淺談財(cái)務(wù)在企業(yè)ERP系統(tǒng)上線中的角色

康志鋒

【摘要】本文以財(cái)務(wù)人員為研究視角，針對(duì)財(cái)務(wù)工作者在ERP管理系統(tǒng)上線過程中的作用展開分析，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際上線中的成功與不足，期待現(xiàn)代企業(yè)管理走向科學(xué)化，以促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)人員 ERP系統(tǒng) 上線過程

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)上線的一般流程

通常來講，ERP整體的項(xiàng)目實(shí)施過程基本上是一樣的，ERP項(xiàng)目實(shí)施都分五個(gè)階段：

（1）項(xiàng)目啟動(dòng)：這個(gè)階段通常來講算是項(xiàng)目前期工作的一個(gè)總結(jié)，以項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)為結(jié)束標(biāo)志，它包括了項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目章程，組織結(jié)構(gòu)，人員職責(zé)，項(xiàng)目工作環(huán)境等等的設(shè)定，這個(gè)時(shí)候，通常有一個(gè)初始預(yù)算，隨著后面階段需求的變化，需要進(jìn)行更新。

（2）業(yè)務(wù)流程梳理：這個(gè)階段主要完成客戶未來流程的設(shè)計(jì)，主要有如下幾點(diǎn)：

概念培訓(xùn)：對(duì)KEY USER和IT USER進(jìn)行ERP OVERVIEW的一個(gè)培訓(xùn)，此培訓(xùn)主要讓客戶掌握SAP ERP的基本概念，對(duì)SAP的操作和運(yùn)行方式有個(gè)基本的了解。

現(xiàn)狀調(diào)研：對(duì)總帳，應(yīng)收，應(yīng)付，固定資產(chǎn)，成本計(jì)劃以及核算等財(cái)務(wù)子職能的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，詳細(xì)了解客戶各方面的需求，這個(gè)階段顧問間要經(jīng)常溝通，從而可以更全面地掌握客戶需求。

藍(lán)圖設(shè)計(jì)：對(duì)比現(xiàn)有流程與SAP標(biāo)準(zhǔn)流程間的差距，通常財(cái)務(wù)流程較為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于特殊需求，特別考慮一下即可。這個(gè)階段的顧問要寫出藍(lán)圖文檔，也是客戶與顧問沖突最大的階段，成功的關(guān)鍵是引導(dǎo)客戶需求，降低客戶對(duì)項(xiàng)目不切實(shí)際的期望等等。

（3）系統(tǒng)運(yùn)行測試：此階段要將藍(lán)圖設(shè)計(jì)中涉及到的流程，在SAP系統(tǒng)里給予實(shí)現(xiàn)，更多的是技術(shù)方面的工作，測試文檔由KEYUSER準(zhǔn)備出來，記錄測試過程及結(jié)果，這個(gè)文檔也是接下來用戶培訓(xùn)階段培訓(xùn)手冊(cè)的藍(lán)本。此階段顧問要著重解決KEY USER提出的各種業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中如何表現(xiàn)的問題，也是對(duì)KEY USER進(jìn)行SAP操作培訓(xùn)的最重要的一個(gè)步驟。單元測試結(jié)束后將進(jìn)行集成測試，集成測試涉及到企業(yè)日常運(yùn)作的主要場景，從銷售預(yù)測，銷售訂單，生產(chǎn)計(jì)劃，采購，庫存，生產(chǎn)，銷售，收款等等業(yè)務(wù)循環(huán)各階段的操作的進(jìn)行，憑證的顯示查詢，單據(jù)的流轉(zhuǎn)等等。此部分內(nèi)容主要由KEY USER來進(jìn)行。

（4）上線準(zhǔn)備：此階段要做的主要工作是上線數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備以及最終用戶的培訓(xùn)工作，數(shù)據(jù)可分靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，靜態(tài)數(shù)據(jù)也可稱為主數(shù)據(jù)，如客戶，供應(yīng)商，物料等等，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如客戶余額，物料庫存數(shù)量等等，對(duì)FICO顧問來說，要準(zhǔn)備的靜態(tài)數(shù)據(jù)無非是總賬科目，客戶，供應(yīng)商要對(duì)應(yīng)的統(tǒng)馭科目，銀行信息，還有就是物料的價(jià)格信息，而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)無非是各種類型賬戶的科目余額。

（5）系統(tǒng)切換以及上線支持：此階段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)從原有系統(tǒng)到新系統(tǒng)的導(dǎo)入，對(duì)于后勤業(yè)務(wù)來說，物料主數(shù)據(jù)必須首先導(dǎo)入系統(tǒng)，然后是BOM，ROUNTING，已經(jīng)下達(dá)尚未收貨的采購訂單，生產(chǎn)訂單，尚未交貨的銷售訂單等等，對(duì)于財(cái)務(wù)部分，最重要的是將總賬和明細(xì)賬對(duì)平：

