檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

[摘 要]新時代的社會發(fā)展一大特點就是高度信息化、數(shù)字化，越來越多的不同領(lǐng)域的企業(yè)對于信息管理的重視程度逐漸提高，在大數(shù)據(jù)時代收集信息對于促進和推動行業(yè)的發(fā)展十分重要。當信息管理的需求與計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展碰撞到一起，應(yīng)用計算機信息技術(shù)進行信息管理的檔案式建設(shè)逐漸發(fā)展壯大，檔案式的信息管理在一定程度上對于信息的收集質(zhì)量和效率起到了促進作用。文章通過分析信息化的發(fā)展環(huán)境以及檔案式信息管理進行探索，提出建議和意見。

[關(guān)鍵詞]計算機信息技術(shù)；信息管理；檔案式信息建設(shè)

信息化是一個緩慢發(fā)展的過程，需要一定的技術(shù)及經(jīng)驗實踐基礎(chǔ)來累積，而檔案式信息管理更是不能急于求成，首先是針對已經(jīng)儲存的信息實體進行向信息化檔案轉(zhuǎn)變的過渡，其次是信息化技術(shù)在檔案式信息管理中的實際應(yīng)用需要一定的時間來推動發(fā)展，計算機技術(shù)在發(fā)展中也有改變，在檔案式信息管理中的應(yīng)用也有相對應(yīng)的發(fā)展，這都不是一成不變的，既需要時間經(jīng)驗來累積，也需要發(fā)展技術(shù)來推動。

一、檔案式信息建設(shè)發(fā)展中的障礙

盡管檔案式管理信息建設(shè)在推動行業(yè)發(fā)展和實現(xiàn)技術(shù)進步的道路上較為先進，在一定程度上提高了行業(yè)收集和存儲信息管理工作的質(zhì)量和效率，但是檔案式信息建設(shè)對于現(xiàn)有產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域來說還太過新穎，不少傳統(tǒng)企業(yè)對于檔案式信息建設(shè)仍抱有懷疑態(tài)度，因此對企業(yè)內(nèi)部的檔案式信息建設(shè)發(fā)展沒有大量投入人力物力，發(fā)展速度緩慢，除此之外還有其他一些問題都成為了檔案式信息建設(shè)發(fā)展中的嚴重障礙。

1.傳統(tǒng)觀念限制。檔案式信息建設(shè)主要技術(shù)支持來源于先進的計算機信息技術(shù)以及多媒體計算機技術(shù)的完善，這都屬于近幾年的高新技術(shù)，盡管在諸多行業(yè)中已經(jīng)有了較為良好的應(yīng)用，但是依舊有很多傳統(tǒng)行業(yè)對此并不認同。不少傳統(tǒng)行業(yè)從業(yè)者認為，檔案信息就應(yīng)當是以傳統(tǒng)信息存儲方式中的實體檔案為主，這是已經(jīng)過時的想法，電子信息技術(shù)的存儲手段在一定程度上已經(jīng)沖擊了傳統(tǒng)信息存儲手段，首先是傳統(tǒng)存儲手段大多使用紙質(zhì)材料，有一定的使用年限，易損耗，復(fù)原技術(shù)不高等問題，這都是會影響信息存儲質(zhì)量的致命問題，而電子信息存儲手段不僅容量大、速度快，且占用資源體積小，保存手段簡單，理論上可以保存無限期，這都是傳統(tǒng)實體存儲所不具備的。同時檔案式信息化建設(shè)對于推動行業(yè)在市場中的發(fā)展進程，最大化利用信息資源價值有著更加優(yōu)質(zhì)的效用發(fā)揮。

2.從業(yè)人員素質(zhì)不高。檔案式信息建設(shè)是以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立在檔案管理上的新式項目發(fā)展，對相關(guān)從業(yè)人員有一個技術(shù)上的硬性要求，同時對思想上的新式觀念也有更為直觀的要求。無論是計算機信息處理，還是多媒體計算機技術(shù)，這都是檔案式信息建設(shè)中需要應(yīng)用的技術(shù)手段，如果從業(yè)人員素質(zhì)水平不高無法靈活運用相關(guān)技術(shù)，那么不僅檔案式信息建設(shè)得不到應(yīng)用的推廣和發(fā)展，就連日常的運營維護也無法進行，工作質(zhì)量和效率大大下滑。

