不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)整合和檔案整理的基礎

王偉英

摘 要：不動產(chǎn)實體的不可移動性和不動產(chǎn)自然狀況、權(quán)屬狀況的動態(tài)性，使不動產(chǎn)登記檔案之間具有復雜的關聯(lián)性。文章分別從不動產(chǎn)的自然狀況和權(quán)利歸屬兩個角度，梳理不動產(chǎn)登記檔案的關聯(lián)關系，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后的數(shù)據(jù)整合和檔案整理工作提供參考。

關鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案；特性；關聯(lián)；關系

不動產(chǎn)登記檔案，是指在不動產(chǎn)登記工作中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。[1]隨著我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的實施，各地不動產(chǎn)登記職能整合陸續(xù)完成，原來分散管理的登記檔案也將移交給新組建的不動產(chǎn)登記機構(gòu)統(tǒng)一保管。由于原登記檔案數(shù)量大、種類多、管理方式不統(tǒng)一，登記數(shù)據(jù)和電子檔案也分別存在于不同的數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)中，移交后需要進行不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)整合和紙質(zhì)檔案整理，以建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理平臺和數(shù)據(jù)庫。準確梳理不動產(chǎn)檔案之間的關聯(lián)關系，是開展不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)整合和紙質(zhì)檔案整理的前提和基礎。

本文分別從不動產(chǎn)的自然狀況和權(quán)利歸屬兩個角度，梳理不動產(chǎn)登記檔案之間的關聯(lián)關系，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后的數(shù)據(jù)整合和檔案整理工作提供一些參考。

本文所稱不動產(chǎn)僅指土地、房屋；所稱不動產(chǎn)登記檔案包括實施不動產(chǎn)統(tǒng)一登記以前形成的土地登記檔案和房屋登記檔案（以下簡稱存量登記檔案），以及實施不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后形成的不動產(chǎn)登記檔案；從載體形式上區(qū)分，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。

1 不動產(chǎn)登記檔案的關聯(lián)性

不動產(chǎn)登記檔案所記錄的內(nèi)容主要包括兩個方面：一是不動產(chǎn)的自然狀況，二是不動產(chǎn)的權(quán)屬狀況。在不動產(chǎn)的自然狀況中，空間位置固定不變，但街道名稱、用途、面積等會發(fā)生改變；不動產(chǎn)的權(quán)屬變化則更頻繁，如交易、分割、繼承、抵押、查封等。

自然狀況和權(quán)屬狀況發(fā)生變化后，權(quán)利人應當申請相應類型的不動產(chǎn)登記，隨之產(chǎn)生新的不動產(chǎn)登記檔案。先后產(chǎn)生的、各類不動產(chǎn)登記檔案之間，有著不同的關聯(lián)關系。

在各類不動產(chǎn)登記檔案中，記錄和反映不動產(chǎn)當前自然狀況、權(quán)屬狀況和受限制情況的檔案，屬于現(xiàn)勢檔案；其余的均屬于歷史檔案。部分不需要永久保存的登記檔案，從其轉(zhuǎn)為歷史檔案的時間算起，達到規(guī)定年限后即可按程序銷毀。

2 基于不動產(chǎn)自然狀況的關聯(lián)關系

以一套常見的普通商品住房a（以下簡稱住房a）為例，假如a位于××小區(qū)1號樓一單元5010室，以a為參照物，相關不動產(chǎn)與a的關聯(lián)關系有三類：坐落關聯(lián)、相鄰關聯(lián)、變化關聯(lián)。其中坐落關聯(lián)和相鄰關聯(lián)可統(tǒng)稱為空間關聯(lián)。

2.1 坐落關聯(lián)。坐落關聯(lián)是不動產(chǎn)之間最基本、最直接的關聯(lián)關系。與住房a直接相關的不動產(chǎn)為： ××小區(qū)1號樓（為方便表述，以下稱之為A-1樓）；1號樓所在的宗地（為方便表述，以下稱之為宗地A）。這三者就像父親、兒子和孫子的關系，先有宗地，再有樓幢，然后有房。這三者的登記檔案也有著最緊密的關聯(lián)關系：住房a的登記檔案與A-1樓的登記檔案互為關聯(lián)卷，A-1樓的登記檔案與宗地A的登記檔案互為關聯(lián)卷。如果是獨棟住宅，則只有樓幢與宗地的關聯(lián)。

實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記前，土地登記職能在國土資源部門，房屋登記職能在房管部門，相應的登記檔案也分別在兩個部門管理。本來存在緊密業(yè)務關聯(lián)的兩個登記機構(gòu)和兩個檔案管理機構(gòu)之間，實際工作中聯(lián)系溝通很少。

實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，土地、房屋登記職能整合到一個部門。登記機構(gòu)在對住房a一類不動產(chǎn)進行登記時，首先要通過查閱原有的登記檔案和地籍圖，明確該不動產(chǎn)的坐落關系，并進行“落宗”，做到房落幢、幢落宗、宗落地，實現(xiàn)每一套房、每一幢樓、每一塊宗地的準確定位。

