試析高校檔案信息資源共享的發(fā)展軌跡

卞咸杰　卞鈺

摘 要：高校檔案信息資源作為我國(guó)檔案信息資源的重要組成部分，也是社會(huì)最廣泛需要利用的資源。本文通過(guò)剖析我國(guó)高校檔案信息資源從校內(nèi)共享到區(qū)域共享，提出在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息服務(wù)方式多元化、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的優(yōu)化與整合、建立高校檔案聯(lián)盟機(jī)制，為高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享提供了可能。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息；資源共享；發(fā)展軌跡

據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)表明，截至2017年5月31日，我國(guó)共有普通高等學(xué)校2914所[1]。這么多高校的檔案信息資源是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，如依《檔案法》規(guī)定，期滿30年向社會(huì)開放，將會(huì)充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值，產(chǎn)生極大的社會(huì)效益。事實(shí)上，高校檔案信息資源共享的阻力非常大，至今尚未容納到國(guó)家檔案信息共享平臺(tái)。早在1993年，長(zhǎng)治醫(yī)學(xué)院的高淑明就提出《關(guān)于實(shí)現(xiàn)高校檔案信息共享的設(shè)想》[2]，但如何共享，通過(guò)什么方式共享，共享到什么程度，作者均未涉及。筆者認(rèn)為，高校檔案信息資源共享將會(huì)從校內(nèi)共享轉(zhuǎn)向區(qū)域共享，最終走向社會(huì)共享之路。

1 校內(nèi)共享—高校檔案信息資源共享的最初實(shí)現(xiàn)

高校檔案信息機(jī)構(gòu)作為高校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其館藏檔案的服務(wù)對(duì)象主要是校內(nèi)師生員工和廣大校友，許多高校一直將其檔案信息資源視為“獨(dú)享”資源，極少向社會(huì)公開，且利用服務(wù)方式固定單一，毫無(wú)創(chuàng)新，導(dǎo)致許多高校檔案信息資源得不到有效利用，社會(huì)價(jià)值也得不到實(shí)現(xiàn)。這種“獨(dú)享”，其實(shí)是校內(nèi)共享，共享對(duì)象為校內(nèi)所有的教學(xué)部門、教輔部門和黨政部門等若干個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。究其原因，主要有兩個(gè)方面。

一是高校對(duì)檔案資源的認(rèn)知錯(cuò)誤。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案都被作為其學(xué)校內(nèi)部資源，即“獨(dú)享”資源，受到嚴(yán)密的保管。一些高校認(rèn)為，由高校自身產(chǎn)生或形成的檔案，與社會(huì)公眾和其他社會(huì)各項(xiàng)組織都沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)，不具備對(duì)外開放使用的條件，理應(yīng)自己保存獨(dú)享。這與國(guó)外高校檔案面向社會(huì)開展信息服務(wù)完全相反。造成的結(jié)果是，大量高校檔案信息滯留在高校檔案庫(kù)房中，得不到社會(huì)的利用，也就難以實(shí)現(xiàn)社會(huì)的共享，檔案的社會(huì)價(jià)值也就體現(xiàn)不出來(lái)。高校與社會(huì)公眾之間形成了一堵無(wú)形的高墻。扭轉(zhuǎn)高校與社會(huì)公眾之間存在的“信息鴻溝”問(wèn)題，打破高?！靶畔ⅹ?dú)享”，也就成了現(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)決策層亟待解決的問(wèn)題。

二是高校檔案利用服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。我國(guó)許多高校檔案館提供利用服務(wù)的方式仍然局限在開具檔案證明、提供檔案復(fù)制件、信息咨詢查找等方面，且獲取檔案的手續(xù)繁雜、成本較高、利用效果不顯著，特別是許多有重要價(jià)值的高校檔案長(zhǎng)期受冷落，不被利用。

2 區(qū)域共享—高校檔案信息資源共享的范圍拓展

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)在高校檔案部門的廣泛應(yīng)用，使高校檔案信息資源區(qū)域共享從設(shè)想變成可能。這種共享只是高校檔案信息資源從校內(nèi)共享向校外延伸，在區(qū)域范圍內(nèi)或者行業(yè)范圍內(nèi)共享，但并未向全社會(huì)共享。

