電子檔案“單套制”管理

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李興利：日前，《2018年度國家社會科學(xué)基金項目申報公告》發(fā)布，在“圖書館·情報與文獻學(xué)”課題申報指南中，《黨政機關(guān)、企事業(yè)單位電子文件單套制管理研究》赫然在列。此前，上海自貿(mào)試驗區(qū)和青島市等地方已經(jīng)開始試點和推廣實施電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理。本期沙龍，請各位同行結(jié)合實際，從制度設(shè)計、具體實施、利用服務(wù)等角度，談?wù)勎覀儾坏貌幻鎸Φ碾娮訖n案“單套制”管理問題。

何思源：推行電子文件單套歸檔、單軌運行是時代發(fā)展的必然趨勢。但就目前而言，僅是趨勢而已，要想大范圍推廣可能條件還不夠成熟。我認(rèn)為，現(xiàn)階段的工作重點應(yīng)當(dāng)是進一步擴大試點范圍，在部分具有代表性的政府部門、國有企事業(yè)單位進行試點，在試點基礎(chǔ)上再逐步形成國家層面的頂層設(shè)計，指導(dǎo)全國范圍內(nèi)的文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型；同時，也要注意借鑒美、英、澳、加等國家在數(shù)字轉(zhuǎn)型領(lǐng)域所做的積極嘗試，取其精華，去其糟粕，為我所用。但不同的地區(qū)、行業(yè)、領(lǐng)域有著不同的電子文件與電子檔案管理信息化基礎(chǔ)，實行單套制也不能“一刀切”，應(yīng)當(dāng)針對具體情況做出適合的針對性判斷與選擇。電子檔案“單套制”管理是一項系統(tǒng)工程，需要法律、政策、制度、技術(shù)、人員等要素協(xié)力，需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的密切配合和通力合作，才能達到一種理想的效果。當(dāng)然，在我看來，實行單套制管理最核心的問題依然是電子文件的法律證據(jù)效力問題，也就是如何讓電子文件與紙質(zhì)文件一樣“可信”的問題。

程媛媛：我們現(xiàn)在正處在一個由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)軌的歷史轉(zhuǎn)型期，個人感覺“單套制”的推行，必須注意三個層面，即政策層面、試點層面和技術(shù)層面。政策層面，要把相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和國際、國內(nèi)地區(qū)的先進經(jīng)驗進行細(xì)致梳理。試點層面，要召集試點單位的OA設(shè)計公司、檔案管理軟件設(shè)計公司、文書處理部門和檔案管理部門與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門五方聯(lián)席，共同研究制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和配套制度。比如，電子文檔一體化管理流程、電子文件元數(shù)據(jù)解決方案、電子簽名方案、電子文件長期保存方案等。技術(shù)層面，要在能夠采取“權(quán)限管理”和“全文檢索”等有效技術(shù)，為利用者提供有效快捷的服務(wù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)“三個達到”：一是達到檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對接（確保電子檔案來源真實、結(jié)構(gòu)完整和安全可靠）；二是達到檔案管理系統(tǒng)能支持電子簽章、電子認(rèn)證等技術(shù)的綜合運行，實現(xiàn)各部門對電子檔案信息的互信、互認(rèn)（確保電子檔案的全流程管理）；三是達到檔案管理系統(tǒng)能夠定期對電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等各項指標(biāo)進行技術(shù)監(jiān)控、抽檢（確保電子檔案長期可用）。

劉麗平：我認(rèn)為從實際工作情況看，“單套制”管理將會帶來以下四大好處：一是制作成本和保管成本大大降低?！皢翁字啤惫芾韺⒉恍枰俅蛴〈罅康募堎|(zhì)副本，也不必保管這些紙質(zhì)副本。二是檔案人員工作量減少?！皢翁字啤惫芾頃p少一套檔案歸檔保存，與之相關(guān)的收集、分類、整理、編目、編檢、裝盒、排架、統(tǒng)計、鑒定等工作都不需要進行。三是確保歸檔檔案的完整性與真實性?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ较?，諸如視頻、音頻、多媒體、超文本、數(shù)據(jù)庫等許多種類、格式的電子文件，并不能徹底還原成紙質(zhì)副本輸出，將直接歸檔一套電子文件，不會出現(xiàn)“雙套制”管理的“不完整性”；另外，針對不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和使用習(xí)慣，無論是采用網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)的電子文件，還是網(wǎng)下運轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件，都直接歸檔一套最完整、最真實的檔案保存，確保了歸檔檔案的真實性，不會出現(xiàn)“雙套制”管理中電子文件與紙質(zhì)副本不完全對應(yīng)的問題。四是避免匹配比對等復(fù)雜性工作?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ较?，不用再進行兩套檔案的相互印證和匹配比對工作，不用再進行大量文字、數(shù)據(jù)及圖像的線條、色彩、色溫等人眼幾乎無法完成的復(fù)雜的匹配比對工作，大大降低了工作的復(fù)雜程度。

田潤：我認(rèn)為在完善的制度保障和技術(shù)支撐下完全可以實施電子檔案“單套制”管理。相對于“雙套制”管理而言，“單套制”有四方面的現(xiàn)實意義：一是各立檔單位可以實現(xiàn)在線歸檔，節(jié)省了大量人力、物力；二是檔案館可以在線接收各立檔單位的原生電子檔案，為數(shù)字檔案館打下良好的資源基礎(chǔ)；三是檔案的劃控開放工作會非常明晰和便于操作，能盡快將應(yīng)開放的檔案服務(wù)于眾；四是會大大提高檔案的查準(zhǔn)率和查全率。

