對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的幾點思考

畢莉

摘 要：在企業(yè)整體運行過程中，檔案管理發(fā)揮了極為重要的作用，在社會發(fā)展新形勢下，企業(yè)還需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理效率，從而將企業(yè)檔案的作用充分發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

企業(yè)檔案是指和企業(yè)發(fā)展活動相關(guān)的文字以及媒體形式的資料，如科技檔案、財務檔案、設(shè)備檔案等。將所有有價值的資料整理歸檔，科學歸范地管理檔案，是一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作是企業(yè)日?？蒲?、生產(chǎn)、建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中一項不可或缺的基礎(chǔ)性工作， 是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。

1 做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的影響

能夠推動企業(yè)向前發(fā)展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的先決條件。而且對于企業(yè)的健康和安全發(fā)展也是一個基礎(chǔ)上的管理，企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。例如企業(yè)的管理與經(jīng)營、技術(shù)的開發(fā)以及產(chǎn)品的開發(fā)憑證等，這些都離不開企業(yè)原始和現(xiàn)有的供銷、人物等基礎(chǔ)性條件的確鑿數(shù)據(jù)。就個人而言，檔案的意義是每個人在學習和工作中的重要依據(jù)，而作為檔案的管理人員就要正確認識其重要性，并進一步加強檔案的監(jiān)管力度，科學并且規(guī)范地整理檔案，才能促使檔案發(fā)揮其有效作用。因為檔案的準確與否，關(guān)乎所有人員的發(fā)展，因此所有人員都應該重視起來。

檔案對于公司運營來說是一個好教材，其為企業(yè)制訂了一個好的發(fā)展方向。做好企業(yè)檔案管理工作，一方面為企業(yè)的高級人員隨時可以查閱和了解單位的整體情況提供服務；另一方面有利于各部門對各方面的企業(yè)工作有個準確認識，為企業(yè)與各公司進行合作提供了保障。因此，做好企業(yè)檔案管理工作有利于推動我國企業(yè)的長遠發(fā)展。但是，隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展，企業(yè)部門及工作人員不能總是按照陳舊的規(guī)則運行，也應該不斷更新思想觀念，更新檔案管理觀念，勇敢創(chuàng)新，大膽嘗試新形勢下的檔案管理方式，不斷提高企業(yè)檔案的管理效率。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作才能正常運行，才能實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

做好企業(yè)檔案管理工作還能提高企業(yè)信譽額度，信譽對企業(yè)來說是一種無形的資產(chǎn)。現(xiàn)如今社會講究的是誠信，人們也越來越重視，特別是在各個企業(yè)及經(jīng)濟市場，企業(yè)信譽關(guān)系著企業(yè)的成敗。在這個充滿競爭的社會中，不管是正在工作還是在找工作的人，首先考慮的就是企業(yè)的信譽度，其原因是關(guān)乎著市場及人員的發(fā)展前景，如果信譽額度上去了，那么工作人員的積極性也就調(diào)動起來了，在無形之中就提高了對工作的信心。因此，做好企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的核心力量，在提高企業(yè)信譽度的同時幫助企業(yè)、員工走向成功。

2檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1企業(yè)對檔案管理工作重視程度不足

隨著市場經(jīng)濟日益激烈的競爭，企業(yè)管理階層的注意力主要集中在生產(chǎn)經(jīng)營方面，以企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟效益為第一要素，檔案管理部門處于企業(yè)管理考慮的邊緣部門，檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中漏洞百出，企業(yè)檔案丟失、泄密的現(xiàn)象時有發(fā)生。我國市場經(jīng)濟體制在不斷發(fā)展和成熟，企業(yè)高層管理者對檔案管理部門及其工作也逐步重視，努力推動企業(yè)檔案管理向信息化發(fā)展，使檔案管理部門發(fā)揮應有的作用。

2.2檔案管理方法落后

據(jù)筆者了解，受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多企業(yè)的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經(jīng)遠遠滿足不了新時期企業(yè)發(fā)展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個部門混亂不堪的現(xiàn)象，在移交整體檔案資料時會有很多重復文件，如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對這些信息加以處理和利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，是傳統(tǒng)手工檔案管理非常棘手的問題。也有一些企業(yè)為跟上時代步伐為檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但許多檔案管理者缺乏現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理能力，只會簡單的目錄編制、資料統(tǒng)計和信息檢索，不能合理運用計算機檔案管理軟件，隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷增多，這種管理方法不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，無法實現(xiàn)檔案管理的核心價值。

2.3檔案管理信息化水平較低

雖然很多企業(yè)開始著手建立電子檔案，但大多只是對信息化這個名詞和電子設(shè)備本身的重視，對檔案管理信息化的認識遠遠不足。檔案管理信息化的核心內(nèi)容是實現(xiàn)檔案管理的方便、簡約、信息的重新組合及不斷優(yōu)化，我國企業(yè)檔案管理科學化進程需要大量高素質(zhì)的計算機技術(shù)人才，通過科學有序的管理工作建立相對合理的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)和職工提供優(yōu)質(zhì)的服務。

3新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

3.1轉(zhuǎn)變理念，加強組織領(lǐng)導

第一，在新形勢發(fā)展背景下，企業(yè)領(lǐng)導人員應當正確意識到檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，所以必須要對該項工作予以充分重視，在企業(yè)重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應當加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡(luò)以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織企業(yè)工作人員學習《檔案法》和相關(guān)典型案例，讓企業(yè)員工都能夠正確認識到檔案的應用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關(guān)的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳企業(yè)的檔案管理制度，建設(shè)一個良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業(yè)工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

3.2完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業(yè)檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，企業(yè)應當結(jié)合企業(yè)檔案管理情況，對現(xiàn)有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規(guī)范，并對相關(guān)檔案崗位職責進行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業(yè)績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強監(jiān)管企業(yè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

3.3積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務理念

我國大多數(shù)企業(yè)沿用重藏輕用、被動服務的傳統(tǒng)模式。通常很少會將心思放在企業(yè)檔案信息的開發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作人員應當要樹立起主動服務的理念，并積極參與到企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)驗過程中，全面掌握企業(yè)檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務的內(nèi)容、形式以及范圍進行策劃與設(shè)計，并有計劃地開發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來為用戶提供服務。第二，在確定信息服務方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設(shè)一個信息利用平臺，而且還要有效調(diào)整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運用現(xiàn)代化技術(shù)來把專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導和業(yè)務部門提供信息服務。第三，提供跨時間、空間的服務，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

3.4增加資金投入，完善檔案設(shè)施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設(shè)施是關(guān)鍵，并且這會在很大程度上影響企業(yè)檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，企業(yè)應當要增加對檔案管理的資金投入，設(shè)置專項費用，以有效完善企業(yè)檔案管理的設(shè)施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結(jié)合《檔案法》規(guī)定，設(shè)置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設(shè)置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業(yè)要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設(shè)備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

首先對工作人員的素養(yǎng)及能力狀況進行評估，為專職的檔案管理人員進行素質(zhì)提升和專業(yè)知識的培訓，更重要的是要培訓工作人員關(guān)聯(lián)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)的培訓所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，提高對先進辦公轉(zhuǎn)件的使用能力。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)的生產(chǎn)、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理有著極為重要的意義。然而在市場經(jīng)濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發(fā)展的需求，所以企業(yè)必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，讓企業(yè)能夠更好更快地發(fā)展。

參考文獻

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