事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

梁云華

摘 要：在我國事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，檔案管理在其中占據(jù)著非常重要的地位，其管理質(zhì)量在整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展過程中起到了非常重要的決策作用，并且對(duì)于事業(yè)單位未來的健康發(fā)展有著非常重要的意義。但是，結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，在事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著一定的缺陷，這些問題的存在對(duì)于檔案的安全性帶來了非常嚴(yán)重的影響。本文主要針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了深入的分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出了一些有效的優(yōu)化措施，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化；措施

在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)中重要的支撐力量，也已經(jīng)進(jìn)入到了快速發(fā)展的重要時(shí)期。要想滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，事業(yè)單位一定要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，采取有效的措施來提升檔案管理水平。另外，對(duì)于相關(guān)的檔案管理工作人員而言，也應(yīng)該逐漸改變傳統(tǒng)的思想觀念，認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的需求，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)有效的創(chuàng)新，從而才能使事業(yè)單位的檔案管理工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

在事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理工作屬于其中非常重要的一項(xiàng)組成部分，因此，在新時(shí)期不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案工作也應(yīng)該滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，在目前的管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善。在事業(yè)單位檔案管理工作中，完善的檔案可以將一個(gè)人的成長過程，工作表現(xiàn)以及政治思想等方面全面的體現(xiàn)出來，同時(shí)也是事業(yè)單位在選人以及用人過程中非常重要的參考依據(jù)。無論是科技革命與管理革命，事業(yè)單位檔案的創(chuàng)新都發(fā)揮著十分重要的作用。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在服務(wù)形式上也發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，從而才能與目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合。在事業(yè)單位改革工作當(dāng)中，檔案管理屬于其中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，如今正面向檔案信息化以及數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。

2、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性

結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，存在部分領(lǐng)導(dǎo)人員還沒有全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行深入的了解。因?yàn)闄n案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，并且在整項(xiàng)工作開展過程比較的無聊枯燥，這就造成檔案管理工作人員的積極性一直無法實(shí)現(xiàn)明顯的提升。如果站在檔案管理工作內(nèi)容的角度上進(jìn)行分析，很多領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案管理就是將單位各項(xiàng)活動(dòng)開展過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，然后進(jìn)行儲(chǔ)存，這就造成檔案管理工作的效率和質(zhì)量一直無法實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

2.2 檔案管理的秩序比較混亂

目前，大部分事業(yè)單位還沒有制定出完善的檔案管理制度，這就造成檔案管理工作在整體上缺少了一定的有序性。一方面，導(dǎo)致檔案資料的收集工作無法得到全面的落實(shí)，并且在對(duì)檔案進(jìn)行收集的過程中，管理制度的作用無法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮，對(duì)于檔案管理工作的合理性造成了非常嚴(yán)重的影響。另外，事業(yè)單位在不斷發(fā)展的過程中，人員的流動(dòng)性非常的大，這就造成檔案整理工作缺少了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容與實(shí)際目錄不相符的現(xiàn)象，這將對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成非常嚴(yán)重的影響。導(dǎo)致這種現(xiàn)象

2.3 信息化技術(shù)的應(yīng)用程度不高

目前，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理工作中也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理使用。在對(duì)信息技術(shù)使用的基礎(chǔ)上，不但可以促進(jìn)管理工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)明顯的提升，同時(shí)也能為操作過程中的標(biāo)準(zhǔn)化以及自動(dòng)化提供良好的基礎(chǔ)保障，使整個(gè)檔案管理過程具備一定的規(guī)范性。但是，目前很多事業(yè)單位并沒有加強(qiáng)對(duì)信息化的建設(shè)工作，缺少了完善的信息化管理平臺(tái)，雖然部分企業(yè)已經(jīng)引進(jìn)了相應(yīng)的信息技術(shù)，但是在實(shí)際的使用過程中沒有與事業(yè)單位發(fā)展之間實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合，這將導(dǎo)致信息技術(shù)的作用無法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮。

