新環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式研究

摘 要：檔案管理事業(yè)單位管理改革的重要內(nèi)容，當(dāng)前，雖然不少單位已經(jīng)相繼建立起檔案管理新模式，但是其中仍有不少問(wèn)題存在，如管理意識(shí)淡漠、制度流程管理缺失、信息管理程度較低、人員素質(zhì)有待提高等，這些問(wèn)題對(duì)事業(yè)單位檔案管理造成了不利影響?；诖耍疚膶⑨槍?duì)既有問(wèn)題進(jìn)行分析，并結(jié)合檔案管理實(shí)踐提出相應(yīng)的完善對(duì)策，為事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新提供一些有益的理論參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新模式

進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，檔案管理理念和管理技術(shù)出現(xiàn)了跨越性發(fā)展，這些變革對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。新環(huán)境必然來(lái)帶新變革，事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在管理設(shè)施、管理團(tuán)隊(duì)、管理技術(shù)等方面不斷完善，依托信息技術(shù)提高檔案管理能效，改善檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提高。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)淡薄

有些事業(yè)單位的管理層對(duì)于檔案管理的作用缺乏客觀認(rèn)識(shí)，將檔案管理和單位效益相提并論，認(rèn)為檔案管理無(wú)法獲得直接的經(jīng)濟(jì)收益，而且還需要投入一定的人力物力，會(huì)增加單位運(yùn)行負(fù)擔(dān)。在這樣的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)下，造成管理意識(shí)淡漠，而且對(duì)國(guó)家《檔案法》以及相關(guān)管理內(nèi)容缺乏了解，這就造成檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理質(zhì)量難以真正提高。

1.2 業(yè)務(wù)落實(shí)不到位

由于管理意識(shí)不足，因此不少事業(yè)單位在檔案管理中缺少明確的約束制度，進(jìn)而造成管理混亂，導(dǎo)致管理過(guò)程中責(zé)任落實(shí)不清，一旦發(fā)生問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)責(zé)任推諉，無(wú)法及時(shí)追究責(zé)任并盡快制定合理的解決方案。此外，在檔案管理中監(jiān)督監(jiān)管不足，造成檔案宗卷安置不合理，難以形成科學(xué)的管理體系。

1.3 現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施不健全

事業(yè)單位財(cái)政多由國(guó)家統(tǒng)一撥付，由于管理層對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，因此在財(cái)務(wù)預(yù)算中很少針對(duì)檔案管理做單獨(dú)預(yù)算，進(jìn)而導(dǎo)致管理中資金不足，難以改善其硬件環(huán)境，一些檔案存儲(chǔ)室陰暗潮濕，通風(fēng)不良，造成不少紙質(zhì)檔案霉?fàn)€變質(zhì)，難以保證檔案內(nèi)容的完整性。尤其是在信息技術(shù)環(huán)境下，電子化檔案管理設(shè)施建設(shè)之后，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，這也造成檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)因素不斷增加。而且檔案管理人員很少專業(yè)出身，多是由單位內(nèi)部一些閑散人員組成，由于專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)不足，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以真正提高。

1.4 檔案資源的利用率不足

檔案管理的目的不僅僅是為保存資源，其價(jià)值更體現(xiàn)在應(yīng)用上，通過(guò)檔案資源開發(fā)提高其應(yīng)用能效，才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值所在。但是在實(shí)際管理中，事業(yè)單位普遍存在“重管輕用”問(wèn)題，很多檔案資料難以發(fā)揮其參考、對(duì)照、應(yīng)用價(jià)值，不但造成檔案管理能效下降，同時(shí)也在一定程度上削弱了檔案管理職能。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

事業(yè)單位管理層要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，積極引入現(xiàn)代管理理念，以信息社會(huì)檔案管理需求出發(fā)，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的積極促進(jìn)意義。通過(guò)檔案有利于提高文化宣傳能效，建立更先進(jìn)的單位文化。在檔案管理中建立全局意識(shí)，鼓勵(lì)每一名員工主動(dòng)參與到檔案管理中，在單位內(nèi)部廣泛宣傳檔案管理的價(jià)值，從而使檔案管理向常規(guī)化、制度化、持續(xù)化方向發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新檔案管理管理方式

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新主要集中在兩個(gè)方面，一是管理模式的創(chuàng)新，二是管理技術(shù)的創(chuàng)新。從管理模式角度來(lái)看，事業(yè)單位要積極引入檔案管理監(jiān)督機(jī)制，將管理責(zé)任細(xì)化落實(shí)到具體人員身上，通過(guò)制度約束和管理監(jiān)督提高檔案管理質(zhì)量，提高管理執(zhí)行力度。從管理技術(shù)角度來(lái)看，通過(guò)信息化建設(shè)和數(shù)字化檔案建設(shè)將現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行分類整合，做好檔案歸納工作，將紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，以提高資料的完整性和安全性，電子化檔案管理不但能提高管理效率，而且還能為未來(lái)檔案信息共享做好準(zhǔn)備，以適應(yīng)未來(lái)檔案數(shù)字化管理的主流趨勢(shì)。

2.3 人力資源管理的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理中，人員素質(zhì)是其關(guān)鍵因素，這就需要單位在創(chuàng)新管理的同時(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的人力資源建設(shè)，積極吸納專業(yè)管理人員組建管理團(tuán)隊(duì)，除外部人才引進(jìn)外，還要對(duì)單位內(nèi)部人才進(jìn)行重?fù)?dān)培訓(xùn)，從而改善檔案管理的人才結(jié)構(gòu)。單位要結(jié)合檔案管理的新技術(shù)組織人員開展專項(xiàng)培養(yǎng)，以此促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高。在檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)在，還要構(gòu)建完善的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)合理激勵(lì)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理效率的不斷提高。

2.4 創(chuàng)新檔案管理環(huán)境

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中要注重管理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，從軟件環(huán)境和硬件環(huán)境入手，加大對(duì)檔案管理的資金投入。從硬件環(huán)境建設(shè)來(lái)看，優(yōu)化檔案室環(huán)境建設(shè)，保證室內(nèi)通風(fēng)良好，具有防潮和散熱裝置，在紙質(zhì)檔案管理中提高邏輯性和系統(tǒng)性，不同類型的宗卷有不同的擺放位置，以便于管理和查找。從軟件環(huán)境建設(shè)來(lái)看，要盡快配置信息化管理設(shè)施，建立單位檔案存儲(chǔ)的獨(dú)立服務(wù)器，盡快完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字掃描，通過(guò)信息化資源優(yōu)化檔案管理技術(shù)。

3 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理要不斷發(fā)掘創(chuàng)新要素，積極發(fā)現(xiàn)并改善傳統(tǒng)管理中存在的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，建立完善的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的人員素質(zhì)和人才結(jié)構(gòu)，軟件環(huán)境和硬件環(huán)境建設(shè)兩手抓，尤其注重?cái)?shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建，在管理過(guò)程中積極引入信息技術(shù)，通過(guò)數(shù)字化檔案提高檔案信息的完整性、安全性和流動(dòng)性，促進(jìn)檔案管理能效的提高。

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作者簡(jiǎn)介

何靜（1988-），女，漢，湖北襄陽(yáng)。會(huì)計(jì)，初級(jí)會(huì)計(jì) 檔案員，本科，研究方向：新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作新要求、新思路，新方法。