淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

秦鴻欽

摘 要：伴隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷更新，與時(shí)俱進(jìn)。而在這種新形勢(shì)下，檔案管理的規(guī)范化至關(guān)重要。它不僅記錄著人事走向，也保存著國(guó)家社會(huì)的重要信息。促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，是社會(huì)主義文化建設(shè)的需求，本文立足于檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，探析在新形勢(shì)下如何使檔案管理工作更加規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 檔案管理 規(guī)范化 文化建設(shè)

中華上下五千年，在歷史的軌跡中許許多多的人事物都留下了寶貴的“財(cái)富”，并推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展，通過(guò)檔案管理，這些人事物會(huì)被永遠(yuǎn)的記錄、保存下來(lái)。所以，檔案管理工作在整合社會(huì)資源、梳理社會(huì)動(dòng)向的方面起著重要作用。而在信息化時(shí)代高速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也越來(lái)越重視其規(guī)范化的發(fā)展，以便于使檔案管理工作更加完善，提升工作效率。

1 檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程

檔案可以說(shuō)是對(duì)過(guò)去發(fā)生的事情的總結(jié)與記錄，從古至今，都發(fā)揮著不可替代的作用?！皺n案”一詞是在清朝以后才廣泛應(yīng)用，在此之前，歷朝歷代都有不同的稱謂，像我們熟知的“史冊(cè)”、“典籍”等都是檔案管理的一種，只是當(dāng)時(shí)檔案主要記錄在甲骨、帛書(shū)或竹簡(jiǎn)上，記錄費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不便于查找。隨著造紙術(shù)的產(chǎn)生，歷史“典籍”開(kāi)始記錄于紙上，使檔案的管理有了便于記錄的方式，由此，檔案的雛形產(chǎn)生。

經(jīng)歷千百年的發(fā)展，現(xiàn)如今的檔案管理已經(jīng)不再只流行于紙面這種形式，它有了多元化的發(fā)展，1950年以后，產(chǎn)生了以光盤(pán)、磁盤(pán)為載體的檔案形式，而網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來(lái)臨，真正為檔案管理工作帶來(lái)了質(zhì)的飛躍。電子檔案的集中性與易查性改變了原有檔案管理工作的運(yùn)行方式，使檔案管理工作更加理性化、省時(shí)省力。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 專業(yè)人才稀缺，技能欠缺。

每項(xiàng)職業(yè)都需要專業(yè)人才的培養(yǎng)，但是現(xiàn)在高等院校和大眾普遍不會(huì)接受一些偏門(mén)、冷門(mén)的專業(yè)，所以像檔案管理這種少為人知的專業(yè)，很少有院校設(shè)置，導(dǎo)致專業(yè)人才供給不足，人才隊(duì)伍素質(zhì)良莠不齊。即使專業(yè)培養(yǎng)的人才也未必會(huì)專門(mén)從事本行專業(yè)，現(xiàn)在很多專業(yè)都擁有共通性，而大部分人認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地整理、記錄，所以一般企業(yè)不會(huì)重視從事檔案管理工作是否是專業(yè)人才。

其實(shí)不然，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)，對(duì)于檔案實(shí)體管理和檔案信息的整理劃分不是一朝一夕能夠?qū)W會(huì)的。隨著網(wǎng)絡(luò)的盛行，檔案管理工作也更多的向網(wǎng)絡(luò)信息整理為主，但是大部分檔案管理人員計(jì)算機(jī)實(shí)操技術(shù)并不純熟。所以，在當(dāng)今檔案越來(lái)越多的前提下，對(duì)于檔案管理人員的各方面要求都越來(lái)越高。

2.2 檔案管理工作的兩極化。

檔案管理工作包括政治、軍事、文化、社會(huì)等各個(gè)方面的內(nèi)容，所以，在國(guó)家政府部門(mén)從事檔案管理的人員專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)歷高，管理體系相對(duì)完善。但是一般企業(yè)卻不會(huì)強(qiáng)調(diào)專業(yè)性的人才，認(rèn)為檔案的管理工作很輕松，只需將人事檔案抄錄保管就好，以致一旦文件丟失就會(huì)給公司和個(gè)人造成巨大的損失。這種兩極化的選人方式是影響檔案管理工作規(guī)范化的一大阻礙。

