行政審批檔案信息化建設(shè)思考與對(duì)策分析

劉繼志

【摘 要】 行政審批是政府和群眾之間交流的主要通道，行政審批包含的內(nèi)容非常繁多，檔案信息保存形式也是多樣化的。隨著人們需求的多元化，行政審批的對(duì)象也變多，導(dǎo)致行政審批檔案管理工作量與日俱增，因此進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展方向，不但可以加快行政審批檔案管理的進(jìn)度，而且也能夠保證行政審批檔案的完整性。

【關(guān)鍵詞】 行政審批 檔案管理 檔案信息化 信息化建設(shè)

1 行政審批檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 行政審批檔案信息化建設(shè)的利用率不高

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，行政審批流程逐漸搬到了網(wǎng)絡(luò)上，讓行政審批更加的方便快捷，而且審批的檔案可以自動(dòng)的保存。如果需要查找某項(xiàng)審批的檔案，只需要檢索關(guān)鍵字就可以呈現(xiàn)在大家的面前，因此其優(yōu)勢(shì)不言而喻。但是目前很多地區(qū)的信息技術(shù)的使用程度不高，加上很多居民對(duì)行政審批檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，依然沿用了之前的行政審批流程來(lái)申報(bào)需要處理的事項(xiàng)，使行政審批檔案信息化沒(méi)有充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

1.2 行政審批檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)備不齊全

目前很多地方的行政單位對(duì)行政審批檔案信息化的建設(shè)投入不足，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程很慢。首先是人力資源方面，由于缺乏信息技術(shù)的高精尖人才，導(dǎo)致檔案信息化軟件的運(yùn)用存在問(wèn)題。對(duì)于突發(fā)的技術(shù)問(wèn)題，也不能立馬進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案管理的效率比較低。其次是計(jì)算機(jī)的配置問(wèn)題，很多行政單位因?yàn)橘Y金的投入不足，采購(gòu)的電腦存在一定的缺陷，在使用的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)卡頓、死機(jī)的情況發(fā)生，影響了辦公人員的工作熱情。然后是行政審批檔案管理軟件的建設(shè)和后期維護(hù)，有些行政單位使用的檔案管理軟件本身存在一些漏洞，導(dǎo)致在信息量比較大的時(shí)候信息的保存會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者保存不上，導(dǎo)致檔案信息丟失的情況出現(xiàn)，另外很多行政單位對(duì)軟件的后期維護(hù)不夠，只重視前期的安裝和使用，對(duì)后期的維護(hù)沒(méi)有加大投入，往往出現(xiàn)使用故障時(shí)才發(fā)現(xiàn)軟件出現(xiàn)了問(wèn)題，嚴(yán)重影響工作效率。最后是信息的安全防護(hù)不夠，因?yàn)樾姓挝坏膶徟鷥?nèi)容很多，例如招投標(biāo)信息審批流程，由于供應(yīng)商很多，而且供應(yīng)商需要審核公司的基本信息、人員執(zhí)業(yè)資格、業(yè)績(jī)等等，內(nèi)容包括文字、圖片等，信息量很大，往往在上傳時(shí)會(huì)暗含一些病毒或者木馬，但是由于信息的安全防護(hù)措施做得不到位，導(dǎo)致行政單位的計(jì)算機(jī)受損，甚至造成檔案信息丟失。

2 行政審批檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 提高行政審批檔案管理人員的綜合素質(zhì)

