提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

王樂

【摘要】隨著我國國際地位的提升，我國各方面的實(shí)力都需要提升。為了適應(yīng)新時(shí)代的要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理及有效的管理至關(guān)重要。實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化可以推動(dòng)文化的發(fā)展和檔案事業(yè)的發(fā)展，有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和作用。從某種角度而言，檔案管理科學(xué)化水平的提升，對于檔案管理部門的發(fā)展以及企業(yè)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，均具有重要的影響。為了更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)代化意義，研究和探討檔案管理科學(xué)化的路徑和模式，更好地促進(jìn)檔案管理工作的完善和提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 科學(xué)化 方法

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。傳統(tǒng)的檔案管理工作存在工作量大、效率低、內(nèi)容不全面等問題。隨著信息化技術(shù)的運(yùn)用與普及，檔案管理正在向信息化、數(shù)字化、科學(xué)化的方向發(fā)展，為企業(yè)和社會(huì)發(fā)展助力。

一、目前檔案管理中存在的問題

（一）當(dāng)前檔案管理信息手段陳舊

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)層面無不受其影響，而我們的檔案管理還以人工管理為主，即材料由相應(yīng)的職能部門在一定時(shí)間內(nèi)送到檔案室保存，這些材料絕大多數(shù)是文字材料。在管理手段上，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，準(zhǔn)確性較差。絕大數(shù)的企業(yè)單位，沒有用電子信息化管理，資料檢索查詢?nèi)粤?xí)慣于手工操作，與行業(yè)整體上現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。對于檔案工作僅僅停留在對檔案進(jìn)行存取、保存等操作，企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作并不重視。

（二）檔案管理專業(yè)人才缺乏

現(xiàn)階段，大多數(shù)檔案資料管理人員不是專業(yè)的，他們并沒有接受檔案管理的培訓(xùn)，進(jìn)而對于管理工作不了解，除了大型的檔案館會(huì)招錄一些專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員外，其他單位和組織通常都是選派非專業(yè)人員從事檔案管理工作。一些優(yōu)秀的人員，覺得檔案管理沒有發(fā)展空間，不愿從事檔案管理，這就造成了檔案管理人才匱乏。并且由于缺乏理論基礎(chǔ)，檔案工作往往停留在技術(shù)層面，無法深入。檔案的資源化、信息化工作缺失，工作處于低迷狀態(tài)；編研能力低，沒有專業(yè)的編研工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能充分開發(fā)利用檔案資源，不能提供檔案的深層服務(wù)，檔案及檔案工作的作用得不到充分體現(xiàn)。

（三）對檔案管理不夠重視

檔案真實(shí)的記錄了企業(yè)單位和組織的工作內(nèi)容，個(gè)人信息，公司效益等等重要信息，但從目前情況來看，由于檔案管理不能直接對企業(yè)單位事業(yè)單位產(chǎn)生利潤，因此對檔案管理工作并不重視，沒有專門的檔案記錄、存放、管理的部門。在進(jìn)行檔案處理的工作時(shí)，其記錄的信息混亂，記錄資料的格式不正確，這在對以后使用檔案信息時(shí)會(huì)有很大麻煩，也沒有體現(xiàn)檔案管理的利用價(jià)值。此外，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，要投入大量的人力、物力和財(cái)力，才能完成對檔案的管理保存，對企業(yè)來說吃力不討好，就更加劇了對其資金方面投入的減少，重視程度降低。在這樣一種惡性循環(huán)的情況下，檔案工作越發(fā)難以開展和進(jìn)行。

