河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展?fàn)顩r調(diào)查與分析

李文以　楊卉瑩

摘 要：商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)是目前在國內(nèi)外都成長迅速、快速發(fā)展的一個(gè)群體，本文選取在河南省檔案局備案的22家商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)作為調(diào)查對(duì)象，主要采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查的方法采集數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析。數(shù)據(jù)顯示目前河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)增長趨勢(shì)較緩、區(qū)域分布不均衡、整體規(guī)模較小、人員構(gòu)成復(fù)雜、檔案素養(yǎng)不高及服務(wù)方式傳統(tǒng)等問題；提出開拓市場、吸引外資、整合小微企業(yè)、引進(jìn)高素質(zhì)人才和轉(zhuǎn)變營銷方式等建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：河南省；商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)；檔案服務(wù)

Abstract： Commercial archive service institution is a rapidly-growing group in home and abroad. We investigated this kind of companies in Henan province. Data of the 22 companies registered in Henan was obtained mainly by online investigation. The analyzation shows that defects exist， including a slow growth trend， unbalanced district distribution， small-scale， complicated crew component， shortage of professionalism， and tradition way of service. Due to these defects ， we come up with several solution like exploiting new market， absorbing foreign investment， unitizing micro-companies， bringing in talents and finding new marketing mode.

Keywords： Henan Province； Commercial archive service institution； archive service

1 商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的內(nèi)涵

商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)是指以市場為導(dǎo)向、以盈利為目的，為客戶提供各類市場化檔案服務(wù)的企業(yè)或組織，其運(yùn)作模式、管理方法和經(jīng)營特點(diǎn)都與市場緊密相連。

關(guān)于商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的定義，目前學(xué)術(shù)界尚未形成統(tǒng)一共識(shí)，許多學(xué)者都以“檔案中介機(jī)構(gòu)”來命名。但中介機(jī)構(gòu)的基本功能是居間服務(wù)，與商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)性質(zhì)不符[1]，因此，本文將此次調(diào)查研究的對(duì)象定義為“商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)”。

商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)最早產(chǎn)生于歐美發(fā)達(dá)國家，其最初形態(tài)是以商業(yè)性文件中心形式存在。國外的商業(yè)性文件中心分布廣泛、整體行業(yè)成熟，其中美國是擁有行業(yè)龍頭企業(yè)最多的國家——以Iron Mountain鐵山公司和Recall公司為代表[2]。自20世紀(jì)90年代初，商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在我國開始日漸增多，多以檔案事務(wù)所、文件寄存服務(wù)中心、檔案科技信息服務(wù)公司等形式存在，經(jīng)營范圍涉及檔案咨詢、檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案干部教育、檔案用品裝具等多方面[3]。河南省最早在省檔案局備案的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)是2000年成立的鄭州四通系統(tǒng)集成有限公司，截止到2017年6月，河南省內(nèi)已在省檔案局備案的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)共23家[4]。

2 調(diào)查范圍與方法

本文設(shè)定的調(diào)查對(duì)象為已在河南省檔案局備案并公示的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。由于無法在河南省工商行政管理局網(wǎng)站檢索到“河南啟晨信息技術(shù)有限公司”（豫檔中介備[2017]022號(hào)）的相關(guān)信息，所以此次調(diào)查對(duì)象為22家備案機(jī)構(gòu)。

本次研究從機(jī)構(gòu)設(shè)立時(shí)間和所在地、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、機(jī)構(gòu)規(guī)模、機(jī)構(gòu)服務(wù)四個(gè)方面構(gòu)建了調(diào)研數(shù)據(jù)分析模型（見圖1），采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和數(shù)據(jù)分析的方法，試圖詳細(xì)完整地描述和總結(jié)河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展?fàn)顩r，以求針對(duì)現(xiàn)存在的問題探索新的發(fā)展對(duì)策。

3 調(diào)查結(jié)果與分析

3.1 機(jī)構(gòu)增長趨勢(shì)較緩，區(qū)域分布不均衡。

3.1.1 機(jī)構(gòu)設(shè)立時(shí)間分析。河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)數(shù)量隨時(shí)間的變化趨勢(shì)見圖2。河南省最早備案的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)是2000年3月成立的鄭州四通系統(tǒng)集成有限公司，之后以每年1-2家的數(shù)量增加，可見河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)處于不斷發(fā)展?fàn)顟B(tài)，但增速比較緩慢。從市場需求量來看，2016年河南省統(tǒng)計(jì)年鑒公布的省內(nèi)檔案館藏量達(dá)1486萬卷，每年約增加120萬卷，隨著檔案外包業(yè)務(wù)的不斷拓展，商業(yè)型檔案服務(wù)行業(yè)的市場存在很大的潛在空間[5]。

