提升企業(yè)辦公室管理工作的措施分析

楊勇

【摘要】辦公室作為企業(yè)運(yùn)營的中轉(zhuǎn)樞紐，起著協(xié)調(diào)各部門的重要作用，但是當(dāng)下諸多企業(yè)中辦公室管理存在著問題，直接影響到企業(yè)的整體工作效率。因此針對辦公室出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的調(diào)整變的刻不容緩。因此企業(yè)應(yīng)該重視辦公室管理工作，與時俱進(jìn)，不斷摸索，完善優(yōu)化辦公室管理工作，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)效益的提升。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè) 辦公室管理 作用 措施

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的意義與作用

企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，離不開日常中細(xì)節(jié)的管理，尤其是對于辦公室工作的管理，能夠在一定程度上外化為一個企業(yè)內(nèi)部競爭實(shí)力?，F(xiàn)代企業(yè)的競爭日益激烈，企業(yè)的任何決策，若沒有得到良好的實(shí)施，很有可能造成不必要的損失。企業(yè)的決策由企業(yè)各個辦公室來完成閉，因此，加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作具有重要意義，其意義主要包括兩方面，第一，辦公室管理能夠有效促進(jìn)信息交流。辦公室管理工作承擔(dān)著信息傳遞的工作任務(wù)，是上下級之間溝通的媒介，有時還具有一定的參謀權(quán)利，給予上級一些建議，從而促進(jìn)整體與局部之間的有效協(xié)調(diào)。第二，辦公室管理具有一定的參與權(quán)利，能夠提高管理者決策制定的準(zhǔn)確性，并且高效地執(zhí)行決策，促進(jìn)企業(yè)問題的順利解決。

辦公室的有效、高質(zhì)量的管理可以極大地提高企業(yè)在當(dāng)今日益競爭激烈的市場下的競爭力，保障企業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。辦公室管理的目的就是保障企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，其作用主要有以下幾方面：承上啟下的連接作用、決策規(guī)劃的參謀作用、平衡各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)作用以及窗口服務(wù)作用等。承上啟下即連接決策、指揮以及執(zhí)行部門，保證日常工作能夠順利地進(jìn)行，對上給予決策層幫助，對下起到疏導(dǎo)作用；在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行企業(yè)的規(guī)劃以及決策的時候，辦公室可以提供完整真實(shí)數(shù)據(jù)信息以供領(lǐng)導(dǎo)參考，另外辦公室還需要針對企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀或者存在隱患從而提出建設(shè)性意見；辦公室對各部門之間進(jìn)行整體掌握，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，在保證企業(yè)的效益下，提高各部門的工作效率，減少不必要的資源浪費(fèi)；辦公室作為企業(yè)對外交流的窗口，需要提高公關(guān)能力，搞好外部關(guān)系。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問題

（1）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不規(guī)范。市場不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)在飛速的發(fā)展中，為了提高企業(yè)的效益，許多企業(yè)不斷出臺各種措施，意圖進(jìn)行擴(kuò)大化的生產(chǎn)，并且讓工作效率能夠有效提高，例如，有的企業(yè)會購買先進(jìn)的大型設(shè)備，以提高生產(chǎn)效率，有的企業(yè)在生產(chǎn)中不斷擴(kuò)招工人，提高生產(chǎn)，這些都是企業(yè)發(fā)展中進(jìn)行的各項(xiàng)決策，但是，許多企業(yè)在進(jìn)行決策時，在辦公室管理上卻還是運(yùn)用傳統(tǒng)的制度，這樣的話，就會造成現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中逐漸出現(xiàn)許多問題。例如，擴(kuò)大生產(chǎn)后會出現(xiàn)新的問題，但是辦公室管理卻由于沒有規(guī)范化的管理制度不能進(jìn)行有效的管理，會造成辦公室管理工作的水平和效率不斷下降，問題不能有效解決，嚴(yán)重影響企業(yè)的形象，而且會造成企業(yè)管理中不斷增加對人力物力的投入，造成這樣的問題主要原因是由于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不能做到有效的科學(xué)規(guī)范性。所以，現(xiàn)代企業(yè)要重視辦公室管理制度，并不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效運(yùn)營和發(fā)展。