3、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的相關(guān)措施

3.1 全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性

應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育工作，使檔案管理人員可以全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性。結(jié)合實(shí)際情況可以了解到，檔案管理人員日常主要的工作任務(wù)就是對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行合理的收集，這就需要管理人員首先應(yīng)該具備一定的信息采集能力，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息的有效管理。另外，也應(yīng)該不斷提升檔案人員自身的管理能力，從而在最大程度上將檔案人員的創(chuàng)造性以及主動(dòng)性充分的發(fā)揮出來。只有在保證工作人員對(duì)檔案管理內(nèi)容全面了解的基礎(chǔ)上，才能促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)順利的開展。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員構(gòu)建出相應(yīng)的考核制度，將檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化和細(xì)化，從而保證檔案人員可以將自身的職責(zé)作用充分的發(fā)揮出來。

3.2 優(yōu)化管理方式，提升檔案管理工作效率

在信息技術(shù)不斷普及的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)該逐漸引起先進(jìn)的信息技術(shù)，在此基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理效率可以實(shí)現(xiàn)不斷的提升。關(guān)于檔案管理信息化的建設(shè)，如今很多事業(yè)單位已經(jīng)引起了高度的重視，并且加大了對(duì)信息化的建設(shè)力度。在檔案信息化的管理工作當(dāng)中，首先應(yīng)該構(gòu)建出相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，管理人員在對(duì)計(jì)算機(jī)使用的基礎(chǔ)上將相關(guān)的檔案信息輸入到其中，并進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和分類，嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度進(jìn)行管理。在對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱的過程中，只需要將所要查找資料的關(guān)鍵詞進(jìn)行輸入，這樣就可以在很快的時(shí)間內(nèi)找到自己需要的資料。由此可以看出，當(dāng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，不但可以方面使用人員在終端下載所需要的檔案信息，另外，還能使管理人員在較快的時(shí)間內(nèi)搜索到所需要的資料，使事業(yè)單位檔案資料的利用效率實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

3.3 加大對(duì)其的認(rèn)識(shí)力度，建立完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位運(yùn)行期間，要想確保檔案管理工作高效率以及穩(wěn)定的發(fā)展，離不開完善方案管理制度的幫助，其是事業(yè)單位開展方案管理工作的關(guān)鍵。首先，在領(lǐng)導(dǎo)議事或者單位發(fā)展計(jì)劃制定的過程中，可以引進(jìn)檔案管理工作，并且指派人員對(duì)其進(jìn)行管理，在管理期間，要有效的分析檔案工作過程中存在的問題，并且加以解決。再者，從實(shí)際情況入手，構(gòu)建和單位工作相符合的檔案資料管理部門，將其當(dāng)做獨(dú)立職能部門進(jìn)行管理，此外，對(duì)于單位而言，要對(duì)各種檔案進(jìn)行綜合性管理，檔案管理機(jī)構(gòu)要將自身的監(jiān)督以及指導(dǎo)功能全面發(fā)揮出來，從而建立出單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。最后，在整理所有文件材料的時(shí)候，要將形成、整理以及給歸檔等工作引進(jìn)人員崗位責(zé)任制中，并且將其當(dāng)做考核干部實(shí)際工作效果的主要依據(jù)，以此提升工作效率。對(duì)于文件的形成情況，事業(yè)單位要制定立卷制度，根據(jù)方案實(shí)際管理情況來制定管理體系，做好對(duì)其全面的掌握和認(rèn)識(shí)。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法在滿足新時(shí)期的發(fā)展要求。因此，對(duì)于相關(guān)的事業(yè)單位而言，首先應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，針對(duì)目前檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入的分析，結(jié)合實(shí)際情況找出有效的措施進(jìn)行解決，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)力度，從而對(duì)信息化技術(shù)的合理使用，使事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)明顯的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]陳俊星；；基于公眾導(dǎo)向理念的地方政府績效管理[J]；行政論壇；2015年01期

[2]胡仙芝；孫歡；徐迅；；論政社分開和構(gòu)建政社伙伴合作關(guān)系[J]；新視野；2016年05期

[3]高培軍；；新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J]；青春歲月；2017年23期