增強(qiáng)高校檔案服務(wù)職能探索

文/韓亞梅

現(xiàn)階段高校檔案館的核心職能應(yīng)該是“存史”和“利用服務(wù)”兩者并重，這就要求高校檔案館必須重視對(duì)檔案材料進(jìn)行深層次的編研。首先要完善開展編研工作的必備條件，其次要明確高校檔案編研的基本方向，圍繞人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新四大基本職能，增強(qiáng)高校檔案服務(wù)的實(shí)效性

“不忘初心，牢記使命”是今天政治生活中的一個(gè)重要主題，也是檔案工作永恒的主題。本文從檔案館的初心和使命出發(fā)，通過(guò)對(duì)高校檔案工作現(xiàn)狀的分析，以檔案編研為切入點(diǎn)，圍繞高校檔案編研條件的完善和方向，對(duì)如何增強(qiáng)高校檔案的服務(wù)職能進(jìn)行探索。

一、檔案館的兩大核心職能

檔案館的職能是指檔案館在社會(huì)分工中的職責(zé)和任務(wù)，檔案館的核心職能則是指能指導(dǎo)和帶動(dòng)其他職能的職能。關(guān)于檔案館的核心職能，目前檔案界有不同認(rèn)識(shí)。一種認(rèn)為“存史”是檔案館的核心職能；一種認(rèn)為“利用服務(wù)”是檔案館的核心職能；還有認(rèn)為檔案館的核心職能呈動(dòng)態(tài)性和階段性，在現(xiàn)階段“存史”和“利用服務(wù)”都是檔案館的核心職能。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，由于檔案館的定位不相同，所以檔案館的核心職能也呈現(xiàn)出一種動(dòng)態(tài)性的特征，它的核心職能不是一成不變，而是隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷地發(fā)展變化。檔案館發(fā)展到現(xiàn)階段，其核心職能應(yīng)該是“存史”和“利用服務(wù)”兩者并重。

二、高校檔案工作現(xiàn)狀

目前高校檔案館都很重視檔案館的“存史”職能，日?；ㄙM(fèi)了大量的人力和時(shí)間對(duì)本校各類重要的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管，但仍有少部分高校對(duì)學(xué)校檔案工作不重視，歸檔意識(shí)比較淡薄。許多部門形成的有價(jià)值的材料不能及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致檔案流失嚴(yán)重，這極大地影響了檔案的收集和利用。而同時(shí)目前高校檔案服務(wù)工作主要以文件查閱、學(xué)籍認(rèn)證為主。在檔案編研方面沒有取得顯著成果，這極大地影響了高校檔案服務(wù)職能的發(fā)揮。

仔細(xì)分析高校檔案工作現(xiàn)狀，原因有三：一是高校檔案館行政管理職能不到位?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定,高校檔案館具有檔案行政管理和檔案保管利用雙重職能。然而在實(shí)際工作中,高校檔案館行政管理職能往往被忽視或弱化。二是檔案工作人員受檔案館傳統(tǒng)職能觀影響，在日常工作中，只重視對(duì)檔案材料的收集和整理，即只發(fā)揮了檔案的“存史”功能，忽視了檔案的“利用服務(wù)”職能。三是高校檔案館工作人員編研能力較弱。據(jù)了解，目前不少高校檔案館檔案人員隊(duì)伍中專業(yè)出身的工作人員較少,所以難有高質(zhì)量的編研成果。

三、如何增強(qiáng)高校檔案服務(wù)職能

檔案編研工作，可以提高檔案利用服務(wù)的效率，為高校各項(xiàng)工作的開展提供參考和依據(jù)，是推動(dòng)高校教學(xué)、管理、科研等各項(xiàng)工作的有效途徑。隨著高校職能的進(jìn)一步完善和發(fā)展，高校檔案館日常服務(wù)已經(jīng)不能滿足高校的發(fā)展要求。這就要求高校檔案館必須重視對(duì)檔案材料進(jìn)行深層次的編研。要開展檔案編研，首先要完善開展編研工作的必備條件。其次，要明確高校檔案編研的基本方向，增強(qiáng)高校檔案服務(wù)的實(shí)效性。

