禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用

摘 要：語言學(xué)中的禮貌原則不僅適用于日常交際領(lǐng)域，同樣適用于商務(wù)寫作 在商務(wù)活動(dòng)活動(dòng)中，具體問題應(yīng)該具體分析，綜合考慮各種因素和需要，根據(jù)具體實(shí)際情況采取不同的策略，才能達(dá)到預(yù)期的交際效果

關(guān)鍵字：商務(wù)寫作 禮貌原則 具體應(yīng)用

1 引言

商務(wù)英語是英語的一種社會(huì)功能變體，是英語在國際商務(wù)場合中的應(yīng)用 商務(wù)寫作則通過使用信件在商務(wù)場合中達(dá)到成功的目的 在國際交易中，商務(wù)英語信函必須做到陳述清晰，語言得體，考慮周全，讓來自不同文化背景，母語不同的商務(wù)工作者順利達(dá)到交流的目的。

2 禮貌原則及理論

2.1 禮貌原則

禮貌原則是現(xiàn)代語言學(xué)中重要的會(huì)話理論，是商務(wù)英語信函中涉及的一個(gè)重要語用學(xué)原則；禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用多體現(xiàn)在態(tài)度，用詞及語氣方面 它包括以下六個(gè)范疇：

2.2 Brown 和 Levinson 的面子理論

Brown 和Leevinson 在1978年提出了影響很大的“面子論”，他們將面子定義為“每個(gè)社會(huì)成員都希望贏得的在公眾面前的自我形象”，“需要感情投入，有可能失去、保持或增強(qiáng)，必須經(jīng)常交流和互動(dòng)”。人們必須承認(rèn)所說的，并進(jìn)入一個(gè)自我形象認(rèn)知的狀態(tài)以及對對方認(rèn)知的狀態(tài)。面子屬于禮貌的范疇，要有禮貌就要注意面子。

Brown 和Levinson 把面子定義為”積極面子”和“消極面子”。前者指人們在交往中希望被他人所接受，獲得別人的肯定。后者指人們有自由的自由權(quán)，不會(huì)受到別人的影響和干預(yù)

3 禮貌原則在商務(wù)信函中的具體應(yīng)用

3.1 詞匯

3.1.1 使用禮貌詞匯

在商務(wù)信函中禮貌的話如用 apppreciate，grateful， glad， pleased 等表示感謝，感激，高興等的詞。如：Thank you for your inquiry about our products.非常感謝你方對我方產(chǎn)品的詢價(jià)。

3.1.2 使用情態(tài)動(dòng)詞

情態(tài)動(dòng)詞有”would， could， should，might， may”等，使用情態(tài)動(dòng)詞能使句子的語氣更加放松從而建立一個(gè)平等友好的洽談氣氛，促進(jìn)商務(wù)談判的順利進(jìn)行。如：We appreciate it if you advance shipment.如果你提前裝運(yùn)，我們會(huì)很感激

3.1.3 靈活使用模糊限制語

模糊限制語是“把事情變得越來越模糊的詞”，如“Im afraid， I guess， according to ones estimate， it is said that 等等”，模糊限制語可以使表達(dá)更靈活更機(jī)智，防止話語過于極端、絕對，使話語難以否認(rèn)，從而保留了講話者的積極面子，除此之外，模糊限制語削弱了表達(dá)方力，從而減少說話者的責(zé)任。

3.2 句子

3.2.1 使用被動(dòng)語態(tài)

在商務(wù)信函中，一般傳遞好的消息時(shí)我們主要使用主動(dòng)語態(tài)，但涉及到壞的消息時(shí)，則使用被動(dòng)語態(tài)更為可取。當(dāng)一個(gè)請求不利于收信人時(shí)，越被動(dòng)越間接，則顯得越禮貌。

如： We regret to point out that TV set was not properly packed before it was sent from the war-house， so I notice some damage to the case.

這句話本來是要抱怨對方，由于使用了被動(dòng)語態(tài)，沒有直接的施動(dòng)者從而避免了對對方直接的指責(zé)，讓雙方關(guān)系不至于僵化。

3.2.2 使用條件句

在大多數(shù)情況下使用條件句，收件人處于主動(dòng)地位，交易的是否達(dá)成完全取決于收件人自己，展示了收件人的權(quán)利，使建議具有試探的性質(zhì)，去掉了威脅他人的面子成分，從而使語氣變得更為友好。

如：If you are satisfied with our products， we will be pleased to receive your regular orders.

