借力品管圈實現(xiàn)藥品退貨信息化監(jiān)管

肖芳，曹瑋*，楊蕓，肖文，劉鵬宇，吳曉

（1.云南省第一人民醫(yī)院 昆明理工大學(xué)附屬醫(yī)院，云南 昆明 650032；2.云南省醫(yī)藥公司，云南 昆明 650500）

0 引言

目前醫(yī)藥供應(yīng)鏈的現(xiàn)狀是，供應(yīng)鏈成員相對孤立、合作跨度很小，當(dāng)產(chǎn)品發(fā)生召回、退貨或回收時就需要經(jīng)過多重不產(chǎn)生價值的冗余程序才能實現(xiàn)逆向物流[1]。醫(yī)藥供應(yīng)鏈中很多醫(yī)藥企業(yè)對藥品的正向物流投入了大量的人力和物力，對藥品逆向物流（由于破損、滯銷、質(zhì)量問題等原因需將醫(yī)院已購進的藥品退回原配送企業(yè)[2]，配送企業(yè)開具沖單，并由醫(yī)院工作人員將沖單信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)帳、貨、款一致的全過程。也稱為退貨。）缺乏正確的認識，給藥品質(zhì)量管理及流通埋下隱患[3]。藥品管理是醫(yī)院管理的一個重要組成部分，藥品質(zhì)量是確保醫(yī)療質(zhì)量的前提，醫(yī)療機構(gòu)為做好藥品質(zhì)量控制工作也非常關(guān)注藥品的入庫驗收、在庫儲存和調(diào)劑等環(huán)節(jié)，但對退貨全過程卻因信息化程度低、管理不到位以及環(huán)節(jié)多、流程復(fù)雜而未給予應(yīng)有的重視，所以藥品退貨環(huán)節(jié)一直是大部分醫(yī)院藥品質(zhì)量監(jiān)管的難點和盲點。

品管圈（Quality Control Circle , QCC）作為一種優(yōu)秀的管理方法，順應(yīng)了“以患者為中心、以提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量為核心”的時代要求，充分體現(xiàn)了“自下而上、自動自發(fā)、團隊合作”的管理理念[4]。本次以品管圈手法開展的以“提高藥品退貨工作效率”為主題的質(zhì)量管理活動，以期縮短藥品每月平均退貨周期，實現(xiàn)藥品退貨信息化監(jiān)管，現(xiàn)將其應(yīng)用簡要介紹如下。

1 資料與方法

1.1 成立品管圈，確定活動主題

自愿組圈，品管圈由7人組成，形成跨部門（醫(yī)院、醫(yī)藥公司）跨學(xué)科（藥事管理、藥學(xué)、信息技術(shù)）的合作[5]。所有圈員通過頭腦風(fēng)暴，圍繞日常工作中亟需解決的問題提出6個主題，按照重要性、迫切性、圈能力、可行性4個維度，根據(jù)評價法，按照5分最高、3分普通、1分最低進行評分[6]，最終，確定“提高藥品退貨工作效率”為本次品管圈活動主題。

1.2 品管步驟執(zhí)行

根據(jù)實際工作情況，擬定本次活動自2015年10月始至2016年3月結(jié)束，為期6個月。按照品管圈活動計劃、實施、確認和處置的4大步驟，利用Excel2013軟件統(tǒng)計數(shù)據(jù)，根據(jù)5W1H的格式繪制活動計劃甘特圖。依據(jù)甘特圖查檢情況，計算目標值，繪制柏拉圖，確定本次活動的重點解決對象。通過魚骨圖分析原因，對造成藥品退貨時間長、效率低、準確度低各項原因進行分析后，全體圈員依據(jù)影響度大小選定要因，評價方式：影響度最大5分、影響度中等3分、影響度最小1分，圈員共7人，以80/20定律，25分以上確定為要因，進而實施對策[7]。

2 結(jié)果與分析

圈員根據(jù)2015年1-9月產(chǎn)生的1966條藥品退貨數(shù)據(jù)統(tǒng)計退貨環(huán)節(jié)耗時，得出平均退貨申請?zhí)鞌?shù)為0.5天、平均退貨交接完成天數(shù)為5天、平均醫(yī)藥公司出具沖單天數(shù)為1.5天、平均退貨沖單回填HIS天數(shù)為3天，整個月平均退貨周期為10天。見表1。

表1 藥品退貨環(huán)節(jié)耗時查檢結(jié)果統(tǒng)計表

由“80/20”法則（80%的結(jié)果是由20%的原因造成）[8]，造成藥品平均退貨周期長和效率低的最主要原因是“退貨交接完成天數(shù)”、“退貨回填天數(shù)”環(huán)節(jié)，此兩項為本期改善重點。

根據(jù)活動計劃，結(jié)合改善重點和圈能力，首先從工作年資、學(xué)歷、主題改善能力和品管圈經(jīng)驗值幾方面對圈能力評分，得出圈能力為86.14%。則目標值=現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×改善重點×圈能力）即10天-（10×80%×86.14%）=3天。