3.1.2 機(jī)構(gòu)所在地分析。河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地分布見圖3。22家機(jī)構(gòu)的所在地幾乎全部集中在河南省會(huì)鄭州市，只有南陽天恒商貿(mào)有限公司設(shè)在南陽，區(qū)域之間發(fā)展很不均衡。其中21家設(shè)立在鄭州市的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，又有14家機(jī)構(gòu)設(shè)立在金水區(qū)，3家機(jī)構(gòu)設(shè)立在高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)。商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)又主要集中在金水區(qū)和高新區(qū)?！多嵵菔谐鞘锌傮w規(guī)劃2010-2020》將金水區(qū)、中原區(qū)定位為鄭州市的政治、經(jīng)濟(jì)、文化中心[6]，可見，商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展與區(qū)域性經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展水平呈現(xiàn)正相關(guān)。

3.2 小型私營企業(yè)較多，企業(yè)性質(zhì)單一。通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查[7]，22家商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的類型均為有限責(zé)任公司，機(jī)構(gòu)性質(zhì)均為私營企業(yè)。其中北京瑞云檔案管理有限公司是屬于東港股份有限公司下的一家子公司。另外21家公司屬于私人控股公司。隨著市場化程度的加深，私營企業(yè)不斷建立和發(fā)展，已經(jīng)成為商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的主干力量。但由于缺少國企和外資或者中外合資的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，企業(yè)類型比較單一。

3.3 機(jī)構(gòu)規(guī)模較小，整體實(shí)力較弱。我們主要從企業(yè)資產(chǎn)和服務(wù)范圍兩個(gè)維度來分析機(jī)構(gòu)的規(guī)模。

3.3.1 企業(yè)資產(chǎn)分析。企業(yè)資產(chǎn)具體的數(shù)據(jù)來自企業(yè)注冊(cè)資金和融資數(shù)量兩部分，22家商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的注冊(cè)資金分布見圖4。從圖中可以看到，超過半數(shù)的機(jī)構(gòu)在建立之初的注冊(cè)資金在100萬～1000萬（人民幣），注冊(cè)資金在5000萬（人民幣）之上的機(jī)構(gòu)僅有3家。

由于只有股份有限公司才可進(jìn)行市場融資，所以僅對(duì)北京瑞云檔案管理有限公司所屬的東港股份有限公司的融資數(shù)量進(jìn)行了調(diào)查分析。該公司屬于上市公司，在2016年的融資數(shù)量達(dá)到3.6億。

3.3.2 機(jī)構(gòu)服務(wù)范圍分析。機(jī)構(gòu)的服務(wù)區(qū)域按照省內(nèi)、全國、跨國分為三個(gè)等級(jí)，具體分布情況見圖5。其中僅有1家機(jī)構(gòu)的服務(wù)區(qū)域?yàn)榭鐕?wù)，7家機(jī)構(gòu)的服務(wù)領(lǐng)域涉及全國，有14家機(jī)構(gòu)的服務(wù)領(lǐng)域僅局限于河南省內(nèi)。河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)范圍主要限于河南省內(nèi)，這對(duì)于河南省的檔案事業(yè)發(fā)展是有利的，但對(duì)于公司自身的發(fā)展來說，僅局限于小區(qū)域的發(fā)展是不夠的，不利于機(jī)構(gòu)自身的成長和壯大。

3.4 檔案素養(yǎng)整體不足，服務(wù)質(zhì)量有待完善。

3.4.1 從業(yè)人員分析。 對(duì)從業(yè)人員的分析主要從機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員數(shù)量、教育背景和知識(shí)技能三個(gè)方面進(jìn)行。

（1）從業(yè)人員數(shù)量。本次調(diào)查只獲取了18家機(jī)構(gòu)的員工數(shù)據(jù)，其員工數(shù)量分布見圖6。其中12家機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員不足百人，只有2家機(jī)構(gòu)的數(shù)量大于500人。依照《中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：從業(yè)人員100人以下10人及以上的為小型企業(yè)；從業(yè)人員10人以下的為微型企業(yè)[8]?？梢姡幽鲜〉纳虡I(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)約有三分之二為小微企業(yè)。

