大型企業(yè)全員電子考勤系統(tǒng)的設計

諶孫權

(武鋼集團有限公司人力資源部 湖北 武漢：430081)

目前，國內(nèi)很多大型企業(yè)下屬公司分布在全國各個地方，甚至是全球各處。隨著企業(yè)業(yè)務的不斷擴大，業(yè)務市場的范圍也越來越廣泛，在人力資源管理中，原始的紙質(zhì)版考勤辦法已經(jīng)無法滿足企業(yè)的快速發(fā)展和壯大。如何利用信息化，快速、高效、準確的完成考勤打卡、請假、審批、移動考勤、統(tǒng)計，并與現(xiàn)有的eHR(人力資源管理信息系統(tǒng))和一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為員工的薪酬、福利等提供出勤記錄和原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)發(fā)展壯大必須面對的問題。本文從大型企業(yè)的集團層面來規(guī)劃設計全員電子考勤系統(tǒng)，使其覆蓋所有下屬單位員工。

1 實現(xiàn)目標

目前，全員電子考勤系統(tǒng)在中小企業(yè)的應用較為廣泛，但大型企業(yè)的應用相對較少，因為本身大型企業(yè)都有完善的ERP和eHR系統(tǒng)等，如果獨立建設電子考勤系統(tǒng)，考勤數(shù)據(jù)信息將會變成信息孤島，無法實現(xiàn)與現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)動和共享，所以我們要建設的是與大型企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)互相聯(lián)動、數(shù)據(jù)共享的電子考勤子系統(tǒng)，關鍵點是各種接口的建設與數(shù)據(jù)同步。另外，為規(guī)范勞動紀律和考勤，采用一個考勤系統(tǒng)會在人力資源管理應用中掌握整個企業(yè)的考勤情況，為企業(yè)人力資源諸多決策提供決策依據(jù)。同時，采用異地移動考勤，手機端上報考勤數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)能夠全面覆蓋所有員工。

系統(tǒng)初期考慮在1-2個單位先行試點，開發(fā)和建設全員電子考勤系統(tǒng)的諸多應用功能，并實現(xiàn)與現(xiàn)有的eHR和一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、聯(lián)動，為薪酬發(fā)放和勞動紀律管理提供技術支撐。再按照需求推送給其他各生產(chǎn)經(jīng)營單位使用。

(1)試點單位設置固定考勤點，完成考勤刷卡設備的安裝，實現(xiàn)刷卡方式的考勤管理。

(2)為外勤人員提供移動考勤管理模塊，允許外勤、出差人員在手機端完成異地考勤簽到，同時配合GPS定位功能，確保外勤人員考勤數(shù)據(jù)的真實性。

(3)實現(xiàn)全員考勤管理系統(tǒng)與現(xiàn)行人力資源信息系統(tǒng)的深度整合，考勤數(shù)據(jù)成為人力資源管理活動的基礎數(shù)據(jù)來源，為人力資源提供考勤記錄統(tǒng)計、薪酬發(fā)放和勞動紀律管理的基礎數(shù)據(jù)支撐。

(4)實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)考勤數(shù)據(jù)與企業(yè)ERP、一卡通等其他信息系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)同步。

(5)實現(xiàn)考勤系統(tǒng)與各下屬單位的ERP系統(tǒng)間的接口，共享集團考勤數(shù)據(jù)。

(6)實現(xiàn)與現(xiàn)有的一卡通整合，實現(xiàn)一卡多用。

2 設計分析

2.1 全員電子考勤系統(tǒng)業(yè)務流程設計

電子考勤系統(tǒng)業(yè)務流程依托的是原來的紙質(zhì)考勤和業(yè)務規(guī)則，需要重新梳理，并在使用中不斷磨合完善，如圖1所示。

2.2 建設平臺依托于現(xiàn)有的集團人力資源信息系統(tǒng)

