大型企業(yè)全員電子考勤系統(tǒng)的設(shè)計

諶孫權(quán)

(武鋼集團(tuán)有限公司人力資源部 湖北 武漢：430081)

目前，國內(nèi)很多大型企業(yè)下屬公司分布在全國各個地方，甚至是全球各處。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)市場的范圍也越來越廣泛，在人力資源管理中，原始的紙質(zhì)版考勤辦法已經(jīng)無法滿足企業(yè)的快速發(fā)展和壯大。如何利用信息化，快速、高效、準(zhǔn)確的完成考勤打卡、請假、審批、移動考勤、統(tǒng)計，并與現(xiàn)有的eHR(人力資源管理信息系統(tǒng))和一卡通系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為員工的薪酬、福利等提供出勤記錄和原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)發(fā)展壯大必須面對的問題。本文從大型企業(yè)的集團(tuán)層面來規(guī)劃設(shè)計全員電子考勤系統(tǒng)，使其覆蓋所有下屬單位員工。

1 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

目前，全員電子考勤系統(tǒng)在中小企業(yè)的應(yīng)用較為廣泛，但大型企業(yè)的應(yīng)用相對較少，因為本身大型企業(yè)都有完善的ERP和eHR系統(tǒng)等，如果獨(dú)立建設(shè)電子考勤系統(tǒng)，考勤數(shù)據(jù)信息將會變成信息孤島，無法實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)動和共享，所以我們要建設(shè)的是與大型企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)互相聯(lián)動、數(shù)據(jù)共享的電子考勤子系統(tǒng)，關(guān)鍵點(diǎn)是各種接口的建設(shè)與數(shù)據(jù)同步。另外，為規(guī)范勞動紀(jì)律和考勤，采用一個考勤系統(tǒng)會在人力資源管理應(yīng)用中掌握整個企業(yè)的考勤情況，為企業(yè)人力資源諸多決策提供決策依據(jù)。同時，采用異地移動考勤，手機(jī)端上報考勤數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)能夠全面覆蓋所有員工。

系統(tǒng)初期考慮在1-2個單位先行試點(diǎn)，開發(fā)和建設(shè)全員電子考勤系統(tǒng)的諸多應(yīng)用功能，并實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的eHR和一卡通系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、聯(lián)動，為薪酬發(fā)放和勞動紀(jì)律管理提供技術(shù)支撐。再按照需求推送給其他各生產(chǎn)經(jīng)營單位使用。

(1)試點(diǎn)單位設(shè)置固定考勤點(diǎn)，完成考勤刷卡設(shè)備的安裝，實(shí)現(xiàn)刷卡方式的考勤管理。

(2)為外勤人員提供移動考勤管理模塊，允許外勤、出差人員在手機(jī)端完成異地考勤簽到，同時配合GPS定位功能，確保外勤人員考勤數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

(3)實(shí)現(xiàn)全員考勤管理系統(tǒng)與現(xiàn)行人力資源信息系統(tǒng)的深度整合，考勤數(shù)據(jù)成為人力資源管理活動的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，為人力資源提供考勤記錄統(tǒng)計、薪酬發(fā)放和勞動紀(jì)律管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

(4)實(shí)現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)考勤數(shù)據(jù)與企業(yè)ERP、一卡通等其他信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步。

(5)實(shí)現(xiàn)考勤系統(tǒng)與各下屬單位的ERP系統(tǒng)間的接口，共享集團(tuán)考勤數(shù)據(jù)。

(6)實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的一卡通整合，實(shí)現(xiàn)一卡多用。

2 設(shè)計分析

2.1 全員電子考勤系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

電子考勤系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程依托的是原來的紙質(zhì)考勤和業(yè)務(wù)規(guī)則，需要重新梳理，并在使用中不斷磨合完善，如圖1所示。

2.2 建設(shè)平臺依托于現(xiàn)有的集團(tuán)人力資源信息系統(tǒng)

考勤管理是人力資源管理的一個重要領(lǐng)域，考勤管理的結(jié)果將直接作用于人力資源管理中的薪酬發(fā)放、員工考核、員工績效等管理活動；同時人力資源管理活動中的員工調(diào)動、崗位調(diào)動等員工異動的活動結(jié)果，又將直接影響員工的考勤結(jié)果。所以考勤管理活動本身是人力資源管理活動的一個重要組成部分，二者不可分割。

