鐵路單位差旅費管理存在的問題及對策

王曙陽 中國鐵路西安局集團有限公司延安車務段

一、現(xiàn)行差旅費報銷相關規(guī)定

近年來，鐵路總公司、鐵路局集團公司先后多次對鐵路企業(yè)差旅費管理相關辦法修訂和補充，對差旅費的概念界定、費用標準、報銷流程、控制要求進行了明確，旨在保障職工工作和生活需要，規(guī)范差旅費管理，控制差旅費支出。

（一）差旅費的概念及管理規(guī)定

根據(jù)現(xiàn)行差旅費管理辦法規(guī)定，差旅費是指職工臨時到常住地以外地區(qū)公務出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。這里有幾個關鍵詞需要把握：一是“職工”，即指與單位簽訂勞動合同或符合勞動保障部門認定的形成事實勞動關系的在崗職工；二是“臨時”，表明出差具有短時性，一般不超過一個月；三是“到常住地以外”，是離開工作場所所在城市；四是因“公務”，明確了非公務性外出不能報銷差旅費。差旅費開支的范圍則包括常住地到目的地城市間交通費、在目的城市發(fā)生的住宿費、在目的城市發(fā)生的市內交通費以及按標準核定的伙食補助費，而在常住城市內因出差發(fā)生的從工作或居住場所到車站、機場的交通費不在差旅費報銷范圍的。

辦法明確，出差實行審批制度，職工出差應提供有效的通知依據(jù)，并按照規(guī)定權限履行審批，審批人對出差的人數(shù)和天數(shù)負責；出差人應嚴格執(zhí)行交通費、住宿費標準，對取得票據(jù)的合規(guī)性、真實性負責。差旅費支出納入預算管理，財務部門應明確報銷的流程，嚴格報銷審核把關。

（二）差旅費管理的內涵

差旅費管理不僅僅是為了控制成本支出，更是一個單位管理水平、管理效率的體現(xiàn)，包含差旅費管理政策的制定、執(zhí)行、財務管理手段和程序、職工行為監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析等諸多方面的管理?？茖W合理差旅管理制度能夠讓差旅費成本保持在預定的范圍之內、職工能安全準時到達并順利完成出差事項，職工滿意度也比較高。因此，差旅費管理內涵是通過有效的管理，提升經營管理水平，并在成本不增加的情況下達到效率最大化的過程。

二、差旅費報銷中存在的問題

雖然鐵路各單位制定了詳實的差旅費報銷管理辦法，但在實際執(zhí)行過程中仍暴露出一系列的問題，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）差旅費規(guī)定宣傳不到位

由于政策宣傳不徹底，部分職工對于差旅費相關規(guī)定不甚了解，導致出差人員在出差時期越席乘車、宿費超標、未按規(guī)定取得增值稅專用發(fā)票的情況。因此，差旅費管理辦法應該清晰明了、透明度高，單位也有義務加大宣傳，讓員工知悉政策，避免員工在未被授權的領域內支出費用，從而降低成本。

（二）差旅費報銷標準不合理

比如現(xiàn)行差旅費管理辦法中，有些單位對于住宿標準是按職務級別來制定的，不同的級別有不一樣的費用標準，看起來很尋常，卻在職工心理上造成很大的困擾。單位領導和普通職工同樣是到外地出差，不同級別人員的交通工具和費用的標準、住宿標準不一致，而會議承辦單位或接待單位往往是按一個標準進行安排，這就造成出差人員左右為難。

（三）出差審批制度執(zhí)行不嚴格

雖然很多單位已經建立了比較完善的差旅費管理辦法，但并沒有嚴格的執(zhí)行，給差旅費管理也帶來了麻煩。按照規(guī)定，出差審批一般情況下應該是在出差之前辦理的，但是在現(xiàn)實中，由于各種各樣的因素直至出差完成后才補齊出差的審批手續(xù)，這樣的行為明顯不符合差旅費制度的規(guī)定，也造成了監(jiān)督的混亂。

（四）過分強調控制出差成本

在全路全面節(jié)支降耗的大環(huán)境下，財務部門可能會過分的強調對差旅費的控制，因此對各環(huán)節(jié)的卡控的要求過度，容易陷入“一刀切”的誤區(qū)，而很少考慮到經營理念、企業(yè)形象以及職工心理效應等。因此，在實際執(zhí)行過程中不能片面地把差旅費管控理解為節(jié)省了多少錢，更應該是能為單位創(chuàng)造多少價值和效益。