考勤管理是人力資源管理的一個重要領域，考勤管理的結果將直接作用于人力資源管理中的薪酬發(fā)放、員工考核、員工績效等管理活動；同時人力資源管理活動中的員工調(diào)動、崗位調(diào)動等員工異動的活動結果，又將直接影響員工的考勤結果。所以考勤管理活動本身是人力資源管理活動的一個重要組成部分，二者不可分割。

在同一個平臺上建設，則避免了大量的、不必要的數(shù)據(jù)交換帶來的系統(tǒng)開銷，同時也解決了數(shù)據(jù)實時性的問題。

圖1 全員電子考勤業(yè)務流程圖

2.3 考勤管理系統(tǒng)軟件統(tǒng)一設計

現(xiàn)有集團人力資源信息系統(tǒng)的應用范圍已經(jīng)覆蓋到集團下屬所有單位和員工，已經(jīng)是一個全員參與的系統(tǒng)，全員電子考勤系統(tǒng)作為集團應用的一次補充建設，應用功能需求主體滿足1-2個試點單位，以本主體的需求推送給其他各生產(chǎn)經(jīng)營單位使用。

2.4 設備供應分步實施

由于終端用戶的分布范圍較廣，在完成了應用軟件整體設計，在軟件上實現(xiàn)了全員考勤的基礎上，分步進行刷卡設備、網(wǎng)絡的安裝實施。

3 具體實施情況和方案

3.1 總體架構

集團公司全員考勤系統(tǒng)將被定義為三部分：考勤設備、考勤機軟件系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)。本次考勤項目，采用穩(wěn)定可靠的集團內(nèi)部網(wǎng)絡來傳輸。對于非外勤員工，采用刷卡機制或管理人員線上手動打考勤的機制，整體架構如圖2所示。對于外勤、異地員工應用移動考勤應用，采用手機簽到配合GPS跟蹤的模式，整體架構如圖3所示。整個考勤管理子系統(tǒng)管理和功能的系統(tǒng)設計結構如圖4所示。

圖2 非外勤員工應用整體架構圖

圖3 移動考勤應用整體架構圖

3.2 考勤管理應用系統(tǒng)

全員電子考勤管理應用系統(tǒng)分為非外出員工本地考勤應用和外出員工的異地移動考勤應用兩大類。

應用系統(tǒng)依托集團的考勤規(guī)則和排班管理情況。非外出員工獲取考勤機軟件的刷卡記錄數(shù)據(jù)或管理人員線上手動處理的異常考勤數(shù)據(jù)，匯整成考勤記錄；異地外勤員工，獲取移動終端(手機)的簽到/退數(shù)據(jù)，結合GPS的地理位置數(shù)據(jù)，匯整成考勤記錄，主要功能包括：

圖4 系統(tǒng)設計架構圖

3.2.1 基礎設定

請假管理：管理各類請假記錄。

外勤管理：管理員工的外勤申請、審核記錄。

出差管理：管理員工的出差申請、審核記錄。

節(jié)假日設定：設定國家法定假日的日期和補班日期。

各單位上下班時間設定：設定單位的上下班時間，作為考勤匯整的依據(jù)。

排班管理：各單位授權人員設定其管轄范圍內(nèi)各倒班職工的上下班時間安排。

3.2.2 非外勤員工考勤管理

刷卡記錄管理：定時采集考勤機的考勤記錄到本系統(tǒng)中。

員工考勤初始設定管理：對于那些沒有安裝考勤設備的單位，系統(tǒng)結合基礎設定中的設定值，每晚生成第二天員工的正常考勤數(shù)據(jù)，即員工的初始設定考勤數(shù)據(jù)。

員工考勤確認：對于那些沒有安裝考勤設備的單位，各分級授權人員針對系統(tǒng)生成的員工初始設定考勤數(shù)據(jù)，進行異?？记诘奶幚?，同時完成當前考勤確認工作。