二、檔案管理中問題的應(yīng)對措施

（一）提升信息化技術(shù)的應(yīng)用

在做檔案管理工作時(shí)，要與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相適應(yīng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對檔案等信息進(jìn)行電子化采集，整理和存放。在檔案管理中有效使用信息技術(shù)，可以讓檔案的查詢工作變得方便快捷，同時(shí)還可使信息的保存更為安全。傳統(tǒng)的檔案管理中，資料的丟失，破損是極其常見的，使用信息化技術(shù)讓資料的存放有了保障。一臺(tái)小小的計(jì)算機(jī)就可以存儲(chǔ)大量的信息，一些重要的檔案還可二次備份，不僅節(jié)省空間，還減輕了人們看守檔案的負(fù)擔(dān)，并且這些檔案信息永不會(huì)丟失。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還可打造信息化的平臺(tái)，通過一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，與多個(gè)部門合作，調(diào)用資料和個(gè)人信息等，提高效率，方便快捷。但在用信息化技術(shù)管理時(shí)，要循序漸進(jìn)，要考慮到管理人員的適應(yīng)情況，對人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，能夠熟練運(yùn)用時(shí)，逐漸引入。

（二）提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)

高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高管理效率和質(zhì)量的最重要的保障，檔案管理是一個(gè)難度較大，較為復(fù)雜的工作，部門管理人員和企業(yè)要認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)，對學(xué)歷水平、專業(yè)素養(yǎng)、工作經(jīng)歷要有較高的要求，定期組織人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，聘請老師或工作經(jīng)驗(yàn)豐富的職員傳授知識(shí)和專業(yè)技能，多與優(yōu)秀人才交流，開闊思想視野，從根本上提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能。從業(yè)者也要對自己的工作抱有熱情，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新自己的知識(shí)庫，加強(qiáng)對工作的理解和認(rèn)可，明確檔案管理工作的重要性，能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)解決檔案管理中存在的問題，提高服務(wù)意識(shí)，要有檔案管理利用、開發(fā)的理念。企業(yè)對工作優(yōu)秀，表現(xiàn)突出的職工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，對不認(rèn)真完成任務(wù)的職工進(jìn)行處罰，利用獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，增強(qiáng)他們的工作認(rèn)同感和責(zé)任感。

（三）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，明確檔案管理重要性

檔案能夠記錄各種真實(shí)信息，依靠檔案所提供的信息能為企業(yè)提供準(zhǔn)確的決策方向，預(yù)測未來實(shí)際發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展趨勢，提高企業(yè)的核心競爭力。檔案管理部門是工作中最重要的一環(huán)，部門要充分加強(qiáng)對檔案管理的重視。部門領(lǐng)導(dǎo)首先要做好表率，了解工作流程與內(nèi)容，明確其工作的重要性，學(xué)習(xí)相關(guān)檔案知識(shí)，才能上行下效。合理利用工作會(huì)議，利用公司自己賬號(hào)平臺(tái)，舉辦大型活動(dòng)等方法，對檔案管理等相關(guān)知識(shí)作用進(jìn)行普及，積極開展宣傳。企業(yè)要制定一系列的工作規(guī)章制度，使檔案管理工作專業(yè)化、規(guī)范化，培養(yǎng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，提高管理效率和工作質(zhì)量。對檔案工作加大資金投入，及時(shí)更新設(shè)備，不占用檔案部門的工作場地，逐漸讓企業(yè)工作人員乃至整體意識(shí)到檔案管理的重要地位。

三、結(jié)語

綜上所述，都是我國現(xiàn)階段檔案管理工作中幾個(gè)主要問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，在工作中不斷總結(jié)，進(jìn)而提高檔案工作的進(jìn)步，這對檔案管理的科學(xué)化水平和檔案管理的質(zhì)量有著重大意義和影響，對于企業(yè)單位管理工作質(zhì)量的提升有著不可估量的價(jià)值。在我國飛速發(fā)展的情況下，只有樹立檔案管理工作意識(shí)，提升人員專業(yè)化素養(yǎng)，建立專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，完善檔案管理體系，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案價(jià)值，全面建成檔案管理的科學(xué)化水平，才能為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)習(xí)做出杰出貢獻(xiàn)。

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