（一）完善高校檔案編研條件，發(fā)揮高校檔案服務(wù)職能

1.發(fā)揮高校檔案館行政管理職能，賦予檔案館對(duì)基層部門的考核權(quán)力，確保檔案材料及時(shí)準(zhǔn)確歸檔

目前高校內(nèi)部檔案館的行政管理職能受到忽視或弱化，然而根據(jù)管理學(xué)的“權(quán)責(zé)一致”原理，有職無(wú)權(quán)，則其職責(zé)承擔(dān)者的積極性、主動(dòng)性必然會(huì)受到影響,就不能很好地承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。同時(shí)，由于權(quán)力的缺失，其他部門也不會(huì)很好地配合職責(zé)承擔(dān)單位的工作。在這種情況下，高校檔案歸檔工作這一源頭工作就會(huì)大受影響。因此，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮高校檔案館的行政指導(dǎo)、監(jiān)督職能，賦予檔案部門對(duì)各部門的考核權(quán)力，這樣才能保證檔案材料能夠準(zhǔn)確及時(shí)地收集起來(lái)。

2.辯證分析，樹立“存史”和“開發(fā)服務(wù)”并重的檔案職能觀

檔案館核心職能具有階段性又具有動(dòng)態(tài)性?，F(xiàn)階段檔案館的核心職能為“存”“用”并舉，雙核心職能論明確了檔案館建設(shè)與發(fā)展的方向，對(duì)檔案館建設(shè)具有重要的指導(dǎo)意義，一方面強(qiáng)化了資源建設(shè)理念，另一方面又強(qiáng)化了開發(fā)利用的價(jià)值取向，這就要求檔案工作人員必須改變傳統(tǒng)的只重視“存史”職能的檔案工作觀，樹立“存史”和“利用服務(wù)”并重的檔案工作觀。

3.通過(guò)多種方式，提高檔案工作人員的編研服務(wù)能力

針對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員編研能力較弱問(wèn)題，各高?？梢圆扇《喾N方式提高檔案工作人員的能力。一是可以通知培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行檔案編研專題能力培訓(xùn)。二是可以招聘檔案專業(yè)高學(xué)歷人才，直接擴(kuò)充到檔案隊(duì)伍。三是可以聯(lián)合其他部門，針對(duì)學(xué)校工作需要，開展聯(lián)合專題編研。

（二）明確高校檔案編研方向，增強(qiáng)高校檔案服務(wù)實(shí)效。

高校檔案的深層次編研對(duì)發(fā)揮高校檔案工作的服務(wù)職能起著至關(guān)重要的作用，高校檔案工作人員圍繞什么進(jìn)行編研則成為一個(gè)至關(guān)重要的問(wèn)題。高校檔案館作為高校的一個(gè)部門，其編研工作當(dāng)然必須圍繞高?；韭毮荛_展，這樣才能促進(jìn)高校的發(fā)展。下面圍繞高校四大基本職能，對(duì)高校檔案館如何通過(guò)編研增強(qiáng)其服務(wù)職能進(jìn)行探討。

1.人才培養(yǎng)

在人才培養(yǎng)方面，高校檔案館可開展以下編研工作來(lái)促進(jìn)人才的培養(yǎng)：一是高校都有一批卓有建樹的大師級(jí)人物，這些老師在長(zhǎng)期的教學(xué)，科研工作以及生活和成長(zhǎng)階段都有豐富的資料，如果能收集這些資料，研究總結(jié)他們成長(zhǎng)、成才的規(guī)律，從而可以不斷修正和完善學(xué)校人才培養(yǎng)模式。二是收集優(yōu)秀教案，聯(lián)合教務(wù)、教學(xué)單位對(duì)這些教案進(jìn)行編研，研究?jī)?yōu)秀教案的特征，對(duì)青年教師的教學(xué)、備課進(jìn)行方法指導(dǎo)，從而使他們盡快成長(zhǎng)起來(lái)。三是收集學(xué)校每年各類國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金獲得學(xué)生的成長(zhǎng)、成才資料，通過(guò)對(duì)他們學(xué)習(xí)和實(shí)踐的研究，找出科學(xué)的學(xué)習(xí)方法和實(shí)踐模式，從而引領(lǐng)其他學(xué)生盡快成長(zhǎng)起來(lái)。