（2）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作上，操作能力需要有效提高?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作相對其他管理工作復(fù)雜，這樣的復(fù)雜程度要求現(xiàn)代辦公室管理人員在工作中要具備耐心、細(xì)心和責(zé)任心，認(rèn)真進(jìn)行每一項(xiàng)工作，保證工作的正確性，因?yàn)橐坏┺k公室管理工作中的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就容易造成整體性的失誤，出現(xiàn)這樣的事情，其他辦公室工作人員的認(rèn)真工作不能得到有效認(rèn)同，領(lǐng)導(dǎo)會進(jìn)行懲罰，公司中其他的同事還會抱怨，導(dǎo)致辦公室人員出現(xiàn)一定程度的消極心理，這樣的陰影會一直伴隨著工作，極大程度上影響工作效率的提高，甚至影響工作的不斷落實(shí)和開展。這樣問題的出現(xiàn)，要求企業(yè)必須進(jìn)行有效的創(chuàng)新和改革，提高辦公室工作人員知識素養(yǎng)和綜合能力以及一定的心理承受能力，滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中對辦公室管理工作的需求，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（3）管理思想并不能有效實(shí)現(xiàn)與時俱進(jìn)。改革開放后，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，外來的管理模式和管理制度不斷沖擊著中國企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式和管理制度，在不斷的發(fā)展中，企業(yè)逐漸認(rèn)識到了管理中隱藏的問題和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度后，企業(yè)對管理制度和管理模式進(jìn)行了有效的完善，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理也得到了一定程度上的發(fā)展，然而，這樣的改變卻不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)長足的發(fā)展，因?yàn)槠髽I(yè)在進(jìn)行改革和創(chuàng)新時，還保持著傳統(tǒng)的管理思想，在思想上并沒有進(jìn)行有效的改變，在學(xué)習(xí)之后，未認(rèn)真分析和研究傳統(tǒng)管理思想中存在的不足，長此以往，會造成企業(yè)管理制度不能有效落實(shí)，并且，傳統(tǒng)的管理思想并不能完全使用現(xiàn)代化企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展節(jié)奏，傳統(tǒng)的辦公室管理理念會讓辦公室管理工作逐漸落后于生產(chǎn)，無法讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)長足穩(wěn)定的生產(chǎn)和經(jīng)營。

三、以有效措施促進(jìn)辦公室管理工作的發(fā)展

（1）科學(xué)合理利用人力資源?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的正常開展，不但需要公司規(guī)章制度作為其重要的前提保證，而且也要對辦公室員工所能夠發(fā)揮的作用給與充分的肯定和足夠的重視。只有辦公室人員大膽設(shè)想，大膽創(chuàng)新，才能突破傳統(tǒng)管理理念和管理方式的束縛，才能形成有效的以人為中心，和企業(yè)自身特點(diǎn)相吻合的現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作方法，進(jìn)而將企業(yè)的管理方法和生產(chǎn)經(jīng)營有效結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)管理，形成一個適合企業(yè)發(fā)展的管理戰(zhàn)略。只有充分利用企業(yè)人力資源，科學(xué)合理的調(diào)整人力資源配置，讓員工在企業(yè)中找到自己的位置，發(fā)揮個人潛能，才能充分發(fā)揮個人的主觀能動性，從而使員工與企業(yè)融為一體，真正增強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力。

（2）通過各種手段提高辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)能力。在現(xiàn)代企業(yè)中，為了避免辦公室工作人員不能完全勝任現(xiàn)代化辦公室工作，必須通過各種方式提高他們的綜合素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員具備更加全面的知識和素質(zhì)，保證工作正常進(jìn)行的同時，提高工作效率，有效適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)管理中的各項(xiàng)任務(wù)，為企業(yè)節(jié)省各種資源的投入，建立企業(yè)良好的外部形象，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。在這方面，中鐵建企業(yè)作為現(xiàn)代化企業(yè)，其辦公室管理中的工作人員素質(zhì)，在采取各種措施后，辦公室工作人員的素質(zhì)以及工作能力得到了有效的提高。提升辦公室工作人員素質(zhì)和工作能力上，主要的措施是通過建立完善的考評制度促進(jìn)工作人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，這是第一點(diǎn)措施。第二點(diǎn)，在辦公室管理中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室管理工作，并提拔優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行公費(fèi)學(xué)習(xí)和深造等，這樣也能夠起到示范帶頭的作用，促進(jìn)辦公室工作人員積極學(xué)習(xí)。第三，完善和健全獎勵和懲罰機(jī)制，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員要給予一定的鼓勵，在工作中不謹(jǐn)慎不認(rèn)真的工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，但是獎懲機(jī)制要保證公平性，這樣才能夠讓辦公室工作在健康的環(huán)境中運(yùn)行，保持企業(yè)發(fā)展的良好氛圍。