導(dǎo)入上線時(shí)刻財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到新系統(tǒng)：對(duì)于總賬存貨科目余額，一定要和所有物料價(jià)值明細(xì)對(duì)平，允許的差異記錄到材料成本差異賬戶，總帳的固定資產(chǎn)余額要與固定資產(chǎn)明細(xì)對(duì)平，應(yīng)收應(yīng)付預(yù)收預(yù)付總帳科目要與客戶供應(yīng)商余額明晰對(duì)平。

運(yùn)行成本估算，從系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生物料的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)，從而后勤物料移動(dòng)，成本信息準(zhǔn)確反映。

上線后的日清操作：上線后要對(duì)所有從后勤業(yè)務(wù)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行檢查，從而保證后勤業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的正確集成。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤操作，當(dāng)天發(fā)生的，當(dāng)天解決，財(cái)務(wù)尤其需要關(guān)注的是倉庫的收發(fā)料操作，錯(cuò)誤的物料價(jià)格，錯(cuò)誤使用的移動(dòng)類型，常常對(duì)財(cái)務(wù)產(chǎn)生較大的影響。

上線后月結(jié)支持：通常SAP系統(tǒng)上線第一個(gè)月的月結(jié)需要財(cái)務(wù)顧問現(xiàn)場指導(dǎo)，而且在月結(jié)時(shí)候暴露出來的一些業(yè)務(wù)問題要進(jìn)行糾正。

上線后的其他支持：系統(tǒng)上線后兩周左右，顧問撤離客戶公司，以后的大部分支持是通過電話，EMAIL，VPN遠(yuǎn)程連接來解決的。END USER的問題傳遞給KEY USER和IT USER，IT USER作為企業(yè)內(nèi)部顧問將逐漸取代FICO顧問的角色，他們?cè)賹⒆约簾o法解決的問題傳遞給顧問，顧問解決不了的再向SAP發(fā)送MESSAGE，請(qǐng)求SAP的全球支持，就是這樣一個(gè)幫助鏈條保證SAP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

二、結(jié)合本企業(yè)ERP上線中，財(cái)務(wù)有以下成功與不足

（一）成功之處

（1）最成功的是物料，BOM，工藝主數(shù)據(jù)的質(zhì)量。最終上線后，導(dǎo)入初始庫存（產(chǎn)成品、半成品）1000多萬元，然后用SAP運(yùn)行成本估算，產(chǎn)生的物料差異正負(fù)抵銷后只有10萬多元，誤差不到1%。對(duì)于接近4萬條的物料主數(shù)據(jù)來說，這是一個(gè)很了不起的成就。這說明用戶方的主數(shù)據(jù)管理部門工作是很值得肯定的。

（2）關(guān)鍵時(shí)刻的顧問和用戶組織。由于切換后期有些工作不順利，到了快要上線的時(shí)刻，前景開始變得不太明朗?？蛻舴疥P(guān)鍵時(shí)刻組織了特別行動(dòng)隊(duì)，由一個(gè)非常積極負(fù)責(zé)的工程技術(shù)部經(jīng)理任行動(dòng)隊(duì)隊(duì)長，全面推進(jìn)主數(shù)據(jù)工作，抓著人加班加點(diǎn)地往前趕。

（二）不足之處

（1）進(jìn)度把控方面比較差。主數(shù)據(jù)導(dǎo)入的時(shí)候，中間有個(gè)春節(jié)。除去春節(jié)，主數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作竟然拖延三周之多。這與主數(shù)據(jù)工作的策略有些失誤脫不開關(guān)系。后來的加班加點(diǎn)，主要是因?yàn)榍捌跊]有抓緊。

（2）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量不過關(guān)。對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)，是在所有未清單據(jù)錄入之后運(yùn)行MRP來實(shí)現(xiàn)的。理論上來講，應(yīng)該說是沒有新的計(jì)劃訂單產(chǎn)生的，因?yàn)樗械男枨蠛凸?yīng)都已經(jīng)存在于系統(tǒng)中。但事實(shí)上產(chǎn)生了2300多條計(jì)劃訂單。從這個(gè)數(shù)字出來之后，用戶和顧問的苦日子就開始了。第一天檢查完畢，下班前把安全庫存刪除后重新運(yùn)行MRP為了排除安全庫存設(shè)置的影響），產(chǎn)生的計(jì)劃訂單有900多條；第二天是周六，也是3月1日，釋放成本，加班到晚上8點(diǎn)，剩余600多條；第三天修正計(jì)劃訂單的同時(shí)，開始補(bǔ)錄收發(fā)貨，這個(gè)過程也糾正了一些計(jì)劃訂單。到晚上11點(diǎn)，剩余400多條，產(chǎn)成品和半成品的計(jì)劃訂單已經(jīng)基本清理完畢，所有訂單收發(fā)貨也已經(jīng)基本補(bǔ)錄完畢（不包括停產(chǎn)切換之后線下執(zhí)行的部分）。

參考文獻(xiàn)：

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