（2）教育背景。我們根據(jù)各機(jī)構(gòu)在招聘網(wǎng)站發(fā)布的招聘信息來了解其對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)背景和學(xué)歷要求，其分布如圖7所示。對(duì)于專業(yè)背景，一部分的機(jī)構(gòu)要求應(yīng)聘者的專業(yè)為檔案學(xué)、文秘和計(jì)算機(jī)專業(yè)，一部分機(jī)構(gòu)要求應(yīng)聘者來自圖書館學(xué)、漢語言文學(xué)，還有部分機(jī)構(gòu)的招聘不限專業(yè)；對(duì)于學(xué)歷的要求，基本以專科學(xué)歷為主，只有2家機(jī)構(gòu)要求從業(yè)人員為本科以上學(xué)歷，還有一家機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)歷專業(yè)均不要求。

由于在招聘時(shí)對(duì)應(yīng)聘者的專業(yè)背景限制不嚴(yán)，原有的專業(yè)壁壘和職業(yè)從業(yè)限制已經(jīng)被淡化，導(dǎo)致商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員構(gòu)成復(fù)雜，多數(shù)員工不是檔案專業(yè)科班出身，缺乏完備的檔案理論基礎(chǔ)，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)技能訓(xùn)練，很容易在檔案服務(wù)工作中犯下專業(yè)錯(cuò)誤；對(duì)員工的學(xué)歷要求不高，也易降低機(jī)構(gòu)員工的整體素質(zhì)，使其只能從事較為簡單和初級(jí)的檔案整理工作，缺乏應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案服務(wù)的新能力。

（3）知識(shí)技能。利用BlueMC詞云工具對(duì)招聘信息進(jìn)行詞頻分析，抽取篩選出來1923個(gè)描述知識(shí)技能的術(shù)語。按照檔案工作所需的知識(shí)技能的結(jié)構(gòu)，將能力類型分為工作能力、信息處理能力、專業(yè)能力、文字表達(dá)能力、溝通交流能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力6種類型，分別統(tǒng)計(jì)各類目下術(shù)語出現(xiàn)的頻次，按照詞頻標(biāo)準(zhǔn)劃分為6個(gè)等級(jí)，如表1所示：

我們還對(duì)招聘信息中出現(xiàn)頻率較高的“關(guān)鍵詞”形成“詞云圖”（見圖9），以可視化的方式展示機(jī)構(gòu)對(duì)從業(yè)人員知識(shí)技能的要求。詞頻排名前五的關(guān)鍵詞分別是“負(fù)責(zé)”“熟練”“整理”“辦公軟件”“責(zé)任心”。

可見，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、熟練運(yùn)用辦公軟件以及熟悉檔案整理方法是各機(jī)構(gòu)對(duì)從業(yè)人員的普遍要求。

3.4.2 業(yè)務(wù)種類與營銷方式分析。 我國商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)種類主要分為檔案咨詢類、檔案寄存類、檔案信息化類、檔案裝具類和檔案整理類[9]，營銷方式主要為網(wǎng)站主頁、400電話、電子郵箱、公司電話、微信/QQ等，具體調(diào)查統(tǒng)計(jì)結(jié)果見表2（為了保護(hù)企業(yè)隱私，研究對(duì)象名稱統(tǒng)一使用其在河南省檔案局備案的編號(hào)）。

從業(yè)務(wù)種類上看，向客戶提供檔案整理和檔案信息化服務(wù)是主要的服務(wù)方式，此外就是提供檔案咨詢、檔案寄存和檔案裝具的服務(wù)。從整體分析，這些業(yè)務(wù)種類普遍集中于檔案實(shí)體管理且技術(shù)含量偏低的領(lǐng)域，業(yè)務(wù)重合度較高，缺少特色和精細(xì)化服務(wù)。

從營銷方式上看，設(shè)立公司電話和電子郵箱是普遍的聯(lián)系方式，有一半的機(jī)構(gòu)開設(shè)了獨(dú)立的官網(wǎng)推介業(yè)務(wù)，四分之一的機(jī)構(gòu)設(shè)有400企業(yè)服務(wù)熱線或公布有微信/QQ的二維碼可供添加。從整體上看，新媒體的使用以及與用戶的交流溝通方面存在不足。在信息化時(shí)代，人們更習(xí)慣于從網(wǎng)絡(luò)上獲取信息，缺少網(wǎng)站信息不利于客戶對(duì)公司情況的了解，也不利于公司宣傳和業(yè)務(wù)推廣；400熱線體現(xiàn)了企業(yè)的服務(wù)意識(shí)，是信譽(yù)和實(shí)力的象征，許多機(jī)構(gòu)并未設(shè)置400熱線，降低了企業(yè)的信度；微信/QQ已逐漸成為大眾的主要互動(dòng)溝通工具，僅用電話、郵箱很難滿足客戶與公司之間的溝通與交流。

