淺談二級學(xué)院教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作

魏末

內(nèi)容摘要：教學(xué)秘書是高校日常教學(xué)管理工作中“上傳下達(dá)”的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院教師和學(xué)生的紐帶。教學(xué)秘書的基本職能就是貫徹執(zhí)行學(xué)校的教學(xué)指導(dǎo)思想，協(xié)助教學(xué)主管院長處理日常的教學(xué)、科研活動，維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書最主要的工作就是服務(wù)于師生，實現(xiàn)教學(xué)管理的基本要求。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 教學(xué)管理 服務(wù)

《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》指出，“系（院）可設(shè)教學(xué)秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任（院長）領(lǐng)導(dǎo)下處理日常教學(xué)行政工作，并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作。”它明確界定了教學(xué)秘書的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍。高效教學(xué)秘書不是教學(xué)管理的決策者，而是決策者的參謀和執(zhí)行者[1]。

教學(xué)秘書是高校日常教學(xué)管理工作中“上傳下達(dá)”的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院教師和學(xué)生的紐帶。以作者所在學(xué)校為例，教務(wù)處通常將工作通知給學(xué)院教學(xué)秘書，由教學(xué)秘書匯報給教學(xué)院長，經(jīng)由教學(xué)院長指導(dǎo)批示后，方可向?qū)W院系部、教研室及學(xué)生等具體布置工作。同時，教學(xué)秘書還要匯集學(xué)院師生在各項教學(xué)活動中出現(xiàn)的問題及相關(guān)的意見和建議，及時客觀地反饋給教學(xué)管理部門以及院系領(lǐng)導(dǎo)，以便及時處理、解決相關(guān)問題。

教學(xué)秘書的日常工作還包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)信息管理、教材管理和學(xué)籍管理以及其他臨時布置的的各類教學(xué)、學(xué)術(shù)會議、期末考試的安排等等，千頭萬緒紛繁復(fù)雜。

簡而言之，教學(xué)秘書的基本職能就是貫徹執(zhí)行學(xué)校的教學(xué)指導(dǎo)思想，協(xié)助教學(xué)主管院長處理日常的教學(xué)、科研活動，維持正常的教學(xué)秩序[2]。

作者從2015年9月開始擔(dān)任所在學(xué)院教學(xué)秘書一職，迄今已完成兩整輪的教學(xué)管理工作，工作上有些許體會，現(xiàn)就工作經(jīng)驗及日常經(jīng)常遇到的問題，簡單分析一下二級學(xué)院教學(xué)秘書當(dāng)如何做好教學(xué)管理工作。

一.加強(qiáng)思想道德建設(shè)，提高政治水平

習(xí)近平總書記早在1990年就指出，“秘書是個特殊的職業(yè)”，“秘書干的是輔助性、鋪墊性的工作，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書的工作性質(zhì)決定了它要正確看待名利榮辱，樹立無私奉獻(xiàn)的精神，不斷加強(qiáng)和深化自身的修養(yǎng)?！盵3]

思想道德和政治覺悟，是一個人做好工作的重要保證。教學(xué)秘書從事的雖然是輔助性的工作，但在思想上絕對不能輔助，不能成為工作的簡單傳遞者和附屬者，而要積極思考成為工作的協(xié)調(diào)者和參與者，將日常繁瑣簡單的工作做得不平凡。

教學(xué)秘書做的是最基礎(chǔ)的教學(xué)管理工作，如果最基礎(chǔ)的工作不真、不準(zhǔn)，必將影響最終的工作結(jié)果。例如，在學(xué)籍管理中學(xué)生留降級、畢業(yè)資格審查、保研成績計算等，如果不準(zhǔn)確，出現(xiàn)錯誤，一會影響教學(xué)管理工作；二會影響一個學(xué)生的一生。所以作為教學(xué)秘書必須不斷加強(qiáng)思想道德建設(shè)、不斷提高政治水平，以道德守住做人做事和成人成事的底線，提升對待工作的責(zé)任意識，增強(qiáng)工作的耐心和細(xì)心，以提高政治覺悟、強(qiáng)化管理育人、積極掌控工作的落實情況、協(xié)調(diào)解決各種問題、使教學(xué)工作實現(xiàn)有效管理。

二.提高服務(wù)意識，切實做到“以人為本”