（3）完善內(nèi)部管理制度，構(gòu)建科學(xué)化的辦公室管理系統(tǒng)。在時代的發(fā)展中，現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，作為現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)內(nèi)部的辦公室管理水平和管理制度，在結(jié)合實(shí)際發(fā)展的情況下，完善辦公室內(nèi)部的管理運(yùn)行機(jī)制，讓其保持科學(xué)性，并且能夠具備較高的效率以及規(guī)范的特點(diǎn)。完善的內(nèi)部管理制度，科學(xué)化的辦公室管理系統(tǒng)，能夠讓辦公室工作人員在面對工作時，有其科學(xué)化的理論依據(jù)，這樣做在一定程度上確保了辦公室管理工作的規(guī)范化和信息的及時。完善內(nèi)部管理制度，首先在面對事物性工作時，就要有效優(yōu)化其中的環(huán)節(jié)，并且每個環(huán)節(jié)在進(jìn)行的過程中，都有內(nèi)部制度的支持，做到工作上有法可依，如果辦公室管理工作中出現(xiàn)冗員的情況，就要及時進(jìn)行調(diào)整，反之，則要落實(shí)責(zé)任制度，把工作落實(shí)到辦公室每個工作人員的身上，避免出現(xiàn)推諉工作以及推卸責(zé)任的情況，讓工作能夠良好地進(jìn)行。例如，某企業(yè)的辦公室管理工作人員非常少，該企業(yè)在進(jìn)行有效的考察后，逐漸建立了目標(biāo)考核制度，工作結(jié)果考核制度，并且細(xì)化了各項(xiàng)工作需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，建立了相當(dāng)完善的工作過程監(jiān)督小組以及相應(yīng)的監(jiān)督制度，這樣雖然辦公室工作量很大，但是在進(jìn)行有效的管理和內(nèi)部制度優(yōu)化后，在工作上不會出現(xiàn)失誤，保證工作的效率和質(zhì)量。

（4）樹立以人為本思想，提高各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)能力，提高企業(yè)職員的工作積極性。辦公室管理的主體在于公司職員，同時辦公室中工作人員也屬于管理范圍，因此企業(yè)應(yīng)該樹立以人為本的管理理念，而辦公室也需要進(jìn)行人事改革，激發(fā)工作人員的工作激情，充分調(diào)動工作人員的主觀能動性，增強(qiáng)辦公室內(nèi)凝聚力。辦公室管理實(shí)行人性化管理，為員工服務(wù)，盡力解決職員的各種問題，減少公司職員的憂慮，在企業(yè)中營造溫暖輕松的氛圍，使職員全身心地投入到工作當(dāng)中。在企業(yè)管理思想中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該對思想觀念進(jìn)行有效的更新，這樣才能保證企業(yè)先進(jìn)的制度和管理模式能夠一直促進(jìn)辦公室管理工作效率不斷提高。在管理上首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)的管理思想，確立企業(yè)中以人為本的管理思想，認(rèn)真聽取企業(yè)中辦公室工作人員以及企業(yè)管理人員的意見，對企業(yè)的工作進(jìn)行有效的了解和改革。第二，進(jìn)行柔性化管理，讓辦公室工作人員自主維護(hù)公司的形象和公司的各項(xiàng)制度，在管理中，凝聚公司中所有員工的力量，讓企業(yè)的現(xiàn)代化制度和管理模式不斷推進(jìn)，保證實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化和完善，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。