4 建議與對(duì)策

4.1 發(fā)展新生力量，拓展服務(wù)區(qū)域。河南省商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的增長較慢，而且區(qū)域集中現(xiàn)象明顯。由于扎堆集中于省會(huì)鄭州，勢(shì)必會(huì)造成地理上的市場缺失。這種局面既是發(fā)展瓶頸也是機(jī)遇。由于省內(nèi)大多數(shù)地區(qū)的市場尚未開發(fā)，具有很大的市場潛力，很適合新生機(jī)構(gòu)發(fā)展。新成立的機(jī)構(gòu)或是有能力開拓新市場的現(xiàn)有機(jī)構(gòu)可以考慮在其他地市開展業(yè)務(wù)，選擇性價(jià)比較高的區(qū)域拓展業(yè)務(wù)空間。目前，國內(nèi)的商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)尚處于發(fā)展時(shí)期，行業(yè)內(nèi)的競爭還不是很激烈，也比較適合小微企業(yè)起步創(chuàng)業(yè)發(fā)展。

4.2 出臺(tái)政策頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建良好投資環(huán)境。目前省內(nèi)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)絕大部分屬于民營企業(yè)，資本結(jié)構(gòu)單一，缺乏行業(yè)領(lǐng)頭羊與統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)劃。對(duì)此，河南省政府和省檔案局可以通過出臺(tái)行業(yè)政策和行業(yè)規(guī)范來指導(dǎo)行業(yè)發(fā)展。在國家強(qiáng)調(diào)大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的大背景下，通過政策的頂層設(shè)計(jì)和引導(dǎo)，建立完善的政府保障機(jī)制，構(gòu)建公平競爭的良好投資環(huán)境，培育市場，吸引外資，為其創(chuàng)造更為寬松的發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)省內(nèi)商業(yè)型檔案服務(wù)行業(yè)的快速發(fā)展。

4.3 實(shí)施集聚發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建虛擬化產(chǎn)業(yè)集團(tuán)。中小微企業(yè)集聚發(fā)展是指中小微企業(yè)在地理空間上集中并以集群化的方式發(fā)展[10]，形成發(fā)達(dá)的中小微企業(yè)集群，依靠精細(xì)的專業(yè)化分工提供特色化和個(gè)性化服務(wù)。

作為資源規(guī)模小的中小微企業(yè)，應(yīng)該集中資源打造核心競爭力，專注提升某一項(xiàng)服務(wù)的技術(shù)水平，并依靠其優(yōu)勢(shì)技術(shù)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。一定地域范圍的小微企業(yè)可以考慮區(qū)域聯(lián)合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)技術(shù)，為客戶提供“鏈接式”服務(wù)，虛擬集團(tuán)化，間接擴(kuò)大規(guī)模，共同創(chuàng)造區(qū)域性品牌。

4.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，發(fā)展優(yōu)質(zhì)特色服務(wù)。整體從業(yè)人員技能水平較低就僅能從事簡單的檔案整理工作，影響整體服務(wù)向價(jià)值鏈高端發(fā)展。引進(jìn)擁有專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)并掌握相關(guān)信息技術(shù)的高素質(zhì)人才作為發(fā)展的主力軍，并通過建立學(xué)習(xí)型組織和創(chuàng)新空間，培育企業(yè)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，激發(fā)從業(yè)人員的創(chuàng)造力。

對(duì)于商業(yè)型服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，提供特色服務(wù)或精細(xì)化、專業(yè)化服務(wù)是立足之本。企業(yè)應(yīng)注重培育優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目，在企業(yè)之間形成差異化特色發(fā)展；在營銷方式上開拓網(wǎng)絡(luò)在線交易，廣泛利用網(wǎng)站、微信、微博等新媒體形式開拓新的市場，搜尋潛在客戶，發(fā)展在線交易，等等。

最后，需要指出的是本研究僅僅針對(duì)在河南省檔案局備案并公示的22家商業(yè)型檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)研和分析，采集的數(shù)據(jù)樣本數(shù)量較小，可能導(dǎo)致分析結(jié)果與實(shí)際狀況出現(xiàn)部分偏離，在下一步的研究中我們將采集更多的數(shù)據(jù)進(jìn)行修正和補(bǔ)充。

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（作者單位：鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院 來稿日期：2018-01-18）