教學(xué)管理的對象是師生。最基層的教學(xué)管理者——教學(xué)秘書最主要的工作就是服務(wù)于師生，實現(xiàn)教學(xué)管理的基本要求。例如：每學(xué)期初課程表、校歷、學(xué)期末的成績單復(fù)印件要及時送到教研室、教學(xué)督導(dǎo)、輔導(dǎo)員手中；開學(xué)第一天上課的老師，要提前提醒，避免因漏課造成教學(xué)事故；期末考試、外語四六級等級考試等重大考試前，也要提醒有監(jiān)考任務(wù)的老師按時到場。

“以人為本”就是要以“三個服務(wù)”， 即服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生為基本宗旨和出發(fā)點，切實做好教學(xué)管理服務(wù)性工作，確保教學(xué)工作有條不紊地進(jìn)行。

三.教學(xué)秘書要注意提高個人業(yè)務(wù)能力

1.要熟悉各類教學(xué)文件、掌握全院教學(xué)信息

教學(xué)秘書在上崗前可向教務(wù)處索要一套教學(xué)管理文件匯編，要熟讀、熟記重要的文件內(nèi)容，如《學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》、《教學(xué)事故認(rèn)定管理辦法》、《考試管理辦法》等等。對文件有不清楚的地方要立刻與教務(wù)處溝通，如果教學(xué)秘書自己都不清楚文件的含義，又如何解答教師與學(xué)生的疑問呢。

全院教學(xué)信息包括全院系部、教研室、實驗中心的名稱、隸屬關(guān)系、系主任、教研室主任、秘書，實驗中心主任、教學(xué)督導(dǎo)等的人員信息及教師職稱等與教學(xué)有關(guān)的全部信息。學(xué)院教學(xué)秘書必須要與各教研室秘書保持良好的溝通，在日常的工作中，如課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、各種會議的通知等等，都需要與教研室秘書進(jìn)行及時有效的溝通，才能保證教學(xué)工作良好的進(jìn)行。

2.提高組織、溝通和協(xié)調(diào)能力

每學(xué)期學(xué)校、學(xué)院都會安排一些學(xué)術(shù)會議、教學(xué)會議以及期末考試監(jiān)考的安排等等，這些都需要教學(xué)秘書有一定的組織能力。

作為橋梁和紐帶，教學(xué)秘書的溝通和協(xié)調(diào)能力在教學(xué)管理工作中是至關(guān)重要的。教學(xué)秘書在日常工作中，除了要與本院師生打交道，也經(jīng)常要與其他學(xué)院及教務(wù)管理部門或是校外企業(yè)打交道，這就客觀上要求教學(xué)秘書要有良好的溝通、協(xié)調(diào)能力。

3.提升文字書寫和表達(dá)能力

教學(xué)秘書在日常管理工作中，經(jīng)常撰寫教學(xué)通知、會議通知，起草文件、擬定協(xié)議、合同；通常在會后還要完成會議紀(jì)要、新聞報道等等，這就要求教學(xué)秘書熟悉各類公文寫作，提高文字處理能力。

教學(xué)秘書在日常工作中經(jīng)常需要與教師、學(xué)生進(jìn)行反復(fù)磋商，更有許多突發(fā)事件需要與其他學(xué)院或教務(wù)處溝通，這就要求教學(xué)秘書有良好的表達(dá)能力，反應(yīng)情況時簡明扼要、語言得體、表達(dá)清晰。

4.教學(xué)秘書要發(fā)揮主觀能動性

教學(xué)秘書是學(xué)院教學(xué)工作的一線管理者、直接執(zhí)行者，教學(xué)秘書要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，主動發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)活動中存在的問題，及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)反饋，推進(jìn)教學(xué)工作進(jìn)行。切勿領(lǐng)導(dǎo)推一下動一下，而是要做到凡事事前有規(guī)劃、事中有監(jiān)督、事后有反饋，真正做到各項教學(xué)管理工作落到實處。

四.教學(xué)秘書要做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”

教學(xué)秘書作為教學(xué)院長的助手，全院師生的“服務(wù)員”，一定要做到“四勤”，即“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”。

“眼勤”指的是要第一時間發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理部門下發(fā)的工作安排。以作者所在學(xué)校為例，教學(xué)工作通知通常下發(fā)在教學(xué)管理QQ群中及教務(wù)網(wǎng)站上，教學(xué)秘書要時刻關(guān)注這些動態(tài)，第一時間將工作通知匯報給教學(xué)院長；

“嘴勤”指的是要勤向領(lǐng)導(dǎo)請示工作安排，勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展；

