提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

二、政府辦公室文件規(guī)范化管理的策略

（一）提高重視，實現(xiàn)文件規(guī)范化管理。為提升政府辦公室文件管理規(guī)范化水平，政府部門領(lǐng)導(dǎo)與管理人員應(yīng)該提起重視，充分認識到這項工作的重要性，靈活運用多種方法，做好宣傳工作，讓所有人員都參與進來，為政府辦公室文件規(guī)范化管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。各方要高度重視政府辦公室文件管理工作，提供足夠的支持，運用有效的激勵手段，為其規(guī)范化管理創(chuàng)造條件。此外，在時代發(fā)展與變遷過程中，管理人員還要及時跟上時代發(fā)展腳步，不斷創(chuàng)新管理工作方法，切實增強文件規(guī)范化管理意識，并熟悉相關(guān)法律法規(guī)。同時還要提高保密意識，形成正確的文件管理理念，要主動投入到政府提供的技能培訓(xùn)中，不斷提升自己的素質(zhì)與能力，真正履職盡責，實現(xiàn)對政府辦公室文件的規(guī)范化管理。

（二）完善文件管理制度。在政府辦公室文件管理工作中，還要建立完善的管理制度，確保這項工作的效率得到提升，將文件資料應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來，更好地為政府相關(guān)部門服務(wù)。同時要將建立的制度落到實處，將政府辦公室文件管理人員行為準則與標準明確下來，促使他們的工作方法更加規(guī)范化、科學(xué)化。要結(jié)合政府辦公室文件管理工作實際情況，及時對各項規(guī)章制度作出調(diào)整，讓政府招投標文件、采購信息、中標結(jié)果等資料能夠得到完整收集，使裝訂成冊、歸檔立卷等工作更加規(guī)范化。同時還要改善政府辦公室文件管理工作條件，盡快將計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印件等設(shè)備配置齊全，才能為規(guī)范化管理的開展創(chuàng)造良好的條件。

（三）加快文件管理信息化建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時代下，各種先進信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于政府部門，在政府辦公室文件管理中，也應(yīng)該將現(xiàn)代技術(shù)利用起來，在提升文件管理效率的同時，不斷提升其規(guī)范化、科學(xué)化水平。要利用計算機保存政府辦公室文件，盡快打造網(wǎng)絡(luò)信息平臺與電子數(shù)據(jù)庫，在文件管理工作中發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的作用。如此一來，既能夠讓政府辦公室文件被分門別類管理，也讓很多復(fù)雜的資料得到有序整理，避免政府辦公室各種文件長時間堆積，為今后的查閱提供便利。這樣可以減少人力、物力和財力的投入，真正實現(xiàn)政府辦公室文件的規(guī)范化管理，也實現(xiàn)了準確、快捷的檢索。這樣才能為政府各項工作提供可靠資料，真正發(fā)揮出文件的價值。

（四）培養(yǎng)文件管理人員素質(zhì)。第一，安排足夠人員。政府辦公室文件管理工作比較繁瑣，涉及內(nèi)容眾多，管理人員要花費大量時間與經(jīng)歷，對此需要安排足夠的管理人員，將他們的工作職責明確下來，這樣才能確保文件的連貫性和完整性，在出現(xiàn)問題后也能及時找到責任人。第二，提升人員素質(zhì)。政府辦公室文件通常是紙質(zhì)載體，因此應(yīng)該妥善進行保存，延長其使用壽命，不能出現(xiàn)損壞、丟失的問題。這要求管理人員專業(yè)素質(zhì)要高，注重學(xué)習(xí)，不斷對工作方法予以改進。第三，增強人員責任心。對于政府辦公室文件而言，需要做好保密工作，要定期開展對管理人員的保密知識教育，并加強警示教育，培養(yǎng)他們的責任心，能夠認真做好各項文件的歸檔立卷工作，保證文件的準確性與完整性。

三、結(jié)語

總之，加強政府辦公室文件規(guī)范化管理工作意義重大，政府部門領(lǐng)導(dǎo)與管理人員應(yīng)該充分認識到這項工作的重要性，盡快轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，建立完善的規(guī)章制度，并投入更多資金，將所需設(shè)備配置齊全。對管理人員而言，也要積極提升自己的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能，熟悉政府辦公室文件管理流程，通過采用規(guī)范化措施，確保文件資料的完整性與準確性，為推進政府事業(yè)的開展創(chuàng)造良好的條件。

【參考文獻】

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