最早實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源區(qū)域共享的國(guó)家是英國(guó)，1999年11月至2002年10月，以格拉斯哥大學(xué)為基點(diǎn)的“蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)”，整合了蘇格蘭地區(qū)10所高校的檔案信息資源，促進(jìn)蘇格蘭地區(qū)檔案信息資源共享[3]。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)高校檔案信息資源區(qū)域共享的研究方興未艾，西南民族大學(xué)的黃小忠，蘇州科技大學(xué)的程熙、王雪梅和成都體育學(xué)院的魏麗平等，紛紛對(duì)區(qū)域性高校檔案信息資源共享機(jī)制、平臺(tái)、實(shí)施路徑進(jìn)行研究，但真正意義上的高校檔案信息資源區(qū)域共享并未實(shí)現(xiàn)。盡管如此，四川省、江蘇省高校檔案研究會(huì)（理事會(huì)）對(duì)區(qū)域性高校檔案信息資源的共享進(jìn)行推動(dòng)，仍取得了一些成效[4][5]。其主要原因在于三個(gè)方面：

一是高校檔案的社會(huì)價(jià)值極高。高校，作為主要的社會(huì)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)之一，不但是培養(yǎng)管理和技術(shù)性人才的機(jī)構(gòu)，更是傳播知識(shí)，促進(jìn)社會(huì)文化發(fā)展、科技進(jìn)步的場(chǎng)所。高校檔案館記載了高校成長(zhǎng)與發(fā)展的過(guò)程，蘊(yùn)藏了豐富的可供社會(huì)廣泛利用的檔案信息資源，既有綜合性、一般性的查考檔案，也有學(xué)校各部門產(chǎn)生的專門檔案，檔案信息涉及范圍較廣，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益高，因此理應(yīng)為社會(huì)服務(wù)，這也是實(shí)現(xiàn)高校社會(huì)價(jià)值的重要途徑。

二是高校信息化程度加快。近幾年，高校信息化不斷加快發(fā)展，教學(xué)、行政、科研等各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，而這些檔案信息資源的整合利用為區(qū)域共享提供了可能。建立校際間的檔案信息發(fā)布平臺(tái)，建立檔案信息資源共享的評(píng)估體系，推進(jìn)檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，都會(huì)推動(dòng)高校檔案信息資源區(qū)域共享的實(shí)現(xiàn)。

三是發(fā)揮高校的知識(shí)導(dǎo)向作用。在社會(huì)文化事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)高等院校的影響力越來(lái)越大，許多社會(huì)科研、人文交流領(lǐng)域也需要高校參與其中。同樣，高校也需要社會(huì)這個(gè)平臺(tái)的支持，來(lái)促進(jìn)其自身的改革與發(fā)展。所以實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享，不僅可以發(fā)揮高校在社會(huì)文化事業(yè)上的知識(shí)導(dǎo)向作用，更是加強(qiáng)高校與社會(huì)、與人民溝通合作，互利共贏的舉措。

3 社會(huì)共享—高校檔案信息資源共享的發(fā)展趨勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享的意愿越來(lái)越迫切。在這方面，英國(guó)做出了表率。21世紀(jì)初，全英就有150多所高校參與了英國(guó)國(guó)家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享[6]。我國(guó)高校檔案信息資源共享不僅要實(shí)現(xiàn)區(qū)域共享，更要實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。

首先，檔案信息服務(wù)方式多元化為高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享提供了可能。高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值需要在社會(huì)廣泛的共享和利用過(guò)程中得以實(shí)現(xiàn)，而實(shí)現(xiàn)共享和利用離不開檔案信息服務(wù)方式的多元化。

高校檔案部門要擺脫傳統(tǒng)服務(wù)思維，解放思想，開拓創(chuàng)新。高校檔案部門作為高校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，一直是為高校自身服務(wù)的，很少向社會(huì)公開其檔案信息。而要想實(shí)現(xiàn)信息資源的整合優(yōu)化以達(dá)到共享的目的，就必須樹立高校檔案館為學(xué)校和社會(huì)雙重服務(wù)的思想。通過(guò)搭建高校與政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的橋梁，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。高校檔案部門應(yīng)充分利用自身技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與其他部門相互配合，專門開設(shè)相應(yīng)的信息服務(wù)平臺(tái)，與社會(huì)各組織機(jī)構(gòu)良好互動(dòng)合作，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

其次，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的優(yōu)化與整合為高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享提供了可能。明確檔案信息資源整合的重點(diǎn)對(duì)象，開展對(duì)館藏資源價(jià)值、用戶需求、可開發(fā)空間的研究，精準(zhǔn)預(yù)測(cè)社會(huì)需求。

