人事檔案如何更好地發(fā)揮作用

衰野

【摘要】人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、作風(fēng)品德等個人情況文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。從人力資源開發(fā)與管理的角度來看，人事檔案又是社會公共信息非常重要的一個組成部分。本文主要針對人事檔案如何更好地發(fā)揮作用進行分析和討論。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；檔案材料

如何更好地選人用人，充分發(fā)揮人才的主動性、積極性、創(chuàng)造性是關(guān)系到我們事業(yè)成敗的大事。讓人才在適合的工作崗位上發(fā)揮應(yīng)有作用，人盡其才，才盡其用，使我國人口資源的潛在優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的人才優(yōu)勢，促進入力資源的有效配置。

一、人事檔案的利用現(xiàn)狀

人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷、保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎勵懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個人的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、各種保險的辦理以及出國、考研等有關(guān)證明的開具都會用到人事檔案。同時，人事檔案一直被認為是一種重要的信息載體，隨著各項檔案法規(guī)、方針、政策的宣傳、貫徹和執(zhí)行，特別是將檔案管理水平納入對單位工作的重要考核內(nèi)容之一以后，上至各級領(lǐng)導(dǎo)，下到單位個人對檔案更加重視。人事檔案由專職人員管理，其待遇和社會地位均有所改善。按常理說，諸多因素的改善，理應(yīng)大幅提升人事檔案的利用率，然而，實際的情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的分類

市場經(jīng)濟的發(fā)展，增大了人事檔案的管理與使用范圍，人事檔案即是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認可歸檔保存的個人材料。關(guān)于材料的分類在人事檔案中，材料的分類包括兩方面的含義，即檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

（一）檔案種類的判斷

在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案（如干部任免通知、請示報告、來往函件等）、紀檢檔案（如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等）、業(yè)務(wù)檔案（如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等）及其他類型檔案的材料歸人人事檔案。

（二）卷內(nèi)類別的判斷

人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號人座”，歸人相應(yīng)類別即可。但也有例外，有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。

三、人事檔案如何更好地發(fā)揮作用

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實際等內(nèi)容的文件材料，是考察、使用干部的重要依據(jù)，是解決工資待遇、落實離退休政策以及總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的重要憑證。

（一）實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化

人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

（二）提高人事檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

（三）實施動態(tài)管理

人事檔案的內(nèi)在特點限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會的穩(wěn)定、和諧，是正?，F(xiàn)象。同時，作為我國人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會生活中無論對個人還是對集體、國家都發(fā)揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認識人事檔案的自身特點，轉(zhuǎn)變以利用價值論保存價值的觀念，借助當(dāng)下檔案管理發(fā)展的有利條件，掌握現(xiàn)代管理手段，提高工作效率，認真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內(nèi)容的真實、完善，改變?nèi)耸聶n案內(nèi)容千篇一律，缺乏個體差異的現(xiàn)狀，及時更新人事檔案內(nèi)容，使人事檔案不僅能真實記錄一個人的成長歷程，也能夠全面地反映一個人當(dāng)前的業(yè)務(wù)水平，工作狀況，業(yè)績創(chuàng)新能力。在人事檔案內(nèi)容更新手段和動態(tài)管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發(fā)揮人事檔案的保存價值。

（四）提高檔案管理的信息化

對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方法進行，這兩種方法均是有一定科學(xué)性，但用記起來費時，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為了提高檔案管理水平，可以采取計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利于計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

四、結(jié)束語

檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)理念，充分利用信息平臺和現(xiàn)代先進設(shè)施逐步提高檔案管理水平，為托檔人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升檔案管理部門的自身形象，促進入事檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展。

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