3.2.3 異地移動考勤管理

圖5 手機移動考勤通信

簽到/退管理：提供手機端應用，外勤、出差人員通過手機應用上傳簽到/退時間，同時開啟手機GPS定位功能，上傳該時間點的地理位置信息，如圖5所示。GIS應用：提供地圖查詢功能，將讀取到的GPS定位信息，顯示成地圖信息，如圖6所示。

外勤員工位置查詢：在設定的時間段內(nèi)，查詢員工的外地簽到信息。

圖6 異地移動考勤

3.2.4 考勤統(tǒng)計

生成考勤表：根據(jù)集團統(tǒng)一的考勤統(tǒng)計維度，統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)，生成月度考勤報表。

考勤查詢：提供員工和考勤員查詢員工本人和部門員工的考勤記錄。

異?？记谔幚恚簩τ诰W(wǎng)絡異常等特殊情況，授權人員在系統(tǒng)中進行考勤更正的處理。

3.2.5 與外部應用的接口

與考勤設備軟件接口：提供接口，定時讀取考勤機服務器中存儲的刷卡數(shù)據(jù)(包括刷卡機數(shù)據(jù)和手機移動終端的數(shù)據(jù))。

與集團其他系統(tǒng)及一卡通系統(tǒng)間基礎數(shù)據(jù)同步。

與下屬各單位的ERP系統(tǒng)間的接口。

3.3 考勤設備

考勤系統(tǒng)建設中的考勤設備包含有刷卡設備和移動終端設備(手機)。刷卡設備由前端的考勤機、攝像機(選配)和考勤服務器、考勤管理系統(tǒng)與信息錄入設備組成。

考勤機作為考勤數(shù)據(jù)的采集設備，考勤機軟件一般是考勤設備自帶的設備管理軟件，對員工的考勤識別信息進行實時的采集和比對，并進行記錄。這些記錄將作為員工的考勤數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將錄入數(shù)據(jù)庫，作為員工出勤依據(jù)。

該設計所選用考勤機應為具備指紋+刷卡+圖像抓拍的功能一體化考勤機?？梢愿鶕?jù)需要在不同的考勤區(qū)域設置不同的考勤數(shù)據(jù)采集模式。在員工考勤的同時，將抓拍一張實時環(huán)境圖像儲存入數(shù)據(jù)庫。人力資源部門可以通過考勤管理系統(tǒng)的界面，調(diào)取員工刷卡圖像進行比對，杜絕代打考勤的發(fā)生。

攝像機作為選配設備，具備考勤攝像監(jiān)督功能。攝像機安裝32G內(nèi)存卡后，可以提供1個星期以上的高清錄像。能對刷卡人員進行威懾，在考勤機無法正常刷卡時，能提供有效信息協(xié)助找出是機器故障還是人為破壞，并協(xié)助確定破壞者。

考勤服務器分為考勤前置服務器和考勤數(shù)據(jù)庫服務器。是考勤數(shù)據(jù)管理中心，所有設備的信號控制和信息收取以及與其他服務器的交互都由它來完成。能實時的對考勤機進行數(shù)據(jù)更新和收取刷卡考勤信息，以及管理門禁系統(tǒng)。

4 建設的意義與效率提升

綜上所述，在大型企業(yè)開發(fā)并應用于全員的電子考勤系統(tǒng)，可以更好的梳理考勤現(xiàn)狀，以現(xiàn)有人力資源管理信息系統(tǒng)為依托進行建設，以全局性的高度進行融合與匹配，輔以信息化建設手段，將全新的管理模式進行固化。同時，利用信息化手段，降低成本，節(jié)能降耗，減少人力、物力和財力在人員考勤上的持續(xù)性投入，并有效監(jiān)督勞動紀律，提高管控水平和工作效率。預計每年節(jié)約加班成本9%，提升溝通效率55%，節(jié)省人力資源工作人員手工工作90%以上。

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