高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

甘萍

隨著高校信息化水平的提高，智慧校園建設(shè)的不斷普及，高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。這不僅是教育信息化的必然要求，也是檔案管理部門的業(yè)務(wù)管理的需求。高校檔案室（館）是高校檔案工作的職能管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。數(shù)字檔案室（館）的建設(shè)，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案安全保管與永久存儲(chǔ)，有利于促進(jìn)高校檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

1 檔案數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的重要性

1）便利性。檔案數(shù)字化對(duì)高校檔案利用的方式會(huì)產(chǎn)生重要的影響。原有傳統(tǒng)的檔案管理模式是裝原始的檔案文件都是以紙質(zhì)介子進(jìn)行歸檔、整理、錄入和存儲(chǔ)，由于紙質(zhì)檔案本身存在的易潮、易蟲腐的特性加之經(jīng)常性使用翻閱，對(duì)保存來(lái)說(shuō)相當(dāng)困難。在辦公自動(dòng)化下產(chǎn)生的大量數(shù)字信息以云存儲(chǔ)、光盤等存儲(chǔ)載體，而形成的數(shù)字檔案信息是一個(gè)利用者只需要一臺(tái)電腦利用網(wǎng)絡(luò)在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己的檔案信息，大大的提高了檔案使用的便利性及檔案的使用效率。

2）低成本。高校的各類檔案每年都在遞增，大部分學(xué)校的檔案用房都相當(dāng)緊張。以我校為例，檔案庫(kù)房從2004年的250平方米到現(xiàn)在未增加過(guò)，每年檔案歸檔件數(shù)不斷地增加，庫(kù)房已經(jīng)爆滿。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在檔案時(shí)都需要投入大量的人力物力去整理、打印、存儲(chǔ)，也是一筆不少的費(fèi)用。如果實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，在一次性投入后不用對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行重復(fù)的復(fù)印，避免了原件在反復(fù)加以利用的過(guò)程中的人為破壞，還節(jié)約了保管的成本，同時(shí)還減輕了檔案庫(kù)房的壓力。因此，高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是必然的趨勢(shì)，只有加快檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，才能更好的服務(wù)于師生員工及社會(huì)。

3）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的資源共享。檔案數(shù)字化有利于快速檢索、多向傳遞，突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間、空間的限制。針對(duì)開放檔案，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)間、空間、地域限制，有針對(duì)性的、高效率地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，成為服務(wù)于高校檔案機(jī)構(gòu)、全校師生永不歇業(yè)的檔案館，極大地推動(dòng)了高校檔案工作不斷擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)的惠及面、覆蓋面、共享面。

2 高校檔案數(shù)字化管理建設(shè)存在的問(wèn)題

1）高校檔案數(shù)字化信息來(lái)源主要產(chǎn)生于智慧校園的OA智能辦公系統(tǒng)，但是辦公自動(dòng)化中的檔案管理部分只能滿足日常的文書檔案要求，并不能實(shí)現(xiàn)對(duì)基建圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA開發(fā)的開發(fā)過(guò)程中學(xué)校關(guān)注的重點(diǎn)是公文、科研、教學(xué)、人事等管理部門部分，忽略了檔案管理的內(nèi)容，所以O(shè)A系統(tǒng)在功能上有欠缺，檔案管理模塊存在著數(shù)據(jù)安全性和真實(shí)性方面缺陷。

2）區(qū)別于以往紙質(zhì)檔案的收集，數(shù)字化檔案的收集采用的是文檔一體化管理方式，這樣才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容（包括文本、圖形、影像、聲音等）、背景（包括文件產(chǎn)生的原因、形成過(guò)程、各階段的責(zé)任者等）、元數(shù)據(jù)（包括文件數(shù)據(jù)字典、邏輯結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用程序等）信息的完整性。因此電子文件歸檔范圍與接收監(jiān)管問(wèn)題就擺在了眼前，這就要要求必須理順業(yè)務(wù)關(guān)系。明確規(guī)定電子文件鑒定、接收、整理、保管、利用的方式；電子文件中心直接面對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其管轄文件的歸屬權(quán)仍屬于文件形成單位，數(shù)字檔案館是正式接收各形成單位的文件。其文件歸屬于檔案館。在現(xiàn)在的檔案工作中往往檔案館全包，文件形成單位只提供文件，而鑒定、整理等工作是屬于檔案館的工作。

3）由于數(shù)字檔案載體的特殊性，電子文件不直接閱讀，需要借助數(shù)字設(shè)備和相關(guān)的軟件讀取，信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字產(chǎn)品軟件、硬件的頻繁更新，產(chǎn)品相互之間兼容性存在差異，造成電子文件存儲(chǔ)、讀取等對(duì)原生成環(huán)境存在的依賴性。因此要解決電子文件對(duì)硬件、軟件的依賴性，長(zhǎng)期的可讀性是數(shù)字化檔案必須要解決的問(wèn)題。

3 高校檔案數(shù)字化管理的解決方案

1）更新觀念，提高思想認(rèn)識(shí)。由于高校社會(huì)功能日益增多，高校檔案形式和數(shù)量在不斷的增加，這對(duì)高校檔案管理工作提出新要求。因此我們必須更新觀念提高認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮高校檔案數(shù)字化對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，推動(dòng)高校檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)必需依賴大量高端的硬件設(shè)施和專業(yè)軟件的支撐，現(xiàn)代的技術(shù)設(shè)備更新周期越來(lái)越短，大多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注重點(diǎn)都在科研和教學(xué)的等方面經(jīng)費(fèi)投入，而對(duì)高校檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)學(xué)校檔案管理方面投入的資金有限，用于檔案數(shù)字化的資金投入就更少了，這就嚴(yán)重影響到檔案數(shù)字化的進(jìn)程。高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是學(xué)校發(fā)展歷史的見證者，作為學(xué)校信息資源重要的不可替代的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，提供必要的經(jīng)費(fèi)和工作條件，支持檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

3）檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，不是只要掌握檔案管理技能和熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和運(yùn)用就可完成的。因此檔案數(shù)字化建設(shè)必須在人員的配置上采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)和送出去相結(jié)合的方法，引進(jìn)新的既有檔案專業(yè)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合型人才，又要對(duì)原有檔案管理人員送出去培訓(xùn)，強(qiáng)化利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化處理的能力培訓(xùn)，這樣才能形成一支能適應(yīng)新形勢(shì)的專業(yè)化、技術(shù)化的高素質(zhì)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。

4）加強(qiáng)制度建設(shè)。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)制度是高檔檔案數(shù)字化建設(shè)的重要工作。目前各高校對(duì)數(shù)字化實(shí)施都沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。如果符合國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的管理系統(tǒng)，在信息數(shù)字化建設(shè)中共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案信息就不可能實(shí)際信息資源共享。因此盡快出國(guó)家統(tǒng)一的國(guó)家高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施細(xì)則，規(guī)范檔案信息數(shù)字化的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的認(rèn)同的標(biāo)準(zhǔn)體系，確保各學(xué)校之間檔案數(shù)字化后的資源共享。

綜上所述，辦公自動(dòng)化加快了檔案數(shù)字化的建設(shè)步伐，同時(shí)也是促進(jìn)了檔案管理工作與各個(gè)部門進(jìn)行有效地對(duì)接的重要途徑。要充分意識(shí)到高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，促使高校檔案管理與辦公自動(dòng)化有效融合，以此來(lái)提升檔案信息化的利用價(jià)值與檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王林娜.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考與研究.河北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào).2016.03

[2]張東.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)問(wèn)題研究.2011.04

[3]陳淑香.新時(shí)期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題及對(duì)策.2016.01