“手勤”指的是要做好記錄工作。平時注意保存好每一份原始材料，如學(xué)生成績單、補(bǔ)考成績、學(xué)院有關(guān)教學(xué)方面的改革意見、申請報告、參加各種會議的通知及審批與案件、教師調(diào)代課申請、教材領(lǐng)取審批表等等，分類保存。這些除交給相關(guān)部門外，要自己留下備份，以備今后核查。

“腿勤”指的是領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)要及時完成，教師上交的請示、報告、學(xué)生辦理的各種手續(xù)等，待領(lǐng)導(dǎo)批示后要第一時間送到相關(guān)部門，急人之所急。

五.合理利用寒暑假

開學(xué)第一周通常是較忙碌的一周。首先，經(jīng)過漫長的假期后，要調(diào)整自己的狀態(tài)投入到忙碌的工作中去；其次，教師的課酬預(yù)報、教學(xué)日歷和工作量登記卡的收繳，學(xué)生補(bǔ)考、畢業(yè)生學(xué)分統(tǒng)計、保研資格審查等工作都要在這一周內(nèi)完成，此時不妨將一些常規(guī)工作如畢業(yè)生學(xué)分統(tǒng)計、保研資格審查等工作提前在假期完成以緩解開學(xué)后的壓力，避免忙中出錯。

六.與輔導(dǎo)員、學(xué)生保持良好溝通

一個學(xué)院的教學(xué)秘書通常負(fù)責(zé)全院數(shù)十個班級的學(xué)生成績。一個人的精力有限，難免會出錯，如統(tǒng)計補(bǔ)考時錯報、漏報等，所以教學(xué)秘書要與各專業(yè)輔導(dǎo)員保持良好的溝通。關(guān)于學(xué)生的統(tǒng)計報表，可讓輔導(dǎo)員幫助核對，避免出錯；與學(xué)生相關(guān)的通知，也可先傳達(dá)給輔導(dǎo)員，請輔導(dǎo)員幫助通知學(xué)生。

在日常的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書還可將各班級班長、學(xué)委等班級干部培養(yǎng)成自己的小助手，在選課、四六級報名、計算機(jī)等級考試報名時，可先培訓(xùn)這些“小助手”，充分發(fā)揮他們班級負(fù)責(zé)人的作用。

七.培養(yǎng)創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力

教學(xué)秘書具有創(chuàng)新精神，是現(xiàn)代高校發(fā)展的客觀要求。隨著高校改革的進(jìn)一步深化，現(xiàn)代教育理論的大量引進(jìn)，今天的教學(xué)管理不斷出現(xiàn)新觀念、新理念，這就要求教學(xué)秘書在熟悉本身業(yè)務(wù)的同時，努力掌握新知識、發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，善于研究和創(chuàng)新[4]。

以作者所在學(xué)院為例，我院成立于2012年，目前有一個專業(yè)，四個年級共六個班。現(xiàn)有的工作方法尚能滿足工作需求，隨著學(xué)院發(fā)展壯大，專業(yè)、師生數(shù)量勢必會日趨增多，這種情況下，必須要與時俱進(jìn)，改變原有的辦公模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，教學(xué)秘書可學(xué)習(xí)利用現(xiàn)代通訊手段，搭建聯(lián)結(jié)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)秘書、教師、學(xué)生的信息平臺，讓溝通更順暢，信息傳遞更便捷。平臺可通過建立微信群、QQ群、學(xué)院公眾號等實現(xiàn)，教學(xué)秘書在信息平臺中要起到承上啟下、維護(hù)管理、信息收集的作用，合理利用信息平臺提高工作效率和管理水平，這樣才能將平凡的工作做出新意、做出特色。

八.結(jié)語

隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校規(guī)模不斷壯大，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)。在實際工作中，只有理清工作職責(zé)并不斷探索前行，不斷摸索教學(xué)規(guī)律、研究工作方法，不忘初心砥礪前行，才能發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的積極有效作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王舒.高校教學(xué)秘書崗位職責(zé)及其積極性發(fā)揮[J].麗水學(xué)報，2008，（6）：107-108.

[2]吳曉玉.院系教學(xué)秘書工作職責(zé)及創(chuàng)新工作方法的認(rèn)識[J].教育教學(xué)論壇，2016，（42）：130-131.

[3]習(xí)近平.秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心[J].秘書工作，2014，（04）

[4]陳秀玲.試談如何做好高校教學(xué)秘書工作[J].考試周刊，2016，（32）：163-164

（作者單位：沈陽藥科大學(xué)醫(yī)療器械學(xué)院）