3.人力物力投入過大。計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展離不開硬件設(shè)備的高度進步，而檔案式信息建設(shè)也是建立在一定硬件設(shè)備基礎(chǔ)之上的，包括主機設(shè)備、信息收錄設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等都要一應(yīng)俱全，針對不同的信息內(nèi)容進行不同的設(shè)備收取、存儲、分類等操作，同時還要注意信息安全的問題，針對電腦系統(tǒng)進行合理安全的保護，針對網(wǎng)絡(luò)層設(shè)置足夠安全的防火墻防止有不良內(nèi)容竊取信息或者損壞信息，這些都是需要大量資金以及人力注入的。而硬件設(shè)備也不是一成不變的，時代的進步科技的發(fā)展會推動硬件設(shè)備的更新，而更新設(shè)備對于促進檔案式信息建設(shè)發(fā)展也是十分重要的。

4.管理技術(shù)參差不齊。由于檔案式信息建設(shè)在國內(nèi)諸多領(lǐng)域企業(yè)還沒有大范圍的推廣使用，導(dǎo)致相關(guān)的計算機信息技術(shù)以及多媒體計算機技術(shù)在檔案信息處理這一個領(lǐng)域沒有一個可以嚴格執(zhí)行的相關(guān)技術(shù)標準，再加上檔案式信息建設(shè)自身的特殊性更令管理技術(shù)參差不齊，各地的發(fā)展水平不一樣，不同行業(yè)對待檔案式信息建設(shè)的態(tài)度也不一樣，同時對于相關(guān)技術(shù)的共享、推廣也比較落后，讓大環(huán)境里的技術(shù)標準更加難以統(tǒng)一。

二、如何推動檔案式信息建設(shè)發(fā)展

1.建設(shè)新式檔案式處理觀念。傳統(tǒng)觀念在很大程度上影響了檔案式信息建設(shè)發(fā)展前進的腳步，設(shè)法改變傳統(tǒng)觀念使其接受新式的技術(shù)和觀念是十分重要的，首先在各企業(yè)管理層的認知上要讓檔案式信息建設(shè)的形象有一個明亮清楚的印象，再對比傳統(tǒng)的檔案存儲手段，令檔案式信息建設(shè)的必要性更加明朗，要讓檔案式信息建設(shè)在發(fā)展戰(zhàn)略中占有一席之地，這樣檔案式信息建設(shè)的發(fā)展才會有一個比較大的推動力量。

2.加大人才培養(yǎng)力度。專業(yè)人員對于推廣和維護檔案式信息建設(shè)的發(fā)展意義十分重大，可以說是戰(zhàn)斗在行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)第一線的人員，任務(wù)艱巨職責重大，而培養(yǎng)專業(yè)人員的任務(wù)就顯得更加意義非凡，為企業(yè)領(lǐng)域培養(yǎng)新項目的儲備軍對于推動行業(yè)發(fā)展，促進社會發(fā)展環(huán)境發(fā)展水平加快有起到非常重要的作用。

3.人力物力資金投入加大。檔案式信息建設(shè)離不開強有力的硬件設(shè)備支持，如果硬件設(shè)備支持不夠，那么檔案式信息建設(shè)的發(fā)展水平將在很長一段時間停留在一個不高的程度，這對于飛度發(fā)展且競爭激烈的市場環(huán)境是非常致命的，競爭力的不足非常容易導(dǎo)致企業(yè)在競爭中被淘汰，因此對于檔案式信息建設(shè)加大人力物力資金的注入就顯得非常有必要。

4.建立正確的技術(shù)標準。檔案式信息建設(shè)是需要大量先進技術(shù)支持的項目，如果沒有正確統(tǒng)一的技術(shù)標準那么檔案式信息建設(shè)的工作質(zhì)量和效率將大打折扣，而建立正確的技術(shù)標準需要對社會環(huán)境中的相關(guān)部門、企業(yè)開展系統(tǒng)的組織以及合作，對信息的存儲手段技術(shù)進行分享，加大信息資源的利用率。

三、結(jié)語

檔案式信息建設(shè)是新時代背景下的新興產(chǎn)物，集合了以計算機信息技術(shù)為代表的的新式技術(shù)的結(jié)晶，也代表著時代進步中傳統(tǒng)事物在新式技術(shù)下的全新發(fā)展，保證了行業(yè)在發(fā)展中的競爭力，也體現(xiàn)了先進技術(shù)在時代發(fā)展中的進步與應(yīng)用。

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作者簡介：姜冬梅（1973-1-20），女，漢族，工作單位：煙臺市萊山區(qū)政務(wù)服務(wù)管理辦公室，職務(wù)：科長，職稱：館員，籍貫：山東省煙臺市；研究方向：檔案。