2.科學(xué)研究

在促進(jìn)科學(xué)研究工作方面，高校檔案館可以從以下方面進(jìn)行編研：一是收集本?？蒲袑＜业目蒲匈Y料，如是什么支撐他們進(jìn)行科研，他們平時(shí)怎么開展科研、開展科研所需的條件以及面臨的困難等，通過(guò)對(duì)這些資料的分析與研究，一方面對(duì)青年教師開展科研進(jìn)行具體指導(dǎo)，另一方面使學(xué)校能夠?yàn)榻處熯M(jìn)行科研創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。二是收集優(yōu)秀科研成果，如論文、項(xiàng)目，聯(lián)合科研部門和其他相關(guān)單位對(duì)優(yōu)秀成果進(jìn)行研究，總結(jié)優(yōu)秀科研成果的特征，以及科學(xué)正確的科研方法，對(duì)青年教師的科研工作進(jìn)行規(guī)范和方法的指導(dǎo)。三是對(duì)學(xué)校每年的科研成果進(jìn)行專題分類匯總，使教師清楚自己即將進(jìn)行的科研目前最新進(jìn)展情況，為他們進(jìn)行科學(xué)研究奠定基礎(chǔ)。同時(shí)每年收集學(xué)生的畢業(yè)論文進(jìn)行專題分類匯總，為學(xué)弟學(xué)妹的畢業(yè)論文工作奠定基礎(chǔ)。

3.服務(wù)社會(huì)

高校每年會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，但目前這些科研成果大都沒有得到充分利用，而實(shí)際上可以開發(fā)利用這部分資料，為社會(huì)服務(wù)。高校檔案館可以聯(lián)合科研部門，科研成果單位，企業(yè)及就業(yè)單位對(duì)優(yōu)秀科研成果進(jìn)行分析研究，選出有經(jīng)濟(jì)利用價(jià)值的實(shí)用型科研成果，一方面以這些項(xiàng)目為基礎(chǔ)進(jìn)行校企合作；另一方面，大學(xué)生可以選取合適的項(xiàng)目進(jìn)行創(chuàng)業(yè)。這樣既充分利用了高校的科研成果，又服務(wù)了社會(huì)，解決了企業(yè)和學(xué)生的問(wèn)題。

4.文化傳承創(chuàng)新

在文化傳承方面，高校檔案工作人員一是可以對(duì)大學(xué)精神進(jìn)行凝練和傳承。高校要通過(guò)對(duì)校訓(xùn)和名師等檔案材料進(jìn)行總結(jié)提煉，形成自己的大學(xué)精神并進(jìn)行傳承。二是可以梳理校史，做好校史傳承。高校檔案工作人員可以對(duì)大學(xué)的機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)變化、教學(xué)、科研等方面的檔案資料進(jìn)行綜合提煉，形成完整的大學(xué)印記。同時(shí)可以做好特色檔案的收集和編研工作?？梢允占拘２煌瑫r(shí)期的特色工作的檔案資料，也可以收集不同部門的特色工作的檔案資料，進(jìn)行提煉總結(jié)。通過(guò)各種方式，使高校的歷史豐富和立體起來(lái)。三是可以通過(guò)文化育人，實(shí)現(xiàn)高校文化傳承與創(chuàng)新功能。高校檔案工作人員可以通過(guò)對(duì)名人檔案材料的編研來(lái)開展以理想信念為核心的社會(huì)主義教育，讓大學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀；通過(guò)對(duì)校史檔案材料的編研來(lái)開展愛國(guó)主義教育，讓大學(xué)生樹立熱愛祖國(guó)、熱愛學(xué)校，為人民服務(wù)的遠(yuǎn)大理想，確立國(guó)家和民族利益至上的價(jià)值觀念。