近兩年的不動產(chǎn)登記工作中常發(fā)現(xiàn)部分“有房無地”“房地不照”的情況，即：有的房屋只辦理了房產(chǎn)證，卻沒有辦理土地證，甚至該房屋所占用土地根本就沒有取得土地使用權(quán)；有的雖然“兩證”齊全，但房屋登記檔案中記載的土地信息與土地登記檔案中同類登記信息不一致。這種情況導致一部分房屋無法順利“落宗”，這也正是不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后很多地市“辦證慢、辦證難”的根本原因。與之相反，部分房屋雖然僅有房產(chǎn)證、沒有土地證，但卻通過查找所在樓幢和所在宗地的登記檔案，確定了自己的“身份信息”，能夠順利“落宗”，辦理不動產(chǎn)登記。

2.2 相鄰關聯(lián)。相鄰關聯(lián)是不動產(chǎn)之間間接的關聯(lián)關系。與住房a相鄰的不動產(chǎn)包括：××小區(qū)1號樓上a以外的其他房屋；1號樓所在宗地上的其他樓幢；××小區(qū)的其他宗地（該小區(qū)占用一塊宗地以上的）。如果把坐落關聯(lián)的不動產(chǎn)比作“父、子、孫”，那么相鄰關聯(lián)的不動產(chǎn)就像“兄、弟、叔、伯”，他們與“父、子、孫”同處于××小區(qū)這個大家庭里。

宗地圖和樓盤表是反映不動產(chǎn)相鄰關系最直觀的圖表，在不動產(chǎn)登記信息管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中處于各類關聯(lián)關系的中樞地位。在不動產(chǎn)登記信息管理系統(tǒng)中，以宗地圖和樓盤表為基礎，分別建立起各類信息數(shù)據(jù)的準確關聯(lián)，從而實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息和電子檔案的快捷查詢。在不動產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案管理中，可以以“地籍區(qū)+地籍子區(qū)+宗地+樓幢+房”為構(gòu)架確定分類方案、上架擺放方法，方便手工查找；也可以以“年度+登記類別+流水號”為構(gòu)架分類、上架，然后再以“地籍區(qū)+地籍子區(qū)+宗地+樓幢+房”為構(gòu)架編制檢索工具，提高手工檢索效率。

另外，以住宅小區(qū)形式建設的不動產(chǎn)，對小區(qū)共有部分享有共有權(quán)利?！恫粍赢a(chǎn)登記暫行條例實施細則》第三十六條規(guī)定，“辦理房屋所有權(quán)首次登記時，申請人應當將建筑區(qū)劃內(nèi)依法屬于業(yè)主共有的道路、綠地、其他公共場所、公用設施和物業(yè)服務用房及其占用范圍內(nèi)的建設用地使用權(quán)一并申請登記為業(yè)主共有。業(yè)主轉(zhuǎn)讓房屋所有權(quán)的，其對共有部分享有的權(quán)利依法一并轉(zhuǎn)讓”。[2]如果要了解住房a對所在小區(qū)共有部分享有的權(quán)利狀況，僅從住房a的登記檔案中無法查到有關情況，需要查閱與其相鄰不動產(chǎn)××小區(qū)1號樓或者其他樓幢的登記檔案。

2.3 變化關聯(lián)。自然狀況的變化關聯(lián)也是不動產(chǎn)之間重要的關聯(lián)關系。不動產(chǎn)自然狀況發(fā)生變化或滅失的情況主要有：行政區(qū)劃調(diào)整；界址、面積變化；街道名稱、門牌號變化；用途改變；翻建、改建、擴建等；拆遷改造滅失等。當不動產(chǎn)的自然狀況發(fā)生變化后，依照不動產(chǎn)權(quán)利人的申請，不動產(chǎn)登記機構(gòu)為權(quán)利人辦理不動產(chǎn)變更登記，形成新的登記檔案，該案卷與變更前的案卷互為關聯(lián)卷。

因申請有誤或登記機構(gòu)失誤導致不動產(chǎn)自然狀況登記記載與實際情況不一致的，登記機構(gòu)可以依申請或依職權(quán)辦理不動產(chǎn)更正登記，更正登記前后的檔案也互為關聯(lián)卷。

3 基于不動產(chǎn)權(quán)屬變化的關聯(lián)關系

不動產(chǎn)作為當今社會生活中的重要財產(chǎn)，大多數(shù)會經(jīng)歷轉(zhuǎn)讓、變更、抵押、贈與、繼承、注銷等權(quán)屬變化。不動產(chǎn)權(quán)屬變化以其所有權(quán)或使用權(quán)變化為主線，以其所有權(quán)或使用權(quán)在現(xiàn)勢狀態(tài)下發(fā)生的其他權(quán)屬變化或受限制情況為支線。

不動產(chǎn)權(quán)屬變化的主線：不動產(chǎn)所有權(quán)或使用權(quán)的設立、變更、轉(zhuǎn)移、更正、注銷等，相應登記（注銷除外）發(fā)放不動產(chǎn)權(quán)利證書，所產(chǎn)生的登記檔案保管期限一般為永久。

