醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

陳春燕

摘 要：醫(yī)院人事檔案關系到醫(yī)院經(jīng)營、管理的各個方面，不但體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理人員的工作能力水平，同時也對醫(yī)院優(yōu)化人力資源配置、選拔任用人員等具有一定作用。因此，目前加強醫(yī)院人事檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義。基于此，本文從加強醫(yī)院人事檔案管理的意義入手，在分析醫(yī)院人事檔案管理存在問題的基礎上，提出醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策，以期能對我國醫(yī)院人事檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；檔案管理

人事檔案是社會組織和國家機構在管理人事的過程中產(chǎn)生的，記錄個人德才能績、生活經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等相關資料的材料。就醫(yī)院人事檔案而言，主要是指醫(yī)院在管理人事工作中產(chǎn)生的，體現(xiàn)醫(yī)院員工在社會實踐活動中相關情況的記錄。醫(yī)院人事檔案不但是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是醫(yī)院以及有關機關了解、考察和任用干部的重要參考和依據(jù)。因此，研究和探討醫(yī)院人事檔案管理工作具有重要意義。

1 加強醫(yī)院人事檔案管理的意義

一是為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才提供依據(jù)。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)療人員能、德、績、勤各方面信息，為醫(yī)院選拔任用干部提供了重要依據(jù)。醫(yī)院的人事調(diào)配、任免、審查和考察工作都需要人事檔案。因此，強化醫(yī)院人事檔案管理，可以為醫(yī)院領導科學決策提供有力參考，真正選出有能力的人員任職重要崗位，達到優(yōu)化配置人力資源的目的。

二是為工資制度改革提供依據(jù)。醫(yī)院在調(diào)整各人員的工資時，一項重要的依據(jù)就是人事檔案，因此要確保人事檔案的準確務實，為有序推進工資套改工作提供一手資料。

三是為評定專業(yè)人員職稱提供重要依據(jù)。醫(yī)院員工的個人信息都詳細的記錄在人事檔案中，不但包括工作經(jīng)歷、教育程度、還有員工的工作事跡、專業(yè)能力，是對員工工作潛力和工作態(tài)度的一個綜合反映。詳細豐富的人事檔案能為員工晉升和評定職稱工作提供有效支撐。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 思想認識不足

醫(yī)院干部職工的人事檔案資料，與醫(yī)院中每個人都息息相關，但有的工作人員沒有認識到人事檔案的重要作用，在思想上不重視，覺得人事檔案無足輕重，可有可無，在人事檔案資料收集時存在搪塞、拖拉、敷衍等情況，有的認為事不關己、高高掛起，導致很多需要歸檔的資料無法被歸檔。特別是一些受處分、違紀等材料很少會有人主動送交人事管理部門歸檔，也存在工資呈報表缺少的情況。因為各種原因的影響，部分醫(yī)院員工不愿或無意把自己的檔案材料交由人事部門管理歸檔，造成部分人事檔案資料收集不規(guī)范、不全面。由于人事檔案不完整，導致人事部門在利用檔案過程中出現(xiàn)不準確等情況。

2.2 管理人員進修機會少

因為各種原因的影響，醫(yī)院人事檔案管理人員很少有機會進修學習，檔案人員掌握的業(yè)務知識長期得不到更新，沒有機會學習新的業(yè)務知識，對有關學科的知識掌握不足，基礎知識薄弱，導致人事檔案管理工作無法適應目前新形勢發(fā)展的需要。再加之檔案的使用、裝訂程序都非常繁瑣，工作量巨大，進一步增加了檔案管理的難度。

2.3 檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院人事檔案的形成是一個緩慢的、長期的過程，不是一蹴而就的，是不同部門、不同時間、不同渠道匯集的人事資料，在人事檔案形成過程中，由于各環(huán)境的復雜性，導致檔案材料存在很多不規(guī)范的情況。

