社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式創(chuàng)新難題及方法

朱于寶

摘 要：在社會(huì)快速發(fā)展與進(jìn)步的新形勢下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作既是一項(xiàng)惠民工程，同時(shí)又對社會(huì)的穩(wěn)定和諧發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。本文對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管現(xiàn)存的主要問題進(jìn)行了分析，提出了一些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新方法及拙見，以期為我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展給予一定的幫助。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；問題；創(chuàng)新

社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，工作以及管理環(huán)節(jié)錯(cuò)綜復(fù)雜，在業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的資料也數(shù)據(jù)龐大。它記錄了每個(gè)人的社會(huì)關(guān)系及待遇享受等基本情況，同時(shí)它也是人們享受保險(xiǎn)待遇的有力憑證，以及維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的有力憑證。要想解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式中的問題，就要根據(jù)具體問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對措施，充分發(fā)揮其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的作用。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是維護(hù)參保人員合法權(quán)益的重要憑證。社會(huì)保險(xiǎn)是一項(xiàng)全民關(guān)注的民生大事，它涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜，辦理過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量也很龐大。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保單位和參保人員參保繳費(fèi)記錄、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇享受情況等基本信息記錄的重要材料，是核定參保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇資格的重要依據(jù)，也是維護(hù)參保人合法權(quán)益的重要憑證。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作應(yīng)得到充分的重視，因?yàn)槿绻幚聿缓?，小則損害參保人的利益。大則會(huì)破壞社會(huì)的和諧穩(wěn)定。社會(huì)保險(xiǎn)檔案包含在民生檔案之中，其工作的好壞不僅僅影響一個(gè)參保人的利益，而是數(shù)以萬計(jì)的參保人的利益，如果經(jīng)辦機(jī)構(gòu)稍一疏忽，使檔案保管工作出現(xiàn)差錯(cuò)，便會(huì)直接損害參保人利益，進(jìn)而對社會(huì)的和諧穩(wěn)定造成威脅。在新的形式下，我們只有采取措施，不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平，為參保人提供更全面的服務(wù)，才能保證參保人的利益不受損害，并使擋案管理服務(wù)與各項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的主要問題

2.1意識淡薄，對社保檔案管理不夠重視

要想做好檔案管理工作，首要的就是給予其應(yīng)有的重視，這是態(tài)度問題，也是做好管理工作的關(guān)鍵，但是在日常管理中，一些工作人員對其重視不夠，他們往往會(huì)從自身工作的方便角度考慮，將檔案資料隨便放置，這樣很容易使一些珍貴、價(jià)值高的資料損壞或丟失。目前，我國社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面積逐漸擴(kuò)大，與之相伴隨的檔案資料也會(huì)增多，而工作人員對社會(huì)檔案管理工作的重視度替補(bǔ)上去，且沒有投入充足的硬件設(shè)施，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得其作用無法得到充分發(fā)揮。

2.2專業(yè)人員難落實(shí)，整體業(yè)務(wù)水平不高

首先，現(xiàn)有檔案管理工作人員雖然具有專業(yè)知識，但是知識結(jié)構(gòu)較單一，缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力，對檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。其次，缺少專職的檔案管理人員，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)的人員，這些人對檔案管理業(yè)務(wù)并不精通，許多東西還不是十分了解，不僅影響了工作的質(zhì)量，嚴(yán)重的還可能泄露個(gè)人信息。第三，現(xiàn)有的檔案管理人員出去學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)不多，導(dǎo)致工作或處理問題時(shí)還停留在“經(jīng)驗(yàn)”上，新的做法得不到學(xué)習(xí)，知識結(jié)構(gòu)老化，缺少主動(dòng)性與創(chuàng)新性。

2.3存在多頭管理，職責(zé)難分清的現(xiàn)象

目前我國社保檔案的格局還是一個(gè)多部門管理的形式，所以保險(xiǎn)檔案涉及的面很廣，不同類別的檔案歸屬不同類別的部門，而不同的部門又分別有不同的管理方式，導(dǎo)致各部門不能及時(shí)交流溝通，不利于檔案管理工作的有效進(jìn)行。此外，由于各個(gè)管理機(jī)構(gòu)比較分散，造成公民查閱社保檔案時(shí)，不能夠及時(shí)有效地查閱。比如，參保人如果想轉(zhuǎn)移保險(xiǎn)關(guān)系，在一個(gè)管理部門是無法一次性辦成的，而是要奔走多個(gè)管理部門辦理，極大的降低了辦事效率。同時(shí)，由于這種分散管理的情況，造成其存在不同漏洞，比如，參保人已經(jīng)去世，但是他所涉及的個(gè)人賬戶卻依然存在，使國家保險(xiǎn)金流失。

