論檔案工作在學校后勤管理中的重要性

蘇洋

【摘 要】后勤檔案管理工作是后勤基礎建設不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一所學校后勤管理水平的重要標尺之一，所以重視后勤檔案的基礎性工作，建立后勤檔案管理體系，能夠為學校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供良好服務?；诖耍挛氖紫葘n案工作在學校后勤管理中的重要性進行了分析，然后簡單闡述了后勤檔案管理工作存在的問題及對策，以供參考。

【關鍵詞】檔案工作；學校后勤管理；重要性；問題；對策

后勤檔案是后勤活動的直接記錄，也是后勤管理、服務、項目建設、后勤經(jīng)營等活動直接的信息資料來源，而隨著學校后勤社會化改革的不斷深入，后勤檔案管理已經(jīng)成為了學校后勤建設工作的重要內(nèi)容。那么，如何使后勤部門所形成的檔案不流失，并做到齊全完整歸檔，以便更好地為教學、科研工作服務是人們關注的問題。

一、檔案工作在學校后勤管理中的重要性分析

學校后勤檔案既是后勤活動的直接記錄，也是實現(xiàn)學校后勤管理科學化的重要依據(jù)，下面是對檔案工作在學校后勤管理中重要性的幾點分析：

（一）是學校后勤事業(yè)發(fā)展的重要基礎

后勤檔案見證了學校后勤事業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，具有一定的歷史價值，并且其是對學校后勤相關工作的過程進行客觀、真實、有效地記錄，以便為管理人員提供正確決策的依據(jù)，為學校各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供重要保障。同時，后勤檔案工作不僅有利于加強后勤工作的針對性、時效性和連續(xù)性，不斷提高后勤管理的質(zhì)量和水平，還有利于指導各項工作的順利開展，提高工作質(zhì)量，增強工作效率。

（二）是實現(xiàn)后勤科學化管理的重要手段

由于學校的后勤檔案能夠真實、準確的記錄后勤所做工作和所舉辦活動的全部過程，并為管理人員在做出正確的決策、科學的管理以及合理的溝通方面提供了重要依據(jù)，所以學校后勤檔案信息的有效性能夠為學校后勤工作的深入發(fā)展提供重要的參考價值，有利于指導學校中各項工作的順利開展，不斷改善學校工作人員的工作效率，從而提高學校各項工作的工作質(zhì)量。此外，只有使學校后勤檔案得到有效的管理，才能使學校后勤管理的服務水平得到提升，使學校后勤管理的日常工作得到合理的保證，從而促使學校后勤工作逐步向科學化、合理化、有效化、統(tǒng)一化管理的方向邁進。

（三）是廉政后勤和審計監(jiān)察的重要佐證

學校后勤工作為學校的發(fā)展提供了有力的保障。由于要想維持一所學校的日常教學、科研和生活工作的正常運轉(zhuǎn)，需要大量的資金支持，而學校的后勤工作掌管著錢與物，責任重大，而如果沒有后勤有力的保障，一所學校的日常教學、科研和生活工作都很難正常運轉(zhuǎn)，所以說廉政后勤是學校廉政建設的重要部門之一，并且加強對其的檔案管理工作也是非常重要的。同時，加強檔案管理工作，能夠使一些專項資金的使用和維修項目的支出有一定的明細，并且能夠做到每一項支出有憑有據(jù)，從而為審計檢查和廉政后勤提供重要佐證。

二、學校后勤檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度缺乏

后勤檔案一般被視為辦公室內(nèi)勤兼職工作，其只是為業(yè)務部門的內(nèi)勤人員傳遞一些相應的文件資料，缺乏各部門員工之間的溝通、互動以及協(xié)調(diào)，并且往往是突擊整理，從而失去了檔案管理的意味。同時，由于后勤檔案管理制度缺失，很多有關責任部門不知道要如何把后勤日常活動中產(chǎn)生的檔案，按照檔案工作管理規(guī)定要求進行統(tǒng)一歸檔、集中管理，從而導致檔案資料分散在各業(yè)務部門及個人手里，資料收集不及時、文件材料殘缺不全等問題，并且由于檔案管理制度缺乏，從而無法對檔案管理工作進行合理的考核與檢查，導致檔案資料的收集、管理與利用受到了一定的影響，不利于檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理人員的專業(yè)技術缺乏