不動產(chǎn)權(quán)屬變化的支線：不動產(chǎn)抵押權(quán)或地役權(quán)的設立、變更、轉(zhuǎn)移、更正、注銷等，以及查封不動產(chǎn)、對不動產(chǎn)登記內(nèi)容的異議，相應登記（注銷、查封、異議除外）發(fā)放不動產(chǎn)登記證明，所產(chǎn)生的登記檔案保管期限一般為定期。

不動產(chǎn)權(quán)屬每發(fā)生一次變化就會產(chǎn)生一份新的登記檔案，這些檔案真實記錄了不動產(chǎn)的自然狀況和權(quán)屬變化、流轉(zhuǎn)過程，形成了一個個完整的、上下關聯(lián)、左右關聯(lián)的信息鏈。

3.1上下關聯(lián)（也稱縱向關聯(lián)）。上下關聯(lián)是不動產(chǎn)權(quán)屬主線變化產(chǎn)生的關聯(lián)關系，以權(quán)利主體或權(quán)利內(nèi)容的改變?yōu)樘卣鳎蕟尉€延伸態(tài)勢，直到不動產(chǎn)消滅。還以住房a為例，假如權(quán)利人張三從某房地產(chǎn)開發(fā)公司購得該房并辦理不動產(chǎn)登記后，轉(zhuǎn)讓給李四，后李四又出售給王五，最后因城市改造，該房屋及其所在樓整體拆除。那么，因住房a權(quán)屬變化而產(chǎn)生的不動產(chǎn)登記檔案為：

某房地產(chǎn)開發(fā)公司宗地A登記檔案→某房地產(chǎn)開發(fā)公司××小區(qū)1號樓登記檔案→權(quán)利人張三住房a登記檔案→權(quán)利人李四住房a登記檔案→權(quán)利人王五住房a登記檔案→權(quán)利人王五住房a注銷登記檔案。上述關系鏈中，每相鄰上下兩手檔案互為關聯(lián)卷。

在傳統(tǒng)管理方式下，為方便查找，上述檔案被存放在一起，使用一個檔案號；甚至從權(quán)利人張三住房a登記檔案開始，之后產(chǎn)生的檔案均要與原檔案合卷。隨著信息技術(shù)在不動產(chǎn)登記檔案管理工作中的運用，上述檔案均可以單獨立卷，也可以按其產(chǎn)生的時間先后，編制不同的檔案號、存放于庫房的不同位置，只需要在不動產(chǎn)登記檔案信息管理系統(tǒng)中建立其關聯(lián)關系，即可快速查找到其存放位置。有條件的還可以將數(shù)字化后的電子檔案導入系統(tǒng)，實現(xiàn)掛接、融合，查詢利用檔案則無需再調(diào)取原件。

3.2 左右關聯(lián)（也稱橫向關聯(lián)）。左右關聯(lián)是不動產(chǎn)權(quán)屬支線變化產(chǎn)生的關聯(lián)關系，可同時存在多個關聯(lián)關系，且只能在不動產(chǎn)權(quán)利現(xiàn)勢狀態(tài)下存在。比如，當住房a的權(quán)利人為張三期間：張三以該不動產(chǎn)抵押貸款，辦理了不動產(chǎn)抵押權(quán)首次登記，隨后因擔保范圍發(fā)生變化又辦理了抵押權(quán)變更登記，還清貸款后辦理了抵押權(quán)注銷登記，先后產(chǎn)生一組、3卷登記檔案；有利害關系人申請異議登記，到期后該登記失效，產(chǎn)生一組、2卷登記檔案；曾被某法院查封，后又解除查封，先后產(chǎn)生一組、2卷登記檔案。上述關聯(lián)關系的產(chǎn)生存在不確定性，或沒有，或一種，或多種，多種可同時存在。相應的，與權(quán)利人張三住房a登記檔案存在關聯(lián)關系的檔案，或沒有，或一組，或多組n卷。

4 結(jié)論

在全面準確梳理不動產(chǎn)登記檔案之間關聯(lián)關系的基礎上，通過實施不動產(chǎn)數(shù)據(jù)整合和紙質(zhì)檔案整理，將原來分散的登記業(yè)務數(shù)據(jù)、空間數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合到新的不動產(chǎn)登記信息管理系統(tǒng)中。

在不動產(chǎn)數(shù)據(jù)整合和紙質(zhì)檔案整理過程中，將不動產(chǎn)登記信息分別按空間位置和權(quán)屬變化建立起正確的關聯(lián)關系，將紙質(zhì)檔案經(jīng)過分類整理、掃描入庫、關聯(lián)掛接，建立起關聯(lián)正確、信息齊全的不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)省、市、縣與國家不動產(chǎn)登記信息平臺的對接，最終實現(xiàn)全國一個不動產(chǎn)登記信息管理平臺、一張不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍大圖的管理模式，真正實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，實現(xiàn)各類信息數(shù)據(jù)、電子檔案和紙質(zhì)檔案的快速查詢、利用。

參考文獻：

[1]《天津市不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》（津國土房地權(quán)〔2016〕23號）.

[2]《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》（國務院令第656號）.

（作者單位：鶴壁市不動產(chǎn)登記中心 來稿日期：2018-02-06）