（五）報銷單據(jù)填寫不規(guī)范、報銷不及時

現(xiàn)實報銷中，我們經常發(fā)現(xiàn)部分人出差單填寫不規(guī)范的問題，比如出差事由填寫不明、出差時間和票據(jù)上時間不相符，與出差地點不相符等等。也有部分人員出差怕手續(xù)繁瑣，喜歡積少成多長時間、集中性報銷，但時間一長，容易造成時間不清晰，票據(jù)丟失等情況。時間嚴重滯后，報銷時部門領導的審簽基本上成了“走過場”，而且也不符合財務權責發(fā)生制的原則。

（六）財務審核監(jiān)管難度大

由于上述種種原因，報銷時財務人員對職工出差的事由、時間、路線等具體情況難以掌握，也就不能對出差費用進行有效監(jiān)督和審核，加之財務審核集中報銷工作量較大，如不同情況的各類出差票據(jù)繁多，住宿標準和價格不統(tǒng)一，無疑增加了財務人員審核、結算難度。

三、解決差旅費管理存在問題的對策

針對以上問題，我們可以從科學制定差旅費管理制度、嚴格差旅費用過程控制、強化對差旅費的審核監(jiān)管、加強職工對政策的學習掌握等方面著手，提高單位差旅費管控水平。

（一）加強職工對政策的學習

在日常的工作生活中，單位職工并不是人人都有出差的機會，導致了一些職工忽視了對差旅費管理辦法的了解，因此單位如有新的差旅費管理辦法時，應該加強宣傳力度，提倡職工主動了解新的政策，減少不必要的流程和費用。

（二）制定貼合實際的費用標準

單位可以與其他鐵路局集團公司互通有無，向其他鐵路局提供本單位所在地物價水平和物價隨季節(jié)變化的情況；也可以通過互聯(lián)網了解各地物價水平；在條件允許的情況下，進一步的到當?shù)剡M行走訪，了解當?shù)卣鎸嵨飪r情況。按照普通職工的出差標準感受當?shù)氐慕煌ㄊ乘蕲h(huán)境，之后根據(jù)實際來制定出更加符合差旅需求的政策。

（三）盡量縮小報銷標準的級差

在級差的這個問題上，合理的級差能夠讓職工為了得到更好的待遇而努力提升自己的能力水準，這也能更好的為單位創(chuàng)造價值，提高效益。單位可以從保障職工權益的角度出發(fā)，在合理的范疇內，盡量縮小級差，在激勵職工的同時也能夠讓職工獲得一定的滿意度。

（四）嚴格審批管理，提高工作效率

對于出差的事項，要進行嚴格的審批，審批的工作應當在出差之前。出差的職工應該嚴格依據(jù)單位制定的辦法辦理出差審批手續(xù)。出差的職工在出差任務完成之后應當盡快將單據(jù)整理好，及時將出差審批表的出差日期、地點、食宿情況填寫齊全，交部門領導、分管領導、單位領導核查后轉交財務部門進行報銷。

（五）加強差旅費報銷審核監(jiān)管

各部門按照出差審批制度，嚴格控制出差的批次、人數(shù)、天數(shù)；財務部門強化預算管理，嚴格報銷標準和審核把關，控制差旅費的支出規(guī)模；監(jiān)察、審計部門對差旅費日常管理情況進行抽查監(jiān)督，重點對無實質內容、無明確公務目的的差旅活動，對以任何名義和方式變相旅游，對異地單位間無實質內容的學習交流和考察調研的差旅活動進行檢查，從而實現(xiàn)內強管理、外重檢查、內外結合，建立業(yè)務、財務、審計等多部門聯(lián)合的全過程的差旅費監(jiān)督管理體系。

差旅費管理看似細小卻意義重大。我們既要從職工的角度出發(fā)，滿足他們的差旅需要，讓出差的職工在常駐地以外能夠定心全力的工作，同時也要從成本管理和規(guī)范管理的角度，加強過程管控，保證差旅費的支出受控，將有限的經費切實用到實處，從而實際提升單位的經濟效益。