行政審批檔案信息化建設(shè)的核心在于人，不管信息化平臺(tái)搭建的好與壞，最終的使用都是管理人員，因此要做好行政審批檔案信息化建設(shè)，首先是要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面是管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，很多管理人員工作中沒(méi)有責(zé)任心，發(fā)現(xiàn)工作中問(wèn)題，沒(méi)有及時(shí)的反映，更不用說(shuō)及時(shí)的解決問(wèn)題，總是將責(zé)任推脫給其他人員，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行的效率很低。因此要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，堅(jiān)持自己的職業(yè)道德，維護(hù)行政審批檔案信息的安全性。不能為了眼前的利益，就去出賣一些行政審批的檔案信息，要堅(jiān)持自己的職業(yè)原則。另外一方面是提高管理人員的信息化技術(shù)水平，很多管理人員對(duì)信息化技術(shù)的使用水平不足，遇到簡(jiǎn)單的技術(shù)問(wèn)題也不知道如何解決，還需要請(qǐng)求相關(guān)技術(shù)人員的幫助，導(dǎo)致工作中總是麻煩不斷。因此行政單位需要提高管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技術(shù)水平，一些含金量比較小的問(wèn)題要自己能夠單獨(dú)解決。盡量多安排一些培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)交流，對(duì)軟件使用的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行講解，加強(qiáng)管理人員之間的交流，遇到問(wèn)題大家一起商量解決，盡量不要耽誤正常的工作時(shí)間。

2.2 改善行政審批檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

為了保證行政審批檔案信息化建設(shè)能夠順利的進(jìn)行，必須要加大相關(guān)的投入，不管是人力方面還是資金方面。通過(guò)對(duì)檔案信息化管理的軟件不斷修正，讓其能夠與行政審批軟件能夠無(wú)縫銜接，逐漸取消紙質(zhì)版的審批流程，建立數(shù)據(jù)化的審批檔案信息。通過(guò)行政審批電子化，讓政務(wù)檔案信息更加的公開(kāi)，受到人們的監(jiān)督。另外由于地區(qū)的不同，行政單位的職能不同，導(dǎo)致行政審批檔案存于不同的軟件平臺(tái)中，導(dǎo)致檔案信息不能很好的實(shí)現(xiàn)共享。另外還有一些審批事項(xiàng)，需要多部門共同審批的情況，如果審批信息交流不暢，不僅會(huì)導(dǎo)致辦事人需要進(jìn)入不同的平臺(tái)進(jìn)行待審批事項(xiàng)的申報(bào)，而且也會(huì)造成檔案信息的重復(fù)錄入，影響資源的利用率。因此行政審批檔案信息化管理流程應(yīng)該建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

2.3 規(guī)范行政審批檔案信息化管理的流程

加強(qiáng)行政審批檔案信息化管理的宣傳，提高人們對(duì)信息化技術(shù)學(xué)習(xí)的緊迫感。在行政審批中逐漸淘汰紙質(zhì)版的審批模式，多舉辦一些電子化審批的培訓(xùn)，促進(jìn)電子版審批辦公的推廣，讓企業(yè)單位或者居民更加的適應(yīng)信息化辦公。在待審批事項(xiàng)的申報(bào)、審批辦理、審批結(jié)果公告、審批檔案管理等方面實(shí)現(xiàn)連續(xù)統(tǒng)一。對(duì)于需要多個(gè)行政單位聯(lián)合審批的事項(xiàng)，可以由審批人員直接轉(zhuǎn)交給下一步的行政審批單位，實(shí)現(xiàn)審批全程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，避免辦事人員各部門來(lái)回跑的情況，而且可以大大提高行政審批的效率，同時(shí)對(duì)于審批檔案的管理來(lái)說(shuō)，可以避免信息的重復(fù)錄入，保持檔案信息的連貫性。規(guī)范行政審批檔案信息化管理不僅可以減輕工作人員的管理壓力，提高辦事效率，而且能夠在查找檔案信息時(shí)更加的方便。每個(gè)審批點(diǎn)都會(huì)留下相應(yīng)的標(biāo)記，如果審批事項(xiàng)出現(xiàn)錯(cuò)漏的情況，也可以直接追究到相關(guān)責(zé)任人。

結(jié)束語(yǔ)

行政審批檔案信息化建設(shè)是我國(guó)在行政管理中取得的重大進(jìn)展，通過(guò)檔案信息化的管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)行政審批流程的在線監(jiān)督，讓行政審批更加的規(guī)范，提高行政審批效率，同時(shí)更好的實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息的共享。因此我們要加快行政審批檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，更好的為人民服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李茹.行政審批檔案信息化管理工作要點(diǎn)探究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（31）：105+107.

[2] 韓輝.行政審批檔案信息化建設(shè)的思考和對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）：99.