2.3 網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用化不夠完善。

雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代給工作生活帶來(lái)了方便，也提升了檔案管理工作的效率，但對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息的整合卻并未得到完善應(yīng)用。一是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容雜亂，在檔案管理過(guò)程中容易混淆錯(cuò)誤信息，影響檔案的精準(zhǔn)性。二是電子檔案存在一定風(fēng)險(xiǎn)性，因?yàn)殡娔X的硬件設(shè)施一旦崩潰，所有的檔案信息也會(huì)出錯(cuò)，雖然可能有紙質(zhì)備份的部分，但是電腦數(shù)據(jù)庫(kù)的體系龐大，人為可能無(wú)法修復(fù)或查找到全部文件，而且一旦出錯(cuò)，需要花費(fèi)大量精力與時(shí)間來(lái)彌補(bǔ)錯(cuò)誤，造成嚴(yán)重的后果。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的策略

3.1 檔案管理各大部分體系化。

檔案管理工作包括檔案收集、整理、保存等8個(gè)部分，每個(gè)部分都應(yīng)有規(guī)范化的管理體系。比如：（1）在保存的過(guò)程中，要保證溫度、濕度、通風(fēng)等細(xì)節(jié)方面符合標(biāo)準(zhǔn)要求，以延長(zhǎng)檔案保管的時(shí)間。（2）分層管理?，F(xiàn)在的檔案管理工作大部分都是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。但是有一個(gè)弊端，就是分級(jí)導(dǎo)致檔案管理的連接性不強(qiáng)，跨級(jí)查閱資料時(shí)，審批手續(xù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。所以，可以在分級(jí)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案同時(shí)進(jìn)行分層管理，相關(guān)人員根據(jù)檔案的性質(zhì)、類型等不同，將檔案分層統(tǒng)一保管。但是要注意應(yīng)該對(duì)相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，完善對(duì)檔案管理的保密性。

3.2 電子數(shù)據(jù)與人為保管緊密結(jié)合。

電子檔案的發(fā)展方便了查閱，也比人為保管更加完整，但是電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟件、硬件功能，不如人為保管安全。所以，在進(jìn)行電子檔案的管理時(shí)，應(yīng)該與人為保管齊頭并進(jìn)，對(duì)于電子檔案信息進(jìn)行存檔與備份。并且，檔案管理人員要時(shí)刻檢修或觀察計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)，以保證計(jì)算機(jī)不會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員。

在各行各業(yè)都需要專業(yè)化人才的新形勢(shì)下，檔案管理人員的技能素質(zhì)也需要規(guī)范化的培訓(xùn)?，F(xiàn)行國(guó)家政府部門(mén)對(duì)于檔案管理人員要求高，所以會(huì)有專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)。但是大部分企業(yè)對(duì)于檔案管理人員不重視，由于企業(yè)的這種態(tài)度，使檔案管理人員也不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的方法。所以，要提高檔案管理工作的規(guī)范化，應(yīng)該有完善的自上而下的管理體系。例如：（1）管理者定期培訓(xùn)。社會(huì)在不斷變化，檔案管理的方式也不能一成不變，定期培訓(xùn)可以總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)點(diǎn)與不足，針對(duì)以后的工作做出規(guī)劃與建議。（2）提升自身能力，學(xué)習(xí)電子檔案知識(shí)。對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，要有精通的信息化處理能力。網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件都在不斷更新?lián)Q代，檔案管理人員也應(yīng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，使檔案管理工作更加輕松。

4 結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)管理逐步趨向于規(guī)范化發(fā)展的新形勢(shì)下，各行各業(yè)都開(kāi)始重視檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，檔案就相當(dāng)于人“身份”的象征，規(guī)范化的檔案管理工作可以達(dá)到“人盡其才，物盡其用”的效果，不僅可以提升工作效率，也可以保持政府或企業(yè)的良好運(yùn)作，加快經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度。所以，解決現(xiàn)如今檔案管理工作中存在的問(wèn)題，使檔案管理工作規(guī)范性發(fā)展，不僅是政府和企業(yè)的要求，也是整個(gè)時(shí)代的需求。

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