在同一個平臺上建設(shè)，則避免了大量的、不必要的數(shù)據(jù)交換帶來的系統(tǒng)開銷，同時也解決了數(shù)據(jù)實(shí)時性的問題。

圖1 全員電子考勤業(yè)務(wù)流程圖

2.3 考勤管理系統(tǒng)軟件統(tǒng)一設(shè)計

現(xiàn)有集團(tuán)人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍已經(jīng)覆蓋到集團(tuán)下屬所有單位和員工，已經(jīng)是一個全員參與的系統(tǒng)，全員電子考勤系統(tǒng)作為集團(tuán)應(yīng)用的一次補(bǔ)充建設(shè)，應(yīng)用功能需求主體滿足1-2個試點(diǎn)單位，以本主體的需求推送給其他各生產(chǎn)經(jīng)營單位使用。

2.4 設(shè)備供應(yīng)分步實(shí)施

由于終端用戶的分布范圍較廣，在完成了應(yīng)用軟件整體設(shè)計，在軟件上實(shí)現(xiàn)了全員考勤的基礎(chǔ)上，分步進(jìn)行刷卡設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安裝實(shí)施。

3 具體實(shí)施情況和方案

3.1 總體架構(gòu)

集團(tuán)公司全員考勤系統(tǒng)將被定義為三部分：考勤設(shè)備、考勤機(jī)軟件系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)。本次考勤項目，采用穩(wěn)定可靠的集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來傳輸。對于非外勤員工，采用刷卡機(jī)制或管理人員線上手動打考勤的機(jī)制，整體架構(gòu)如圖2所示。對于外勤、異地員工應(yīng)用移動考勤應(yīng)用，采用手機(jī)簽到配合GPS跟蹤的模式，整體架構(gòu)如圖3所示。整個考勤管理子系統(tǒng)管理和功能的系統(tǒng)設(shè)計結(jié)構(gòu)如圖4所示。

圖2 非外勤員工應(yīng)用整體架構(gòu)圖

圖3 移動考勤應(yīng)用整體架構(gòu)圖

3.2 考勤管理應(yīng)用系統(tǒng)

全員電子考勤管理應(yīng)用系統(tǒng)分為非外出員工本地考勤應(yīng)用和外出員工的異地移動考勤應(yīng)用兩大類。

應(yīng)用系統(tǒng)依托集團(tuán)的考勤規(guī)則和排班管理情況。非外出員工獲取考勤機(jī)軟件的刷卡記錄數(shù)據(jù)或管理人員線上手動處理的異?？记跀?shù)據(jù)，匯整成考勤記錄；異地外勤員工，獲取移動終端(手機(jī))的簽到/退數(shù)據(jù)，結(jié)合GPS的地理位置數(shù)據(jù)，匯整成考勤記錄，主要功能包括：

圖4 系統(tǒng)設(shè)計架構(gòu)圖

3.2.1 基礎(chǔ)設(shè)定

請假管理：管理各類請假記錄。

外勤管理：管理員工的外勤申請、審核記錄。

出差管理：管理員工的出差申請、審核記錄。

節(jié)假日設(shè)定：設(shè)定國家法定假日的日期和補(bǔ)班日期。

各單位上下班時間設(shè)定：設(shè)定單位的上下班時間，作為考勤匯整的依據(jù)。

排班管理：各單位授權(quán)人員設(shè)定其管轄范圍內(nèi)各倒班職工的上下班時間安排。

3.2.2 非外勤員工考勤管理

刷卡記錄管理：定時采集考勤機(jī)的考勤記錄到本系統(tǒng)中。

員工考勤初始設(shè)定管理：對于那些沒有安裝考勤設(shè)備的單位，系統(tǒng)結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)定中的設(shè)定值，每晚生成第二天員工的正常考勤數(shù)據(jù)，即員工的初始設(shè)定考勤數(shù)據(jù)。

員工考勤確認(rèn)：對于那些沒有安裝考勤設(shè)備的單位，各分級授權(quán)人員針對系統(tǒng)生成的員工初始設(shè)定考勤數(shù)據(jù)，進(jìn)行異?？记诘奶幚恚瑫r完成當(dāng)前考勤確認(rèn)工作。

