全力提升項目檔案管理“五化”水平

摘 要：項目檔案是國家在規(guī)劃設(shè)計項目時形成的具有永久保存價值的各種形式的永久文書記錄。是國家實現(xiàn)對項目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的重要依據(jù)，是保證建設(shè)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的手續(xù)，也是加強(qiáng)國家建設(shè)項目檔案管理的重要措施，為建設(shè)項目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運營、管理提供科學(xué)依據(jù)。如何更好地對項目檔案進(jìn)行管理是我們要長期研究的課題。

關(guān)鍵詞：項目檔案 制度化 規(guī)范化 信息化

目前，我國已經(jīng)制定出臺了國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法，并且堅持加強(qiáng)協(xié)調(diào)，執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則。在實際工作中，作為國家項目立項和管理的部門，發(fā)揮好好職能作用，服務(wù)于企業(yè)事業(yè)單位，把項目檔案管理好是最基礎(chǔ)的工作。

一是突出制度化建設(shè)，落實檔案工作責(zé)任制。成立以“一把手”局長為組長、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長、各處（室）科長為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組，除在辦公室設(shè)置1名專職檔案管理員之外，各科室還明確1名兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室日常檔案管理工作，形成一級抓一級、層層負(fù)責(zé)、層層把關(guān)的檔案管理體系。修訂完善通榆縣項目管理中心檔案管理制度、文書材料立卷歸檔范圍、保管期限表、安全保密制度等，形成從檔案人員責(zé)任到檔案交接、借閱、保密、庫房管理、鑒定銷毀、統(tǒng)計等一系列系統(tǒng)完善的管理制度，確保檔案工作有章可循。嚴(yán)禁項目檔案弄虛作假。嚴(yán)禁項目檔案弄虛作假，強(qiáng)化源頭防控，深入清除隱患。進(jìn)一步加強(qiáng)項目檔案的制度化管理水平，建立健全檔案轉(zhuǎn)遞、缺失材料補充、查借閱檔案審簽等多項制度，做到室內(nèi)有制度、管理有薄冊、查閱有記載、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)、管理有專人。嚴(yán)格項目檔案工作責(zé)任。實行檔案工作責(zé)任制，強(qiáng)化追責(zé)問責(zé)力度。建立嚴(yán)格的檔案審核流程，采取初審和復(fù)審交叉進(jìn)行、審核人員簽名、分管領(lǐng)導(dǎo)抽查的方式，形成層層負(fù)責(zé)的監(jiān)督機(jī)制。

二是突出規(guī)范化管理，不斷提升檔案工作質(zhì)量。堅持“誰立項誰立卷、誰辦理誰立卷，項結(jié)卷成”原則，重點關(guān)注“項目程序的合規(guī)性、項目定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性”，抓好“項目文件和有關(guān)材料形成”環(huán)節(jié)。局專職檔案員嚴(yán)格按照項目檔案的歸檔要求，對照條款對每一份案卷進(jìn)行認(rèn)真檢查，重點檢查文件資料是否收集齊全、分卷是否合理、目錄填寫是否規(guī)范等，不符合要求的均要求重新整理，確保檔案資料齊全規(guī)范。對政府性投資的基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境治理、民生工程等重大建設(shè)項目推行規(guī)范建設(shè)項目檔案專項驗收工作，使重大建設(shè)項目檔案更好地為全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項目檔案管理登記辦法》、《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《省重大建設(shè)項目檔案驗收工作程序》等法律法規(guī)制定起草《重大建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》，有效規(guī)范重大建設(shè)項目檔案管理工作，促進(jìn)重大建設(shè)項目檔案的完整性、成套性、系統(tǒng)性，保障檔案安全，促進(jìn)大建設(shè)檔案有效利用，對項目檔案走上規(guī)范化道路具有重要意義。

三是突出信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。加快實現(xiàn)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，積極實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，配備檔案信息化建設(shè)專用設(shè)備，建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。依托網(wǎng)絡(luò)，推動檔案信息化與項目工作有效銜接，實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)保護(hù)和高效共享；在辦公自動化管理系統(tǒng)中設(shè)立檔案管理功能模塊，較好地實現(xiàn)檔案資源的“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”，為檔案信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。加快網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險的水平。全面實施涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級保護(hù)工程，重點建設(shè)符合國家安全保密要求、滿足檔案信息化需要的安全保密平臺。把檔案信息化建設(shè)納入本部門的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，大力推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案室的各項功能和作用。

四是突出專業(yè)化培訓(xùn)，確保檔案隊伍素質(zhì)過硬。按照政策強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正的總體要求，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案室現(xiàn)有專職檔案員1名，兼職檔案員13名，專職檔案員已通過市縣檔案局組織的專業(yè)崗位培訓(xùn)并取得專業(yè)資格證書。定期邀請市縣檔案局有關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到較大提高，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展提供有力的智力支持和人才保證。檔案培訓(xùn)不能僅僅停留在過去的知識點上，要努力學(xué)習(xí)和接受新知識，調(diào)整充實知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案工作的新要求和新任務(wù)，滿足檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的客觀要求。在人才培訓(xùn)打破陳舊觀念，利用多媒體教學(xué)手段，編制多媒體教學(xué)課件，采用講解、觀摩、案例、互動等形式，采取請進(jìn)來走出去、高層談?wù)摗⒁詬弾в?xùn)、輪崗互訓(xùn)、特崗特訓(xùn)、講座交流、集中培訓(xùn)等方法，不斷提高檔案干部隊伍整體水平。在人才隊伍培訓(xùn)上不能大鍋炒飯，要根據(jù)工作需要，因材施教，找準(zhǔn)人才隊伍建設(shè)的“瓶頸”和“短板”，具體情況具體分析，走有針對性的專業(yè)化人才培訓(xùn)之路。

五是突出科學(xué)化利用，強(qiáng)化檔案綜合利用價值。開發(fā)和利用項目檔案，為建設(shè)項目的科學(xué)管理和正常運行提供全方位的支撐，為工作項目的施工建設(shè)、維護(hù)、改擴(kuò)建等提供重要的參考作用，從而產(chǎn)生重要的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。積極開發(fā)利用檔案信息資源，協(xié)助完成省、市重點項目相關(guān)檔案資料的查閱工作，為項目材料在立項前、立項中、立項后保存完備，加大綜合利用檔案資料的工作力度，不斷提高檔案編研材料編纂質(zhì)量，在研究分析室藏檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫多種編研材料。利用數(shù)字化審計信息管理平臺，對檔案進(jìn)行及時接收、整理、歸檔，實現(xiàn)數(shù)字信息共享，為檔案利用者提供方便、快捷、規(guī)范、高效服務(wù)。

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作者簡介

王思源（1987—），男，吉林通榆，吉林師范大學(xué)本科畢業(yè)，助理館員?，F(xiàn)從事縣級重點項目檔案管理工作。