2.4 檔案信息化程度不高

醫(yī)院人事檔案的數(shù)量巨大繁雜，包含了醫(yī)院干部職工各個方面的資料，要想查閱紙質(zhì)的人事檔案非常困難，同時在紙質(zhì)檔案資料的保存也存在很多不便。醫(yī)院在實施醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中，也必然要對人事檔案進行信息化管理。但因為以前對人事檔案信息化管理不受重視，沒有專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導致醫(yī)院人事檔案信息化程度較低，不能有效的進行人事檔案的信息化查詢和檢索，對人事檔案資料的利用開發(fā)造成了很大影響。

3 醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 提高檔案認識

進行人事檔案進行管理的行為規(guī)范和法律依據(jù)主要是《檔案法》，所以醫(yī)院應加強對《檔案法》的宣傳和學習。借助各種渠道，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，加大對人事檔案工作有關制度和《檔案法》的宣傳力度，做到人事檔案管理工作有章可循、依法管理。其次，醫(yī)院應利用召開會議、發(fā)布文件、開展培訓等方式提高醫(yī)院廣大干部職工、各業(yè)務部門對人事檔案的認識程度，從根本上解決由人們?nèi)狈n案意識所引起的檔案問題。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

一是醫(yī)院要提高對人事檔案管理職位的認識程度，給予高度重視，不要隨意安排缺乏專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理工作。應通過招聘或者指定等方式安排有相關專業(yè)知識的人員從事人事檔案管理，對人事檔案管理人員的要求為：一方面要具有過硬的人事檔案管理專業(yè)知識，另一方面應具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，比如對人事檔案管理工作非常有耐心、有高度的責任心等。同時，從醫(yī)院的角度出發(fā)，對這些從事人事檔案管理工作的人員進行定期或不定期的業(yè)務知識培訓，注重更新他們的業(yè)務知識，采取“請進來”、“送出去”等各種方法為人事檔案管理人員提供更多的學習進修機會，提高他們的綜合素質(zhì)。醫(yī)院要高度重視對人事檔案管理人才的培養(yǎng)，通過多種方式培養(yǎng)出適應醫(yī)院不同情況的人才。

3.3 完善檔案規(guī)章制度

一是要做到一人一檔，檔案要實現(xiàn)隨人走，確保實效性。比如：在發(fā)生人事調(diào)動或職位變更時，必要要在一周時間內(nèi)將檔案遷出或者遷入。其次，應根據(jù)有關規(guī)定對新入職人員的人事檔案進行及時審查，對檔案不完整的部分或者內(nèi)容存在丟失的，應及時通知相關人或者其原來所在的單位或者學校，盡可能的補齊人事檔案相關資料。二是相關人員在填寫檔案記錄時，要求必須要仔細認真，一五一十的填寫，明確寫明自己的優(yōu)點和缺點，審核人員在審核過程中要嚴格把關，一旦發(fā)現(xiàn)有檔案造價現(xiàn)象，就要把檔案作假情況一并記入檔案，所有工作人員都要提高認識，堅決避免出現(xiàn)檔案作假行為。最后，醫(yī)院應強化督導檢查，組織人員定期對醫(yī)院的人事檔案檢查審核，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，出現(xiàn)涂改“出生日期”等嚴重問題的，應根據(jù)有關規(guī)定進行核實調(diào)查。與此同時，也要加強對人事檔案管理人員的管理，對于由管理人員工作疏忽造成人事檔案損壞或缺失泄密的，當事人應承擔責任。

3.4 注重檔案信息化管理

醫(yī)院要高度重視人事檔案信息化管理工作，增加資金投入，提高人事檔案辦公自動化管理水平，研發(fā)適用于人事檔案管理的專門應用軟件，將醫(yī)院人事檔案管理由緩慢的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C檢索、立卷、統(tǒng)計、編目、借閱的快捷形式。其次，還要從根本上改變醫(yī)院人事檔案半封閉或封閉的管理方式，使人事檔案能夠為社會或醫(yī)院不同部門開發(fā)利用，有效提高人事檔案利用效率，最大限度的發(fā)揮人事檔案的價值。

4 結語

總而言之，醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，針對在管理過程中存在的各種問題提出行之有效的解決對策，以更好的實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案在促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展過程中的作用。

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