3.2.3 異地移動考勤管理

圖5 手機(jī)移動考勤通信

簽到/退管理：提供手機(jī)端應(yīng)用，外勤、出差人員通過手機(jī)應(yīng)用上傳簽到/退時間，同時開啟手機(jī)GPS定位功能，上傳該時間點(diǎn)的地理位置信息，如圖5所示。GIS應(yīng)用：提供地圖查詢功能，將讀取到的GPS定位信息，顯示成地圖信息，如圖6所示。

外勤員工位置查詢：在設(shè)定的時間段內(nèi)，查詢員工的外地簽到信息。

圖6 異地移動考勤

3.2.4 考勤統(tǒng)計

生成考勤表：根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一的考勤統(tǒng)計維度，統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)，生成月度考勤報表。

考勤查詢：提供員工和考勤員查詢員工本人和部門員工的考勤記錄。

異?？记谔幚恚簩τ诰W(wǎng)絡(luò)異常等特殊情況，授權(quán)人員在系統(tǒng)中進(jìn)行考勤更正的處理。

3.2.5 與外部應(yīng)用的接口

與考勤設(shè)備軟件接口：提供接口，定時讀取考勤機(jī)服務(wù)器中存儲的刷卡數(shù)據(jù)(包括刷卡機(jī)數(shù)據(jù)和手機(jī)移動終端的數(shù)據(jù))。

與集團(tuán)其他系統(tǒng)及一卡通系統(tǒng)間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步。

與下屬各單位的ERP系統(tǒng)間的接口。

3.3 考勤設(shè)備

考勤系統(tǒng)建設(shè)中的考勤設(shè)備包含有刷卡設(shè)備和移動終端設(shè)備(手機(jī))。刷卡設(shè)備由前端的考勤機(jī)、攝像機(jī)(選配)和考勤服務(wù)器、考勤管理系統(tǒng)與信息錄入設(shè)備組成。

考勤機(jī)作為考勤數(shù)據(jù)的采集設(shè)備，考勤機(jī)軟件一般是考勤設(shè)備自帶的設(shè)備管理軟件，對員工的考勤識別信息進(jìn)行實(shí)時的采集和比對，并進(jìn)行記錄。這些記錄將作為員工的考勤數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將錄入數(shù)據(jù)庫，作為員工出勤依據(jù)。

該設(shè)計所選用考勤機(jī)應(yīng)為具備指紋+刷卡+圖像抓拍的功能一體化考勤機(jī)?？梢愿鶕?jù)需要在不同的考勤區(qū)域設(shè)置不同的考勤數(shù)據(jù)采集模式。在員工考勤的同時，將抓拍一張實(shí)時環(huán)境圖像儲存入數(shù)據(jù)庫。人力資源部門可以通過考勤管理系統(tǒng)的界面，調(diào)取員工刷卡圖像進(jìn)行比對，杜絕代打考勤的發(fā)生。

攝像機(jī)作為選配設(shè)備，具備考勤攝像監(jiān)督功能。攝像機(jī)安裝32G內(nèi)存卡后，可以提供1個星期以上的高清錄像。能對刷卡人員進(jìn)行威懾，在考勤機(jī)無法正常刷卡時，能提供有效信息協(xié)助找出是機(jī)器故障還是人為破壞，并協(xié)助確定破壞者。

考勤服務(wù)器分為考勤前置服務(wù)器和考勤數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。是考勤數(shù)據(jù)管理中心，所有設(shè)備的信號控制和信息收取以及與其他服務(wù)器的交互都由它來完成。能實(shí)時的對考勤機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和收取刷卡考勤信息，以及管理門禁系統(tǒng)。

4 建設(shè)的意義與效率提升

綜上所述，在大型企業(yè)開發(fā)并應(yīng)用于全員的電子考勤系統(tǒng)，可以更好的梳理考勤現(xiàn)狀，以現(xiàn)有人力資源管理信息系統(tǒng)為依托進(jìn)行建設(shè)，以全局性的高度進(jìn)行融合與匹配，輔以信息化建設(shè)手段，將全新的管理模式進(jìn)行固化。同時，利用信息化手段，降低成本，節(jié)能降耗，減少人力、物力和財力在人員考勤上的持續(xù)性投入，并有效監(jiān)督勞動紀(jì)律，提高管控水平和工作效率。預(yù)計每年節(jié)約加班成本9%，提升溝通效率55%，節(jié)省人力資源工作人員手工工作90%以上。

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