談高校教學(xué)檔案的利用

文/許行珺

教學(xué)檔案的利用效果與歸檔材料是否齊全完整密切相關(guān)，應(yīng)善于運(yùn)用利用工作的糾錯(cuò)反饋功能，針對利用中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)查漏補(bǔ)缺。教學(xué)檔案含有眾多學(xué)生的個(gè)人信息，在提供利用中應(yīng)對非利用者采取屏蔽、遮擋等措施保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私。為提高教學(xué)檔案利用效率，應(yīng)編制合理的檢索工具，將利用率高的檔案先行數(shù)字化處理，了解教學(xué)檔案利用需求變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

高校教學(xué)檔案利用量大，工作繁瑣，有些檔案館新人入職先在這個(gè)查閱利用崗位上錘煉。利用服務(wù)是認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案的開始，往往繁忙的查閱利用使人難以安靜下來思考。高校檔案管理崗位模式設(shè)置各不相同，受學(xué)校規(guī)模、檔案館（室）建制及定編的限制，或采取檔案收集和利用集于一崗，或收集與利用分開定崗，兩種崗位管理模式各有千秋。我館自2009年起采用檔案的收集與利用集于一崗的崗位責(zé)任制，教學(xué)檔案管理崗位負(fù)責(zé)收集本科、研究生及成人教育的教學(xué)檔案并提供利用服務(wù)。一崗制實(shí)施10年來，筆者通過豐富的教學(xué)檔案利用及收集方面的實(shí)踐，積累了很多利用實(shí)例，對利用工作有了進(jìn)一步的理解。

一、利用與歸檔的齊全性

我館依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，編制了《西安理工大學(xué)檔案管理文件匯編》及《西安理工大學(xué)檔案歸檔范圍與利用手冊》。根據(jù)學(xué)校的管理規(guī)范，每年例行收集教學(xué)檔案。

在檔案利用中，有名2000年左右退學(xué)的學(xué)生來館查閱利用他在校時(shí)所修課程的成績。退學(xué)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況在教學(xué)文件中有記錄，退學(xué)學(xué)生數(shù)量極少，退學(xué)學(xué)生成績單在2000年以前并未單獨(dú)抽離出來立卷存檔。退學(xué)學(xué)生想利用成績單，有的想繼續(xù)參加成人教育等深造，以前有修過的課程可以免修，有的是求職時(shí)需要提供修過的課業(yè)成績。鑒于利用方面的需求，每年收集教學(xué)檔案會(huì)專門將退學(xué)學(xué)生的相關(guān)材料組卷歸檔。

高考錄取新生名冊作為重要的教學(xué)檔案，每年按時(shí)立卷歸檔，查閱利用率很高。利用中有一例：有名轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生來查他的錄取信息，我館存檔的是本校學(xué)生的錄取名冊，轉(zhuǎn)入學(xué)生的錄取信息存在他原錄取學(xué)校。與學(xué)生協(xié)商后，從他原錄取院校復(fù)制來他的錄取信息存取。

利用中有各種不同的需求，少數(shù)甚或極少數(shù)校友的特殊需求有益地補(bǔ)充了歸檔不易考慮到的情形，保證了歸檔資料的齊全完整。

二、利用與檔案的保密性

學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證是利用檔案的服務(wù)之一，我館目前承接官方正式認(rèn)證機(jī)構(gòu)及用人單位的認(rèn)證需求。認(rèn)證中大部分學(xué)歷學(xué)位屬實(shí)，也有個(gè)別不實(shí)的。假證的存在，警示我們利用中要保護(hù)學(xué)生的個(gè)人信息。

館存檔案存檔對象面向?qū)W生集體，這一點(diǎn)區(qū)別于存取對象面向個(gè)體的學(xué)生的個(gè)人檔案。個(gè)人檔案中缺失的相關(guān)學(xué)籍檔案往往需要從館存教學(xué)檔案中補(bǔ)充。

利用率最高的高考錄取新生名冊，以招生省市為劃分單位，包含本省市錄取新生的考生號(hào)、姓名、出生年月日、畢業(yè)學(xué)校、考試分?jǐn)?shù)等信息。個(gè)人來查閱利用自己的錄取信息，含有個(gè)人姓名的頁面上還有眾多其他人的信息。作為利用個(gè)體，無權(quán)獲取其他人的信息。檔案管理人員有責(zé)任保護(hù)校友個(gè)人信息，非利用人信息要屏蔽。同樣，比如畢業(yè)生名冊的利用上，也要屏蔽掉其他人信息，只提供利用人的信息。

利用的服務(wù)主體是廣大校友，如果不注意保護(hù)校友的個(gè)人信息，眾多校友的個(gè)人信息可能會(huì)被有意無意擴(kuò)散，侵害個(gè)人隱私；再者，有些信息萬一被不法分子利用，可能用來制假造假，混淆視聽，影響學(xué)校聲譽(yù)。因此，在利用中要注意保護(hù)校友的個(gè)人信息。

三、利用的糾錯(cuò)功能

教學(xué)檔案收集量大，管理人員審驗(yàn)歸檔檔案時(shí)有可能百密一疏，出現(xiàn)個(gè)別紕漏，在查閱利用中呈現(xiàn)出來，就會(huì)得到解決問題的機(jī)會(huì)。