借鑒國(guó)外高校檔案信息資源整合方式。國(guó)外高校檔案館的社會(huì)認(rèn)知水平已經(jīng)和高校圖書館相當(dāng)，已成為為高校和社會(huì)提供信息咨詢和利用的服務(wù)性機(jī)構(gòu)。美國(guó)一所高校因在公開課上將名師課程以教學(xué)檔案資源共享的方式進(jìn)行錄制歸檔，并通過(guò)校內(nèi)教育網(wǎng)站和高校課程聯(lián)盟平臺(tái)對(duì)外傳播而風(fēng)靡整個(gè)中國(guó)網(wǎng)絡(luò)。這是一個(gè)很好的高校檔案信息資源優(yōu)化與整合的案例。據(jù)悉，哈佛大學(xué)檔案館將投資為每位高級(jí)教授錄制全程課程視頻并存檔，然后建立專門網(wǎng)站進(jìn)行推廣[7]?？梢哉f(shuō)，美國(guó)高校公開課之所以能取得成功，很大一部分要?dú)w結(jié)于明確的信息資源的優(yōu)化與整合。而目前，我國(guó)許多高校也陸續(xù)開通了網(wǎng)絡(luò)爾雅課程，通過(guò)指定網(wǎng)站登錄便可以聆聽許多名校教授的課程，這是一大進(jìn)步，盡管如此，我們國(guó)內(nèi)在檔案信息資源整合與優(yōu)化方面仍有所欠缺，需要借鑒國(guó)外高校檔案信息資源整合方式，認(rèn)真汲取經(jīng)驗(yàn)，以改善我們的不足之處。

最后，建立高校檔案聯(lián)盟機(jī)制為高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享提供了可能。高校檔案信息資源從校內(nèi)共享，到區(qū)域共享，再到社會(huì)共享，并不是通過(guò)強(qiáng)迫高校檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)社會(huì)化，而是采取鼓勵(lì)的方式漸進(jìn)地使高校檔案館走上服務(wù)化道路。但是，目前高校檔案館所面對(duì)的形勢(shì)是自身職能定位錯(cuò)誤、資源整合差、服務(wù)利用方式傳統(tǒng)單一、創(chuàng)新度不夠等一系列問(wèn)題，而解決此問(wèn)題的關(guān)鍵就是高校協(xié)同合作起來(lái)，建立一個(gè)聯(lián)盟機(jī)制，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相彌補(bǔ)借鑒，通過(guò)合作的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

一方面，高校檔案館可與校內(nèi)或當(dāng)?shù)貓D書館、當(dāng)?shù)夭┪镳^建立合作關(guān)系。由于我國(guó)歷史上缺少檔案館與圖書館、博物館合作的傳統(tǒng)，所以現(xiàn)在仍然實(shí)行的是分館而治。這三館各自所擁有的館藏資源、其服務(wù)與利用的方式都是不同的，且有各自的特色。一旦建立合作關(guān)系，當(dāng)檔案館需要某一信息資源而自己館內(nèi)暫時(shí)沒(méi)有時(shí)，或者當(dāng)公眾咨詢某信息服務(wù)而暫時(shí)提供不了時(shí)，便可以向合作方尋求幫助，真正達(dá)到信息資源的服務(wù)與共享，并造福大眾。

另一方面，建立高校檔案聯(lián)盟機(jī)制是必經(jīng)之路。當(dāng)前大部分高校檔案館仍是獨(dú)立運(yùn)營(yíng)，獨(dú)立發(fā)展。傳統(tǒng)的閉館而治的思維使高校檔案信息資源長(zhǎng)期處于單一運(yùn)作中，社會(huì)服務(wù)工作進(jìn)程緩慢、利用度不夠、受惠度較低等，這些已經(jīng)引起了高校領(lǐng)導(dǎo)層和決策人員的注意。所以，建立高校檔案聯(lián)盟機(jī)制不僅是社會(huì)大眾的迫切愿望，也是各高校決策者所期望看到的。而高校檔案工作聯(lián)盟的建立，主要在于建立高校檔案管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作關(guān)系，如成立一個(gè)檔案聯(lián)盟小組，各高校選出一人擔(dān)任小組成員，遇到重大問(wèn)題可通過(guò)檔案聯(lián)盟小組成員內(nèi)部協(xié)商。或者建立一個(gè)高校聯(lián)盟網(wǎng)站，在網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)布信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)館藏資源的共享。

高校檔案信息資源的共享，也就是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。既可以使高校充分利用檔案信息資源為自身服務(wù)，又可以更好地服務(wù)社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)雙贏。大數(shù)據(jù)時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與應(yīng)用，將會(huì)推動(dòng)高校檔案信息資源最終實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。

*本文系2016年度教育部人文社會(huì)科學(xué)研究規(guī)劃基金項(xiàng)目《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享平臺(tái)構(gòu)建的研究》（項(xiàng)目號(hào)：16YJA870001）、2016年地方高校國(guó)家級(jí)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目《大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息資源歸檔研究》（項(xiàng)目號(hào)：201610324022Z）階段性研究成果。

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（作者單位：鹽城師范學(xué)院 來(lái)稿日期：2018-02-20）