淺議機(jī)關(guān)檔案保管期限的劃分

李文凱

國家檔案局8號令頒布實施十余年來，為各級機(jī)關(guān)依法開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的劃定提供了堅強(qiáng)的保障，有效地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作，同時也為國家檔案資源建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

8號令確定檔案保管期限基本原則主要如下

永久保管的文書檔案主要包括：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

好的檔案工作者，不僅要會整理檔案、管理檔案、提調(diào)檔案、編研檔案等，更重要的還要會鑒定檔案的價值，知道哪些檔案有價值，哪些檔案價值大，從而把該歸檔的文件歸檔，把該定期或永久保存的檔案劃定為定期或永久保存，把該接收、征集進(jìn)檔案館的檔案接收、征集進(jìn)館永久收藏，這才是稱職的檔案人員?？梢哉f，檔案價值鑒定，是檔案人員的基本功，是作為優(yōu)秀檔案工作者的必備條件。

“8號令”要盡量解決文件材料重復(fù)歸檔和檔案將來重復(fù)進(jìn)館的問題，但“8號令”并沒有解決這個問題。從條款上說“8號令”在永久類中收到的文件材料，與“87表”都一樣，都是2條，只是文字表述略有差異?？此撇欢?，但僅“11.1上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料”這一條，要頂本單位形成的文件材料好多條。因為前者是總體劃分的，后者是細(xì)化的。條款少并不代表文件材料少，實際形成的檔案并不少。據(jù)調(diào)查了解，在市、縣級的許多機(jī)關(guān)單位形成的永久和長期的檔案中，上級的來文占到一半以上，有些甚至占到三分之二以上。而且還有一個現(xiàn)象，也應(yīng)該引起重視。就是上級的文件越是重要的，保管的重復(fù)率越高，但利用率越

如果再次對《規(guī)定》進(jìn)行修訂，我認(rèn)為，可在國家檔案局8號令的基礎(chǔ)上，對同一全宗內(nèi)的上級、下級機(jī)關(guān)文件（收文）和本機(jī)關(guān)文件（發(fā)文）均進(jìn)行兩種保管期限的劃分即可，具體的講，即上級、下級機(jī)關(guān)文件（收文）劃分為重要的30年和一般的10年兩種保管期限，其中上級機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)或與本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件劃分為永久保管期限（已轉(zhuǎn)化成本機(jī)關(guān)文件）；本機(jī)關(guān)文件（發(fā)文）劃分為重要的永久和一般的10年兩種保管期限，這樣一來，就能對原有的在同一全宗內(nèi)，不管是收文還是發(fā)文均進(jìn)行三種保管期限的劃分，進(jìn)行了簡化，由“三分”變?yōu)椤皟煞帧?。這種保管期限的“兩分法”在操作上就比較簡單，便于機(jī)關(guān)檔案管理人員掌握，更能有效地提高機(jī)關(guān)檔案工作效率，同時，也能更大限度地避免檔案的重復(fù)，對優(yōu)化各級綜合檔案館的館藏以及檔案鑒定和利用都有著積極的作用

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過程中，檔案部門一方面不要大包大攬，不吸收業(yè)務(wù)部門參與，同時也要切忌唯業(yè)務(wù)部門馬首是瞻的作法。一是要發(fā)揮業(yè)務(wù)部門在梳理文件材料內(nèi)容方面的作用。具體作法可以設(shè)計一張文件材料內(nèi)容調(diào)查表，由業(yè)務(wù)部門各崗位人員進(jìn)行填寫，填寫內(nèi)容應(yīng)包括文件材料名稱、產(chǎn)生業(yè)務(wù)、用途、發(fā)放范圍、存儲格式、載體形式、簽署過程、傳遞方式、內(nèi)容提要等。二是充分發(fā)揮業(yè)務(wù)在初步確定檔案保管期限中的建議作用，有時業(yè)務(wù)部門對檔案保管期限的確定根據(jù)是檔案部門所不能掌握的。三是要充分發(fā)揮檔案部門的檔案專業(yè)作用，對業(yè)務(wù)部門提出的意見和建議作好把關(guān)，最終從檔案專業(yè)角度確定采納與否。對于業(yè)務(wù)部門提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應(yīng)謹(jǐn)慎處理

檔案保管期限的確定也就是檔案價值的鑒定，這項工作能不能做到規(guī)范科學(xué)，對于檔案的保存以及利用具有重要意義。2004年，美國檔案學(xué)家理查德·考克斯出版了《沒有清白的收藏——對檔案鑒定的反思》一書。他認(rèn)為，鑒定對每位檔案工作者以及利用檔案的人都有巨大影響。因為鑒定決定了什么是檔案，什么不是檔案；鑒定是一件無法逆轉(zhuǎn)的事情。通過鑒定，檔案工作者為社會決定了誰將在未來受到關(guān)注，誰又將在未來銷聲匿跡。檔案工作者通過鑒定，塑造歷史，行使控制記憶的權(quán)力。這位鑒定專家的話說得異常深刻，能讓我們更加深刻地認(rèn)識檔案價值鑒定的社會意義。