2.4信息開發(fā)跟不上，浪費(fèi)信息資源

社保改革已經(jīng)進(jìn)行了很多年，但是，檔案管理卻依然沒有什么新的變化，依然停留在初級階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案得不到有效的開發(fā)，使得一些對保險(xiǎn)檔案管理有價(jià)值的信息被埋沒掉，限制了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的發(fā)展。

3新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式創(chuàng)新的設(shè)想

3.1強(qiáng)化檔案意識，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

作為維護(hù)公民合法權(quán)益客觀依據(jù)的社保檔案，同時(shí)被認(rèn)為是社保工作不斷前行的動(dòng)力。所以，要通過會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)以及突出事例等等來加強(qiáng)社保檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案從業(yè)人員及廣大參保人員都深刻認(rèn)識到社保檔案的不可替代性，強(qiáng)化檔案意識。此外，要對社保檔案從業(yè)人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)他們的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，還要培養(yǎng)其對信息技術(shù)的了解及掌握能力，便于在工作中更好地應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，培訓(xùn)之后還要進(jìn)行考核，并將考核的成績與員工工資掛鉤，激發(fā)管理人員學(xué)習(xí)的積極性和動(dòng)力，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

3.2完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

確保有完善的制度體系，依規(guī)辦事、依法建檔。各社保檔案管理部門應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，歸納總結(jié)出一套比較科學(xué)、系統(tǒng)、切實(shí)的檔案管理制度。有了這套管理制度后，對其進(jìn)行收集、分類、整合、保管、移交、存檔等。使不同種類的檔案實(shí)現(xiàn)集中保管，防治由于管理機(jī)構(gòu)的分散、不集中而導(dǎo)致檔案資料泄露流失，方便了公民個(gè)人辦理檔案轉(zhuǎn)移的手續(xù)，且效率也不斷提高。

3.3加強(qiáng)檔案信息化管理，充分發(fā)揮社保檔案的服務(wù)功能

隨著社會(huì)不斷前進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)，并取得了很好的成果。檔案管理工作也不例外，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，不僅能夠提高工作的效率，還有利于加強(qiáng)檔案信息的安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案通常采取紙質(zhì)版，這樣很容易在翻閱查詢的過程中造成檔案的破損或丟失，同時(shí)查詢也不方便，工作效率極低，而通過聘請專業(yè)人員指導(dǎo)后，不僅能夠能夠提高查詢的效率，同時(shí)還能保證檔案的質(zhì)量，不至于造成破損。同時(shí)，參保人的信息都可以在查詢軟件上進(jìn)行查詢，為其提供了續(xù)保、轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等依據(jù)，切實(shí)維護(hù)了他們的切身利益。

3.4加強(qiáng)信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

檔案之所以有價(jià)值就在于對檔案信息的利用，而檔案信息化建設(shè)則為檔案信息的充分利用提供了良好的條件。將數(shù)字化信息庫建成有特色的形式，方便檔案信息的查找與利用，發(fā)揮其自身作用。首先，由于社保檔案上記錄的都是公民真實(shí)信息，通過對公民不同參保狀態(tài)的檔案數(shù)據(jù)的分析，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)建設(shè)、行政管理等提供依據(jù)。其次，能夠替廣大參保人員補(bǔ)足工齡，可以為企業(yè)參保人員補(bǔ)足工齡、為退休干部辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、待遇復(fù)核等提供依據(jù)。

4 結(jié)語

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作十分重要，與人民群眾切身利益相關(guān)。因此，對管理工作中存在的問題，應(yīng)予以科學(xué)有效的對策加以解決，并不斷加強(qiáng)管理工作的信息化程度，提高工作的效率和質(zhì)量，真正做到惠民利民。

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