一方面，由于部分學校的檔案管理人員沒有系統(tǒng)地、科學地學過檔案管理專業(yè)知識，使其對檔案管理業(yè)務的各個環(huán)節(jié)與步驟不是很熟悉，從而對檔案管理的質(zhì)量有著很大的影響；另一方面，由于檔案管理人員缺乏對檔案管理相關知識的了解，從而使其在管理過程中只會進行一些簡單的、相對單一的手工記錄，而不會采用先進的、科學的方法，從而導致后勤檔案信息化管理不健全，相關設施、設備不夠完善，并且管理方法缺少相應技術的支撐，以至于在管理過程中存在檔案存放無序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜的現(xiàn)象，不僅不利于檔案工作的順利開展，而且要想實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化還有很大的難度。

三、完善學校后勤檔案管理的對策

（一）加強后勤檔案機構(gòu)及隊伍建設

在學校的發(fā)展過程中，要將后勤檔案管理工作列入到日常的管理工作中，并且在檔案管理過程中，不僅要建立檔案主管部門，還要建立下屬部門的網(wǎng)絡隊伍，并專門指派一人來負責相應的檔案管理工作。同時，在檔案管理工作中，不僅要搞好綜合檔案工作，還要協(xié)調(diào)好各部門之間的分工合作關系，對檔案人員的工作職責進行明確，使其全權(quán)負責具體指導、檢查后勤各部門的建檔管理工作。此外，圍繞后勤工作重點，有計劃、有重點的搞好后勤綜合檔案的歸集工作，及時做好檔案網(wǎng)絡電子歸檔和紙質(zhì)移交歸檔的雙套制工作，對常態(tài)管理和動態(tài)增補材料管理進行合理處理，并統(tǒng)籌安排好手上事務與檔案工作，從而提高檔案管理的有效性和時效性，以便為領導決策及學校的整體建設和發(fā)展提供快捷、準確的服務，充分發(fā)揮后勤檔案的利用價值。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平

在檔案管理工作中，管理人員不僅要具有良好的政治素養(yǎng)，還要具有很強的業(yè)務能力素質(zhì)，從而促進檔案管理工作的順利開展。首先，學校要定期對后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓，不斷加強他們對檔案管理職業(yè)知識的學習，從而使其能夠具有扎實的業(yè)務基礎和過硬的業(yè)務能力，不斷提高他們的業(yè)務水平、管理理念、辦公自動化水平，以便為后勤檔案管理工作的有序性和完整性提供有力保障；其次，培養(yǎng)管理人員無私奉獻的工作精神和認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責任感，以便更好地為后勤工作服務，為教學、科研服務。

（三）建立健全檔案管理規(guī)章制度

首先，根據(jù)各部門自身的特點、各類檔案形成的規(guī)律以及國家的相關規(guī)定，制定出一套完整的、科學的、合理的管理制度，從而做到“依法治檔”，以便使其成為后勤檔案建設的重要保證；其次，建立健全檔案工作的組織機構(gòu)，實行責權(quán)明確、層層負責的管理方法，并建立檔案接收制度，做好檔案鑒定工作，把檔案工作納入有關人員的目標責任制中并進行適當?shù)目己?，從而保證檔案工作的進一步落實；最后，完善檔案工作規(guī)范和標準，制定文件材料形成、積累、整理和制度，確定文件材料歸檔范圍、時間和保存期限，并且在建立健全后勤檔案工作制度時要注意做到“四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，從而促進檔案管理工作的順利實施，促進學校后勤檔案管理工作不斷走上新的臺階。

總而言之，學校后勤服務于學校的教學、科研和行政管理中，并且其對學校師生的工作、學習以及生活的方方面面有著很大的關系，而檔案管理工作是學校后勤管理中不可分割的部分，所以努力構(gòu)建后勤檔案管理模式，不斷打造學校檔案管理的升級版，能夠促進學校后勤檔案管理工作走上新的臺階。

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