郭東升：推行電子檔案“單套制”管理的主要理由是電子文件的井噴增長、海量庫存和雙套制所產(chǎn)生的紙質(zhì)成本浪費?，F(xiàn)行的雙套制存在的主要理由是出于檔案安全考慮。事實上，這海量井噴中的許多文件不能轉(zhuǎn)化為檔案，不需歸檔，也就不存在雙套制問題。再者，某些定期價值的檔案，因為保管期限短，電子文件保存方式可以備份也可堵塞安全漏洞，是可以不作紙質(zhì)備份的。待到定期電子檔案到期鑒定處理時，鑒于某些電子文件的長久價值，可以再做紙質(zhì)備份處理。因此，我贊成雙套制、單套制并行。

王鳳珍：從目前情況來看，我不贊成實行單套制。首先，雖說《中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)條例》規(guī)定“電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”，但這只是地方法規(guī)，國家還沒有制訂出臺相應(yīng)的法律條文做依據(jù)。其次，目前全國大部分地區(qū)的檔案館無論“硬件”還是“軟件”還達不到“單套制”要求，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲等方面都存在很大安全隱患。最后，傳統(tǒng)的檔案管理需要存儲空間，電子檔案也需要存儲空間。目前雖然出現(xiàn)了云空間技術(shù)，但對于一些機密檔案在云空間儲存還是存在很大風(fēng)險的?；谝陨显?，我認(rèn)為在短期內(nèi)推廣“單套制”是不現(xiàn)實的，即便是實行“單套制”也應(yīng)有選擇地將珍貴的及使用頻繁的檔案進行雙套制管理。

余厚洪：電子檔案管理，需要經(jīng)過形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環(huán)節(jié)，在其中任何一個環(huán)節(jié)中都可能出現(xiàn)信息被更改或文件丟失的情況，推行“單套制”，檔案管理機構(gòu)就需要采取更加有效的防范措施，這又對管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。當(dāng)然，對于“單套制”管理，雖然任重而道遠(yuǎn)，但由此帶來的諸多好處也是值得期待的。何況，當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展迅猛，不必過于擔(dān)心“單套制”可能面臨的技術(shù)風(fēng)險，相信“車到山前必有路”。

鞏磊：電子檔案“單套制”管理模式改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，是OA辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理的制度創(chuàng)新。就目前而言，我認(rèn)為，做好電子檔案“單套制”管理，首先，需要確保電子檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的技術(shù)支撐；其次，需要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力支撐；最后，需要當(dāng)?shù)攸h委和政府對這項工作的重視與支持。

亓?xí)匀A：電子檔案“單套制”管理是“無紙化”辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理的創(chuàng)新模式，但是就目前看，推行電子文件“單套制”歸檔工作還需要從制度、技術(shù)和業(yè)務(wù)層面確保電子文件的真實、可靠、完整、可用，做到全程管理、前端控制、統(tǒng)一管理。我們可以首先選擇有條件的、基礎(chǔ)比較好的單位開展單套制歸檔試點工作，待時機成熟后再全面推廣。選取的試點單位一定要在管理模式上將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對接，變分散管理為全程管理，變年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證電子檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；在技術(shù)保障上緊緊圍繞電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求，應(yīng)用電子簽名、元數(shù)據(jù)采集、日志管理等技術(shù)研發(fā)一套適合“單套制”管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。

武夢雅：在信息化高速發(fā)展的今天，越來越多的電子檔案已無法制成紙質(zhì)或縮微膠片版本，從目前形勢看，單套制是未來的發(fā)展趨勢，但是舊有政策的廢止是建立在條件成熟的前提下，信息安全和電子文件的復(fù)雜化仍然是電子檔案長期保存需要注意的問題。隨著信息系統(tǒng)環(huán)境的復(fù)雜化，電子檔案的種類也越來越多，如何統(tǒng)一管理以及如何確保電子文件不被修改、不會侵入病毒等問題都需要解決。因此，向電子檔案單套制管理模式的轉(zhuǎn)型是一個長期的過程。

孫大東：關(guān)于這個問題，我覺得首先有必要區(qū)分清楚兩個概念——“套”和“軌”。無論是單套制還是雙套制，就檔案領(lǐng)域的實踐來說其強調(diào)的是歸檔載體的不同，而單軌制和雙軌制則不同，其強調(diào)的是管理模式的不同，這種不同是基于管理對象的不同而產(chǎn)生。由此會形成兩個認(rèn)識：其一，電子檔案和紙質(zhì)檔案各有其特點和屬性，管理方式自然會有所區(qū)別；其二，只要是紙質(zhì)檔案與電子檔案并行存在，管理方式就是雙軌制。在此基礎(chǔ)上對于電子檔案單套制管理問題的認(rèn)識我覺得會更清晰：隨著歸檔檔案的載體形式逐漸過渡到電子形式，即電子檔案時代，以前保存的紙質(zhì)檔案當(dāng)然要按照原有的模式去管理，這是由紙質(zhì)檔案的特點和屬性決定的，而電子檔案則要實行相應(yīng)的管理方式，而這種管理方式和紙質(zhì)檔案的管理方式是有所區(qū)別的。比如存儲和保護的問題，紙質(zhì)檔案需要有實體的空間去存儲和保護，同時還要輔之以相應(yīng)的設(shè)備、技術(shù)和藥物等，隨著數(shù)量的增長，存儲空間及相應(yīng)的輔助物還需要不斷增加，電子檔案則不需要，因為其是存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中的，由于系統(tǒng)本身的存儲空間就很大，再加上大容量的外存儲設(shè)備，館藏與存儲空間不足的矛盾幾乎可以忽略不計，而其保護則不再是針對檔案本身，而是通過電子檔案管理系統(tǒng)的維護實現(xiàn)的。因此，我覺得電子檔案單套制管理可能需要在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上破舊立新，形成單獨的一套思維和模式。

（摘自《檔案界》論壇）