關(guān)于開展房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作的探討

張麗敏

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，近年來房地產(chǎn)行業(yè)取得了較快的發(fā)展，房屋交易數(shù)量不斷增加，這也給房產(chǎn)檔案管理工作帶來了較大的壓力。在這種情況下，需要加快推動(dòng)房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化，以此來提高房產(chǎn)檔案管理工作效率，更好的促進(jìn)房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；信息數(shù)據(jù)庫；標(biāo)準(zhǔn)

近年來房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展促使房產(chǎn)交易和租賃等工作量不斷增加，這也使房產(chǎn)檔案數(shù)量激增，給房產(chǎn)檔案管理工作帶來較大的挑戰(zhàn)。隨著房產(chǎn)檔案數(shù)量的增加，單純的依靠傳統(tǒng)的管理方法已無法滿足當(dāng)前各項(xiàng)工作的需求，在這種情況下，運(yùn)用數(shù)字化管理模式來實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的管理，可以有效的提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的隨時(shí)查閱和調(diào)取。

1 開展房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的必要性

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作主要是運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)，并通過網(wǎng)絡(luò)來對存儲(chǔ)的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，構(gòu)建統(tǒng)一的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的隨時(shí)查閱和調(diào)取，加快推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息共享的步伐。由于房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理打破了傳統(tǒng)管理模式的束縛，并進(jìn)一步對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了優(yōu)化，為信息獲取和信息獲取速度都帶來了積極的作用。而且通過開展房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作，實(shí)現(xiàn)了圖文結(jié)合，通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)來對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案管理的多樣化。而且能夠快速對檔案信息進(jìn)行分類、整理、排序和查閱，有效的提高了房產(chǎn)檔案管理的水平，進(jìn)一步推動(dòng)了房產(chǎn)檔案管理工作的有序開展。

當(dāng)前我國大部分權(quán)屬檔案都以紙質(zhì)檔案為主，但隨著城市規(guī)劃及老城改造，不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)量迅速增加，對于檔案信息的利用率也逐漸提高。在這種情況下，針對于房產(chǎn)檔案開展數(shù)字化管理變得越發(fā)重要。而且在房產(chǎn)交易過程中，由于涉及的方面較廣，對于專業(yè)具有較高的要求，交易雙方掌握更多的房產(chǎn)信息非常重要。通過開展房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，可以使雙方能夠了解房產(chǎn)的相關(guān)信息，從而做出正確的決策。而且在房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作中，可以通過對相關(guān)信息進(jìn)行分析，從而為政府部門對市場采取相關(guān)調(diào)控手段提供提供重要的依據(jù)，可以引導(dǎo)房地產(chǎn)企業(yè)能夠理性投資，有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，更好的推動(dòng)房地產(chǎn)市場的健康、有序發(fā)展。

2 房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化實(shí)施策略

2.1 提高對房產(chǎn)數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)

在當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作中，通過運(yùn)用數(shù)字化管理模式，能夠有效的提高檔案的利用率，更好的滿足社會(huì)的需求。在房產(chǎn)檔案管理工作中，運(yùn)用數(shù)字化管理模式可以有效的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資料的補(bǔ)充，確保房產(chǎn)檔案信息的完整性。同時(shí)在局域網(wǎng)及數(shù)據(jù)庫環(huán)境來登記房產(chǎn)信息，不僅保證了房產(chǎn)檔案資料的完整性和真實(shí)性，而且有利于全面提高房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平，使房產(chǎn)檔案能夠更好的為房產(chǎn)管理工作服務(wù)。

2.2 積極建立房產(chǎn)信息庫

在房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式中，需要將檔案資料和文件轉(zhuǎn)化為易于保存的形式，因此在實(shí)際工作中，通過建立房產(chǎn)檔案信息庫，可以將房產(chǎn)檔案信息錄入到信息庫中，這樣可以實(shí)現(xiàn)信息的便利檢索，即根據(jù)所要檢索的檔案信息，只需要輸入關(guān)鍵字就能夠查詢到自己需要的內(nèi)容，有效的提高了房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。而且房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建后，數(shù)據(jù)庫查詢工具也有效的提升了房產(chǎn)檔案資料的整合能力，為房產(chǎn)檔案信息的共享打下了良好的基礎(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的高效利用。

2.3 制定房產(chǎn)檔案數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)的策略

數(shù)字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數(shù)字化系統(tǒng)中，必須要充分地考慮各地的房產(chǎn)檔案實(shí)際情況，例如工作人員的配置情況、對數(shù)字化技術(shù)的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會(huì)對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化的推進(jìn)帶來一定的影響，因此在詳細(xì)地分析了這些基本因素之后，就可以適應(yīng)各個(gè)地區(qū)對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化推進(jìn)情況，從而有步驟地實(shí)施以及推進(jìn)數(shù)字化的管理模式。第二是加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式的步伐，由于我國每年房產(chǎn)檔案數(shù)量在不斷增加，其數(shù)量之龐大也使得檔案的庫存出現(xiàn)了一定的難題，例如存儲(chǔ)空間的有限性，因此在構(gòu)建數(shù)字化的管理模式中，可以通過先進(jìn)的技術(shù)把紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)為電子文件的形式，從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產(chǎn)檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時(shí)也能夠在權(quán)屬問題方面進(jìn)行資料登記，使用戶的房產(chǎn)資料能夠得到科學(xué)的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應(yīng)對檔案數(shù)量的增加。

2.4 完善房產(chǎn)檔案的數(shù)字化利用以及標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，房產(chǎn)檔案通過數(shù)字化管理后，可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作中，需要在國家的統(tǒng)一規(guī)范中確立良好的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，從而有效地提升房產(chǎn)檔案的管理水平，提升服務(wù)水平。同時(shí)在開展房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作中，基于用戶方面而言，需要對房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的利用權(quán)限給予一定的限定，用戶可以自行對相關(guān)的信息進(jìn)行查詢，同時(shí)房產(chǎn)檔案管理部門也能夠?yàn)橛脩籼峁┻h(yuǎn)程服務(wù)，不僅有效的提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量，而且實(shí)現(xiàn)了對檔案信息安全的有效保護(hù)。而且房檔案數(shù)字化管理模式實(shí)現(xiàn)后，通過內(nèi)部局域網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的查詢和利用，這對于房產(chǎn)檔案利用水平的提升起到了極為重要的作用。

3 結(jié)束語

迅速發(fā)展的房產(chǎn)行業(yè)給我國的房產(chǎn)檔案管理工作既帶來機(jī)遇也帶來挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在很多不足，只有不斷的進(jìn)行升級優(yōu)化，才能更好的與時(shí)代的發(fā)展相順應(yīng)，充分的發(fā)揮出房產(chǎn)檔案的重要作用。因此在當(dāng)前新形勢下，需要加快推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)、系統(tǒng)、全面、高效發(fā)展，以此來推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理工作的不斷完善。在推動(dòng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作中不僅要加強(qiáng)工作人員對數(shù)字檔案管理的認(rèn)識(shí)，還要不斷的加大投入，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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