館存研究生學(xué)位資料檔案中包含開題報(bào)告、學(xué)位申請書、學(xué)生成績單、答辯會(huì)議記錄、論文評閱書等內(nèi)容。每年檢查歸檔資料都要逐一核驗(yàn)每名學(xué)生資料是否齊全。在利用中發(fā)現(xiàn)一例，學(xué)生的學(xué)位資料中成績單是檔案號(hào)序列中前一名學(xué)生的，于是仔細(xì)翻閱相鄰檔案號(hào)的資料，只有一名學(xué)生的成績單誤放為他人的成績單，找對應(yīng)歸檔單位研究生學(xué)院補(bǔ)上成績單存留。

本科成績單的查閱利用中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別學(xué)生的成績單有問題，與教務(wù)處教務(wù)科協(xié)商重出成績單。

存檔成績單誤放及成績單出錯(cuò)誤，這種小概率事件在審驗(yàn)大量檔案時(shí)不容易被發(fā)現(xiàn)，具體利用中發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，利用起到了糾錯(cuò)功能。

四、利用與檢索

查閱利用中，經(jīng)常利用的檢索工具，往往是從前輩檔案工作者延續(xù)傳承下來的。應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)后，通過電腦操作檢索便捷，前提是檔案信息要錄入管理系統(tǒng)。無論技術(shù)怎樣進(jìn)步，好用脫機(jī)的檢索工具總是需要的，編制合理的檢索工具，檢索速度可以大大提升。

在查閱利用的實(shí)踐中，筆者感到檔案號(hào)依照畢業(yè)時(shí)間、院系順序編制研究生檔案案卷目錄的使用不方便，有編新檢索目錄的需要。查閱利用的人一般提供研究生授學(xué)位年份、姓名、專業(yè)等信息，電子目錄相對好查，而紙質(zhì)的案卷目錄不易查找。于是在補(bǔ)充審核了近25年的研究生學(xué)位資料電子檔案目錄的基礎(chǔ)上，按照姓氏音序編制了幾本研究生學(xué)位資料檢索目錄。姓氏音序檢索目錄使用以來，感到得心應(yīng)手，檢索速度甚至比電腦還快。

查閱利用實(shí)踐中，首先要做的就是檢索檔案號(hào)，合理的檢索工具大大節(jié)約檢索時(shí)間，提高工作效率。實(shí)踐中，提供查閱利用的管理人員最清楚怎樣的檢索工具好用，需要制作怎樣的檢索工具。

五、利用與數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化有利于保護(hù)原始檔案，提高辦公效率。儀器設(shè)備及管理經(jīng)費(fèi)允許的情況下，將珍貴老舊檔案掃描處理存貯，是保護(hù)原始檔案的解決方案。在處理老檔案的同時(shí)，針對查閱利用量大的新進(jìn)館檔案，節(jié)約查閱利用時(shí)間，提高辦公效率也是迫切的需要。

根據(jù)查閱利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，本科生畢業(yè)求職、本科畢業(yè)于本校的碩士生求職、考研復(fù)試、出國留學(xué)等方面的需求，本科畢業(yè)生成績單利用率在學(xué)生畢業(yè)兩三年內(nèi)最高。利用率高的是高考新生錄取名冊。

將利用率高的檔案先行數(shù)字化處理，是我館數(shù)字化檔案的優(yōu)先原則。

六、利用服務(wù)方式變被動(dòng)為主動(dòng)

利用中，可以發(fā)現(xiàn)大部分利用是隨機(jī)的，不可預(yù)測的，但有部分利用有時(shí)間性。例如，次年將畢業(yè)的碩士研究生到本年度的秋季學(xué)期開始著手找工作，參加各種招聘會(huì)，會(huì)需要本科階段成績單。考慮到學(xué)生的這種需求，我們主動(dòng)和各學(xué)院聯(lián)系，請研究生班班長集中好信息，來我館集中辦理。這樣節(jié)約了學(xué)生的寶貴時(shí)間，提高了辦公效率。

將被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，這種服務(wù)方式的變化基于對學(xué)生利用需求的了解，是利用實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累。

綜上所述，及時(shí)響應(yīng)查閱利用需求是檔案價(jià)值的直接體現(xiàn)，如果利用服務(wù)僅僅停留在提供完服務(wù)即止，不深入到檔案產(chǎn)生的環(huán)節(jié)及整理的層次，不深入了解需求的各種情形，就不能充分發(fā)揮利用對于檔案管理的反饋?zhàn)饔?。如果檔案收集和利用集于一崗，利用中自己發(fā)現(xiàn)問題，自己解決；如果利用獨(dú)立設(shè)崗，需要及時(shí)記錄并和負(fù)責(zé)收集檔案的同事及時(shí)通報(bào)相應(yīng)問題?？傊匾暀n案利用工作，勤于發(fā)現(xiàn)，及時(shí)記錄整改，使利用能充分發(fā)揮在檔案管理方面的反饋?zhàn)饔檬菣n案工作者的職責(zé)。