3.2.3 使用疑問句

陳述句，疑問句和祈使句是商務(wù)信函中使用的一種基本句式，當(dāng)一個(gè)言語行為是表達(dá)請求或命令時(shí)，用疑問句詢問別人的能力和意愿，比直接的陳述句或祈使句顯得語氣更為委婉和禮貌，也減輕了面子損害。

如：A，We request you to quote us CIF 5% New York

B，Could you quote us CIF 5% New York？

3.2.4 使用虛擬語氣

虛擬語氣是一種用動(dòng)詞形式來表達(dá)假設(shè)或想象的情況，當(dāng)說話者所表達(dá)的內(nèi)容是與事實(shí)相反或?qū)崿F(xiàn)的可能性極小，可以使用虛擬語氣委婉禮貌地提出希望或意見，讓收件人心理上容易接受寫信人的觀點(diǎn)，從而達(dá)到能夠進(jìn)一步交流的目的。

如：We want you to cover the goods against all risks

3.2.5 積極的措辭

在商務(wù)英語信函寫作中要貫穿積極的態(tài)度。多從正面表達(dá)，使用積極詞匯，盡量避免負(fù)面意義的字句。用積極的態(tài)度，多稱贊肯定，尊重對方，避免指責(zé)對方，以滿足對方的面子要求，達(dá)到良好的交際效果。

如：a ， We can not accept your D/A payment term.

b， We generally do business with clients on the basis of sight L/C.

b組句子比a組態(tài)度積極，更有禮貌。

3.3 突出對方本位

在商務(wù)英語信函中，無論是給誰寫信，我們都應(yīng)該從對方的角度來看問題，采用對方觀點(diǎn)寫信說明我們理解對方，體諒對方，因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務(wù)信函中寫作，人稱盡量不使用I 或 We 開頭而采用第二人稱you 或其物主代詞your， 以突出你方態(tài)度，多使用謙辭和敬詞，稱對方為“貴方”，而稱自己為“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us. 如果貴方對任何產(chǎn)品感興趣，請告知我方。當(dāng)我方不同意對方觀點(diǎn)或者不愿意滿足對方，為了不造成對對方的直接否定，維護(hù)對方的面子，我方要避免直接陳述不同的觀點(diǎn) We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 改為advice 的話，就會(huì)不妥，因?yàn)閍dvice 有一種居高臨下的含義，好像非接受我們的建議不可。其實(shí)對方接不接受得有自己決定，別人無權(quán)干涉。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對方的觀點(diǎn)。如果對方的建議不合理或者對我方的指責(zé)不公平時(shí)，我方可以據(jù)理力爭，說明我方的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

4 禮貌原則意義

禮貌用語在國際商務(wù)中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能使我方在對方的心目中樹立以一種正直、熱情、有良好文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限商機(jī)，在日常的商務(wù)活動(dòng)中，我們應(yīng)該注意商務(wù)信函中禮貌用語的使用，商務(wù)信函才會(huì)起到它應(yīng)有的作用，禮貌有加、措辭得體的商務(wù)信函可以幫助公司建構(gòu)起良好的商業(yè)形象，進(jìn)而做成好生意，反之，禮貌欠佳用語不當(dāng)?shù)男藕瘯?huì)給公司帶來負(fù)面的影響，弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經(jīng)營的商業(yè)形象，因此，在商務(wù)英語信函寫作中要善于運(yùn)用各種禮貌策略，積極實(shí)現(xiàn)貿(mào)易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿(mào)易關(guān)系，最終促進(jìn)貿(mào)易活動(dòng)的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳杰.商務(wù)英語的禮貌原則.[J]中國科技翻譯.2003.16（1）

作者簡介

李瑞敏（1991—），女，漢族，河北邢臺(tái)人，英語語言文學(xué)碩士，天津外國語大學(xué)英語語言文學(xué)專業(yè)，研究方向：國際商務(wù)英語。