電子文件管理模式研究

朱佰雙

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件應(yīng)運(yùn)而生。電子文件與紙質(zhì)文件的不同特點(diǎn)，導(dǎo)致了管理上的一系列變化。各國(guó)檔案工作者在研究電子文件管理方法的同時(shí)，也在積極探索電子文件的管理模式。

1 電子文件管理模式的理論基礎(chǔ)

1.1 文件連續(xù)體理論

文件連續(xù)體理論是文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的補(bǔ)充，是文件生命周期理論運(yùn)用于電子文件管理實(shí)踐的一次新的理論抽象。它拓寬了文件和檔案的管理思路，即一體化管理思想。文件連續(xù)體理論提供的一體化思想強(qiáng)調(diào)共性而不是差異，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量而不是數(shù)量，強(qiáng)調(diào)積極主動(dòng)和連貫性的思考而非消極被動(dòng)和無(wú)法比較的思考，強(qiáng)調(diào)全局觀念決策而非局部利益決策，強(qiáng)調(diào)實(shí)施一體化控制而不是搞分裂，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)籌兼顧解決問(wèn)題而不是各行其是，強(qiáng)調(diào)通過(guò)合作使用戶滿意。

1.2 文件管理流程重組理論

文件管理流程重組是馮惠玲提出“業(yè)務(wù)流程重組”后由周毅明確提出的。周毅認(rèn)為，傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)上的“分工”在一定程度上也肢解了文件運(yùn)動(dòng)的聯(lián)系性和連續(xù)性，自動(dòng)化環(huán)境下文件管理的最大特征是以數(shù)碼化的信息作為處理對(duì)象，對(duì)其控制與組織管理的方法將不再以流程分工作為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)文件管理的各業(yè)務(wù)流程之間的界限將變得模糊。文件管理流程重組是指為了在衡量文件管理績(jī)效的關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造文件管理的業(yè)務(wù)流程。筆者認(rèn)為，文件管理流程重組是在信息技術(shù)發(fā)展的背景下提出的，是對(duì)傳統(tǒng)管理流程的重新思考。但我們也應(yīng)客觀地看待傳統(tǒng)管理流程的積極影響，不能激進(jìn)地否定傳統(tǒng)管理流程，不能急于“徹底的改變”。

1.3 前端控制理論

電子文件的產(chǎn)生、電子文件作為檔案的諸多特點(diǎn)以及電子文件管理對(duì)于后續(xù)檔案管理的影響等因素，要求檔案工作者對(duì)文件管理工作提前介入，以保證文件管理的質(zhì)量，并使文件管理階段的成果為后續(xù)檔案管理所利用，這就是檔案的前端控制。但也有學(xué)者提出了用源頭控制代替前端控制，認(rèn)為有必要跳出檔案工作相對(duì)狹隘的范圍，轉(zhuǎn)入電子政務(wù)領(lǐng)域，以更大的視角，把文件與檔案管理納入電子政務(wù)的政務(wù)信息管理進(jìn)行問(wèn)題分析與問(wèn)題解決，從文件生成的源頭就對(duì)政務(wù)信息管理流程進(jìn)行優(yōu)化重組，用頂層設(shè)計(jì)與源頭控制代替前端控制。

2 機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式

2.1 “雙套制”管理模式

現(xiàn)在很多機(jī)構(gòu)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔保存，形成不同載體類型的檔案，即雙套制。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案存在固有的缺陷。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的數(shù)量明顯增加，同時(shí)，社會(huì)對(duì)檔案信息的需求量、系統(tǒng)性、時(shí)效性等要求也進(jìn)一步提高，傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理手段無(wú)法滿足社會(huì)需求的增長(zhǎng)，因此，采取“雙套制”管理模式是必然選擇。從目前情況來(lái)看，唯有實(shí)行“雙套制”歸檔，才能既滿足憑證性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服務(wù)于不同需求?？梢?jiàn)，雙套制的存在有一定的必然性和合理性，但并不是說(shuō)雙套制就只有優(yōu)點(diǎn)而無(wú)缺點(diǎn)。某種意義上，“雙套制”并未帶來(lái)人們所企盼的現(xiàn)代化的便捷和高效，如果處理不當(dāng)，不僅未能實(shí)現(xiàn)工作效率的“提速”，反倒增加了更多的負(fù)擔(dān)。筆者認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)注意科學(xué)界定雙套制管理的文檔范圍，不能以偏概全，造成不必要的浪費(fèi)，影響工作的效率和效益。

