新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究

李紅霞 龐淑珍

【摘要】檔案的管理工作對(duì)醫(yī)院來說有著極其重要的意義，也是醫(yī)院的主要工作內(nèi)容之一。隨著醫(yī)院的發(fā)展與新醫(yī)改工作的不斷推進(jìn)，改進(jìn)醫(yī)院檔案管理方法勢(shì)在必行。本文根據(jù)醫(yī)院檔案管理方法上存在的問題，研究新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改 醫(yī)院 檔案管理

通過醫(yī)院存儲(chǔ)的檔案，可以了解到醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r及醫(yī)院當(dāng)前醫(yī)療水平等相關(guān)信息?？梢哉f醫(yī)院檔案管理對(duì)推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療水平的進(jìn)步具有重大作用。醫(yī)院應(yīng)發(fā)現(xiàn)并重視檔案管理工作中存在的問題，積極改進(jìn)檔案管理工作中的不足之處，使其符合新醫(yī)改背景下醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作包括檔案文件的形成與歸檔、按時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)與檢查、對(duì)檔案的合理利用、對(duì)檔案管理工作中突發(fā)情況的解決。醫(yī)院檔案管理工作的重要性在于醫(yī)院檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院成長歷程、病人的病例信息。一方面，對(duì)醫(yī)院成長歷程的記錄，可以幫助醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)況，為其制定促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的決策提供依據(jù)。另一方面，對(duì)病人的病癥表現(xiàn)、治療方法及治療效果的詳細(xì)記錄，有利于醫(yī)學(xué)人員更好的開展醫(yī)學(xué)研究工作，對(duì)提高醫(yī)療水平具有重要的意義。同時(shí)，對(duì)病人就醫(yī)情況的詳細(xì)記錄，可以明確醫(yī)療事故中的責(zé)任歸屬問題，有利于維護(hù)病人及醫(yī)生的合法權(quán)益。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

目前，我國醫(yī)院檔案的管理工作主要是對(duì)醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r與臨床治療情況的記錄與統(tǒng)計(jì)，將結(jié)果通過書面記錄、存檔的方式進(jìn)行保存管理。而醫(yī)院檔案管理的具體工作中存在許多問題。這些問題的存在不利于醫(yī)院的發(fā)展與新醫(yī)改政策的推行。

（1）重視度不夠。醫(yī)院管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理在推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展工作中的重要作用，認(rèn)為檔案管理工作與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益沒有直接的關(guān)聯(lián)性，而忽略檔案管理工作。這使得檔案管理人員不重視自己的工作，缺乏工作積極性，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的工作效率。

（2）管理體制不健全。醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的不重視導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理體制不健全，許多醫(yī)院的檔案管理工作是由醫(yī)院的各個(gè)部門自行負(fù)責(zé)的。這種分散式的檔案管理方式容易導(dǎo)致檔案信息的遺失，破壞信息的完整性，降低檔案為決策提供信息的準(zhǔn)確性。

（3）管理人員專業(yè)素質(zhì)低。醫(yī)院不重視檔案管理工作，導(dǎo)致許多醫(yī)院的檔案管理人員是從其他部門抽調(diào)過來的，或是聘用非專業(yè)的人員進(jìn)行管理工作。管理人員專業(yè)素質(zhì)低，降低檔案管理的工作效率。

（4）管理水平低。與發(fā)達(dá)國家相比，我國醫(yī)院檔案管理水平較低，缺乏更為專業(yè)的整理、存儲(chǔ)設(shè)備。不利于檔案的安全存放，紙質(zhì)檔案更是容易出現(xiàn)受潮、蟲蛀與腐爛的危險(xiǎn)。這些問題的存在加大了醫(yī)院檔案管理工作的難度，嚴(yán)重阻礙了新醫(yī)改背景下醫(yī)院快速有效的運(yùn)行。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

（一）提高重視度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。組織各部門的相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與認(rèn)識(shí)活動(dòng)，帶動(dòng)醫(yī)院全體員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。重視在檔案管理方面資金的注入，提高醫(yī)院檔案管理的工作條件。領(lǐng)導(dǎo)層的重視度提高，帶動(dòng)管理人員的重視度，提高管理人員的積極性與工作效率。

（二）完善管理體制

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院必須建立符合新醫(yī)改要求的相對(duì)完善的管理體制。醫(yī)院應(yīng)重視對(duì)檔案管理部門的建立，在原來各部門分散管理檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)行統(tǒng)一管理。由檔案管理部門收集整理各部門的檔案資料，進(jìn)行集中統(tǒng)一的分類管理。這樣可以更好地保證醫(yī)院整體檔案的完整性，方便員工借閱的同時(shí)也便于檔案管理人員對(duì)檔案的回收。制定檔案管理人員的工作條例，明確檔案管理人員的工作內(nèi)容。除收集、管理各部門的檔案信息外，檔案管理人員還要對(duì)檔案進(jìn)行整理分析，將結(jié)果及時(shí)向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)放映，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問題與制定決策提供依據(jù)。制定相應(yīng)的懲罰措施，以提高檔案管理者的積極性。

（三）提高管理者專業(yè)素質(zhì)

在聘用檔案管理人員時(shí)，醫(yī)院應(yīng)首先考慮應(yīng)聘者的專業(yè)素質(zhì)，盡可能聘用檔案管理專業(yè)的人才。其次，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并保證其適應(yīng)新的管理方法，掌握對(duì)新設(shè)備的操作流程，提高管理人員的工作效率與水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理。定期開展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，通過檔案管理人員對(duì)管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與交流，掌握管理人員的水平。督促員工對(duì)檔案管理知識(shí)的繼續(xù)學(xué)習(xí)，不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。管理者要善于利用檔案資源，將檔案信息轉(zhuǎn)變成信息資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。能否做到這一點(diǎn)，是對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的重要考驗(yàn)。提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，可以提高管理者在管理過程對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)變能力，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（四）提高管理水平

新醫(yī)改致力于建立全國統(tǒng)一的居民健康檔案、完善公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)與制度。因此，醫(yī)院必須重視科技發(fā)展對(duì)檔案管理工作的影響，改善檔案管理人員的工作條件，提高檔案管理水平。醫(yī)院要增加資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。配置功能全、運(yùn)行穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)與性價(jià)比高、安全性好、存儲(chǔ)量大的硬件設(shè)施，同時(shí)要注意對(duì)系統(tǒng)的定期維護(hù)，以確保檔案管理工作的正常運(yùn)行。將傳統(tǒng)的檔案管理方式向信息化、數(shù)據(jù)化方向推進(jìn)。利用電子設(shè)備開展檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理水平。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息資源共享，促進(jìn)全國居民信息檔案的建立。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的檔案管理方式，保證管理工作在新的工作條件下可以快速正常運(yùn)行。

三、總結(jié)

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理體系，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。這樣才能更好的發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院運(yùn)行中的作用，提升醫(yī)院的工作質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展同時(shí)促進(jìn)新醫(yī)改的順利進(jìn)行。

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