改善幅度：80%×86.14%＝68.91%

通過分析，共圈選出9個要因。為明確真因，品管圈選取2015年9月203條退貨數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析并進行耗時影響度評分，對9條要因進行真因驗證。根據(jù)查檢結(jié)果得出真因，見表2。

根據(jù)二八法則，公司人工審核、藥庫等待拉退貨、多環(huán)節(jié)反復(fù)清點、退貨造成二次破損處理和人工回填耗時累計影響度為81.25%，全體圈員對該五項藥品退貨耗時長、效率低的真因依可行性、經(jīng)濟性、圈能力進行對策選定，結(jié)合實際情況最終歸納為4項對策，即：（1）改造退貨流程，將藥房、藥庫、公司拉退貨和公司開具沖單時的4次清點變?yōu)?次；（2）信息系統(tǒng)功能開發(fā)，根據(jù)管理要求設(shè)定標準，與醫(yī)藥公司信息對接、由人工審核變?yōu)橄到y(tǒng)審核；紙質(zhì)沖單變?yōu)殡娮記_單，從而實現(xiàn)退貨數(shù)據(jù)自動回填HIS；（3）精細化管理待退藥品，設(shè)定專人進行清點并按照破損、滯銷、特管藥品、冷藏藥品等分類裝箱；（4）實現(xiàn)退貨全過程監(jiān)管，能夠按退貨時間、退貨部門、退貨原因、退貨金額等不同類別對退貨數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。

表2 真因驗證查檢匯總表

經(jīng)過5個月的對策實施，每月平均退貨天數(shù)由改善前10天降低至改善后3天。目標達成率=【（改善后-改善前）/（目標值-改善前）】×100%=【（3-10）/（3-10）】×100%=100%；進步率 =【（改善后-改善前）/改善前】×100%=【（10-3）/10】×100%=70%。

3 討論

3.1 情況分析

活動開展前普遍存在對藥品退貨環(huán)節(jié)不太重視問題，原因是藥品退貨牽涉藥學(xué)部門（藥房、藥庫）、醫(yī)院財務(wù)部門和醫(yī)藥公司商務(wù)、物流部門，此各部門雖對退貨問題有所溝通，但一直由于信息化程度低未能對退貨達成一致管理要求。

全體圈成員歷時半年對藥品退貨流程和系統(tǒng)的持續(xù)改進，首先，通過對退貨原因的分析，進一步了解臨床科室的實際用藥需求和藥品質(zhì)量情況；其次，藥品購進后即形成醫(yī)院的應(yīng)付賬款，藥品退貨周期長短直接影響醫(yī)院資金占壓[9]。通過品管圈活動，結(jié)合最新GSP管理要求和醫(yī)院即將實行藥品零加成的新形勢，借助信息技術(shù)，開發(fā)完成快速審核、實時發(fā)送拉退貨通知、一鍵導(dǎo)入電子沖單至HIS系統(tǒng)等功能模塊，醫(yī)院可隨時查看退貨進度、查詢退貨藥品信息，至 2016年3月月平均退貨周期由10天縮減至3天、退庫單據(jù)錄入時間從6小時縮短至0.5小時，藥庫人員工作效率大為提高的同時有效減少醫(yī)院資金占壓，并且實行退貨分類裝箱的精細化管理，避免退貨時二次污染造成的浪費和質(zhì)量風(fēng)險?；顒雍螅胁块T人員質(zhì)量管理意識大為提高，通過退貨數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，能及時發(fā)現(xiàn)問題并及時反饋和解決，從而有效監(jiān)管藥品質(zhì)量以保障臨床用藥及時、安全、有效。

3.2 標準化對策

從目標實現(xiàn)情況及成果體現(xiàn)來看，該次活動效果理想，詳見表3。

表3 品管圈活動前后成果對比

但要持續(xù)維持，還需將有效對策標準化，具體如下：在工作中不斷對改進后的結(jié)果進行確認，確保堅持有效的管理方法以使效果得以保持；對于工作中相對固定的流程均可參考此次活動的成果，制定標準化操作規(guī)程，即使人員崗位發(fā)生變動也可在最短時間內(nèi)掌握工作要求及規(guī)范操作。日后期望通過對退貨數(shù)據(jù)科學(xué)深入分析，切實合理減少退貨的筆數(shù)及金額。

3.3 收獲及意義

推進藥學(xué)信息化建設(shè)，是實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+藥學(xué)管理”的有效舉措[10]。在整個過程中，多次頭腦風(fēng)暴，大家集思廣益，運用QCC的多種工具查找原因、分析原因并設(shè)計解決方案，全體圈員認真落實、積極參與，加強了團隊凝聚力，有利于促進醫(yī)院藥事管理工作的全面進步[11]。同時，加強藥品退貨管理，可避免不必要的醫(yī)療隱患[8]，同時利于提高藥品周轉(zhuǎn)率，避免滯銷、近效期藥品退貨造成資源浪費。最大成果是利用信息化技術(shù)在省內(nèi)首家實現(xiàn)了對藥品退貨各環(huán)節(jié)系統(tǒng)化、智能化、可追溯化管理,全面提升藥品質(zhì)量監(jiān)管水平，對保證廣大患者的用藥安全具有重要意義。

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