2.2 文檔一體化管理模式

所謂文檔一體化管理，就是由統(tǒng)一的文檔管理機(jī)構(gòu)從文件和檔案工作的全局出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)文件管理部門(mén)由文件形成、收發(fā)、登記、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用到檔案部門(mén)的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等管理的全過(guò)程控制。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對(duì)其進(jìn)行分別管理。但電子文件的產(chǎn)生，使這種分界線越來(lái)越模糊了。實(shí)施檔案一體化管理，檔案工作者必須參與到文件的形成管理中來(lái)，文件形成者及管理人員也要了解檔案管理的內(nèi)涵、過(guò)程及開(kāi)發(fā)利用的基本規(guī)律，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一管理。建立文檔一體化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)一體化管理軟件，確定綜合管理標(biāo)準(zhǔn)，貫徹實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化工作。

3 檔案館與數(shù)字檔案館電子文件管理模式

3.1 集中式管理模式

集中式管理模式就是各個(gè)機(jī)構(gòu)的失去現(xiàn)行使用價(jià)值的電子文件由檔案館對(duì)其進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理模式。其優(yōu)點(diǎn)在于：由于檔案館具有較好的技術(shù)條件和高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員，一方面可以保證電子文件實(shí)體得到妥善保管，尤其是對(duì)具有永久保存價(jià)值的電子文件實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期有效的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案保存社會(huì)記憶、維持歷史原貌的職責(zé)；另一方面，可以有效地防止檔案被刪改和隨意銷毀，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性。集中式管理模式有利于電子文件管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，有利于對(duì)電子文件的保管，有利于效益先行，有利于檔案的開(kāi)放利用。

3.2 分散式管理模式

分散式管理模式就是各個(gè)機(jī)構(gòu)的失去現(xiàn)行使用價(jià)值的電子文件由各機(jī)構(gòu)自己管理，檔案館只對(duì)其信息進(jìn)行控制。分散式管理的優(yōu)點(diǎn)，首先表現(xiàn)在其有利于保證電子文件的可識(shí)讀性和完整性。電子文件具有系統(tǒng)依賴性和非人工識(shí)讀性等特點(diǎn)，它的識(shí)讀性離不開(kāi)軟硬件環(huán)境，一旦脫離這個(gè)環(huán)境，電子文件的長(zhǎng)期可利用性和憑證完整性就無(wú)法得到保障。在分散式管理中，電子文件就不需要脫離原來(lái)的系統(tǒng)環(huán)境，因此也就在一定程度上保證了電子文件的可識(shí)讀性和完整性。其次，分散式管理有利于緩解檔案館在資金和技術(shù)方面的困難。若由檔案館購(gòu)置所有兼容的軟、硬件設(shè)備，所需費(fèi)用相當(dāng)昂貴；并且要由檔案館來(lái)實(shí)現(xiàn)大量電子文件的轉(zhuǎn)換，不但技術(shù)難度大，而且費(fèi)用高，文件的形成部門(mén)卻可以有效地解決這一問(wèn)題。實(shí)施分散式管理模式需要注意一些問(wèn)題。首先，要制定和完善相應(yīng)的電子檔案法規(guī)，明確檔案館和電子檔案產(chǎn)生部門(mén)的權(quán)利和義務(wù)。其次，必須制定統(tǒng)一的電子檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案的完整安全和有效利用。此外，檔案館可以在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，與機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)商，將其中對(duì)黨和國(guó)家以及科學(xué)研究有特殊價(jià)值的、需要特別保存的電子文件接收到檔案館內(nèi)，實(shí)行集中保管。

3.3 集中與分散結(jié)合的管理模式

集中與分散結(jié)合的管理模式是采用折中的方法，將集中式與分散式兩者結(jié)合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)的一種管理模式。將大量的電子文件及需要短期保存的電子檔案，由形成單位按檔案館提出的要求保存，并接受檔案館的監(jiān)督、檢查、審計(jì)，將重要的、長(zhǎng)期保存的電子檔案上交檔案館集中保存。對(duì)于那些在運(yùn)行環(huán)境上具有特殊性的電子檔案也可以委托形成機(jī)關(guān)保存，但是，需要事先與被委托機(jī)關(guān)簽訂詳細(xì)、具體的委托契約，檔案館的工作人員還必須以足夠的技術(shù)能力和專業(yè)知識(shí)監(jiān)督這些機(jī)關(guān)是否按照契約、按照國(guó)家對(duì)永久性檔案的有關(guān)規(guī)定實(shí)施管理。筆者認(rèn)為，分散式和集中式各有優(yōu)缺點(diǎn)，究竟采用哪種管理模式還需要根據(jù)具體情況而定。從理論上來(lái)說(shuō)，集中與分散相結(jié)合的管理模式是最好的，但它的實(shí)現(xiàn)涉及因素很多，其可操作性難以估計(jì)。

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