淺談三級綜合醫(yī)院藥學部檔案管理工作的價值和方法

陳梅芳

摘 要：藥學部在三級綜合醫(yī)院中屬一級醫(yī)技科室，同時兼具有職能科室的性質(zhì)，是醫(yī)院不可或缺的組成部分。藥學部在日常管理過程中，形成了大量備查、需要保存對醫(yī)院有利用價值的資料記載。本文以三級綜合醫(yī)院的藥學部為主要的調(diào)查對象，研究分析三級綜合醫(yī)院藥學部檔案管理工作，探討檔案管理對于藥學部的價值以及檔案工作過程中的方法。

關(guān)鍵詞：三級綜合醫(yī)院醫(yī)院；藥學部；檔案管理；價值和方法

在三級綜合醫(yī)院中，藥學部下設(shè)有藥品調(diào)劑科、臨床藥學科、藥品供應(yīng)科、靜脈配置中心等二級科室，還負責藥事管理與藥物治療學委員會工作，也兼顧醫(yī)院各項相關(guān)藥政管理活動工作等等，在這些管理過程中形成大量的文字、圖表、聲像等各種載體的資料，因此藥學部管理是一項政策性、專業(yè)性、服務(wù)性很強的工作，搞好科室的檔案工作，才能更好地促進藥學部管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理是藥學部工作的重要組成部分之一，是衡量一個藥學單位管理發(fā)展的標志之一。本文旨在通過對三級綜合醫(yī)院藥學檔案管理的價值分析，能讓藥學管理者和檔案員能夠提高藥學檔案管理意識。另外，對藥學部檔案管理的方法進行了探討，以期待更好的做好藥學部檔案管理工作，促進藥學部事業(yè)平穩(wěn)有序的發(fā)展。

1 藥學部檔案管理價值分析

藥學部在整個醫(yī)院的運作中占有重要的地位，藥學部門負責著一個醫(yī)院藥品的采購、分配、使用、管理等工作，并且具有指導病人如何合理安全用藥的重要作用。關(guān)于藥學部檔案管理的價值分析是一項必不可少的任務(wù)，只有對藥學檔案管理的價值探討才能提高管理層的重視，提高藥學部管理水平。藥學部檔案記錄著各種與藥學部工作活動相關(guān)的文書檔案，新藥資料、技術(shù)人員檔案、科務(wù)資料等等過程，對于這些真實的材料進行整理歸檔保存，對藥學部發(fā)展具有特別的價值意義，藥學檔案歸檔的標準也是很明確的，必須具有科學性、體系性、專業(yè)性的特點，藥學檔案的價值主要體現(xiàn)在以下三個方面。

藥學檔案管理是藥學部管理運行的重要組成部分。例如藥學部的文書檔案是藥學部管理的中心內(nèi)容，一定程度上能反映藥學部的管理現(xiàn)狀；新藥資料是引進醫(yī)院基本用藥供應(yīng)目錄內(nèi)的首要參照資料，是醫(yī)院藥事管理與藥物治療學委員會和評審專家審核的憑證，是關(guān)于臨床申請、新藥證書、生產(chǎn)批件、質(zhì)量標準和生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)證照等的證據(jù)，是服務(wù)臨床用藥，服務(wù)醫(yī)院管理的重要工具；藥學技術(shù)人員檔案能讓領(lǐng)導們對部門人員的基本情況熟悉了解，主要應(yīng)用于人員的考核、晉升和聘任，對人力資源利用起到借鑒作用，對人才梯隊培養(yǎng)發(fā)揮著重要參考作用；科務(wù)資料能真實、全面記錄藥學部建設(shè)和發(fā)展工作，在接受上級部門檢查過程中，能做到藥事管理資料均有據(jù)可查。

（二）體現(xiàn)在為藥學服務(wù)提供準確系統(tǒng)的信息。藥學檔案使藥學服務(wù)功能進一步增強，拓寬了藥學服務(wù)范圍。檔案資源除了為本部門服務(wù)外，還為各臨床科室，醫(yī)務(wù)科、質(zhì)控科等職能科室提供利用服務(wù)，甚至為相關(guān)院領(lǐng)導及上級部門提供決策服務(wù)，能主動、及時、周到地提供資料，利于正確處理好對內(nèi)與對外等關(guān)系。

（三）藥學檔案管理的價值體現(xiàn)在促進藥學部的不斷創(chuàng)新，通過對藥學部資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等過程， 能完整、詳盡、系統(tǒng)的反映藥學部歷史，同時，也是三級綜合醫(yī)院未來發(fā)展提供非常重要的一手原始資料。因此通過對三級綜合醫(yī)院的藥學檔案管理的價值分析，讓我們認識到檔案管理對于三級綜合醫(yī)院醫(yī)院的運作起到很大的作用，通過系統(tǒng)有序的檔案整理，對于藥學部本身，對于醫(yī)院的發(fā)展都有著非常重要的意義。

2 藥學部檔案管理方法探究

由于三級綜合醫(yī)院面臨著等級評審工作的要求，藥事管理部分在評審要點中占據(jù)很大的比重，因此藥學部的地位日益重要，藥學部的重要作用也得到了領(lǐng)導者的重視，因此對藥學部檔案工作提出更高的要求，筆者對其管理方法進行了分析探究，認為要做好藥學檔案管理，主要應(yīng)做好以下這四方面工作：

2.1 醫(yī)院領(lǐng)導層加強重視

醫(yī)院要全面了解藥學檔案管理工作的現(xiàn)實意義，將醫(yī)院發(fā)展建設(shè)工作與藥學檔案管理工建設(shè)作有機結(jié)合起來，制度、設(shè)施、設(shè)備建設(shè)齊抓共管，統(tǒng)籌安排，通盤考慮。制定檔案管理辦法，在相關(guān)制度的支持下，藥學檔案管理工作在實際操作上能夠得到有效的支持，在管理人員的責任與義務(wù)得到明確表述的情況下，任務(wù)執(zhí)行的有效性能夠得到提升，要升級藥學檔案管理設(shè)備，比如掃描儀、計算機等。因此，在管理手段、基本設(shè)施以及保管條件的改善方面，需要加大資金、設(shè)備與技術(shù)等方面的投入，提高藥學檔案管理工作質(zhì)量與效率。

2.2 做好藥學檔案管理的人員培養(yǎng)

藥學部檔案管理人員要對于自己所肩負的檔案崗位職責有一個深刻的認識，以兢兢業(yè)業(yè)的心態(tài)做好檔案管理工作。由于大部分醫(yī)療機構(gòu)在人員組成方面可能會受到編制的影響，會啟用部分兼職人員。因此，即使是對于兼職人員，也需要加大教育以及薪資等方面的投入力度，藥學檔案管理工作人員不僅要進行檔案管理專業(yè)培訓，還要學習本系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識，重點做要好原始材料的初步整理與收集積累工作。另外改善管理人員的工作環(huán)境，提高管理人員的薪資福利待遇，能使檔案管理工作的有關(guān)人員全心全意地落實檔案管理工作。

2.3 堅持真實性、完整性、及時性原則

藥學檔案是部門最為基礎(chǔ)性的工作，也是最為繁瑣、雜亂的工作，藥學檔案有很多的種類，例如，醫(yī)院要引進未納入我院現(xiàn)行使用的《基本用藥供應(yīng)目錄》的藥品，根據(jù)制度要求，嚴格執(zhí)行新藥引進程序，而在這一過程中產(chǎn)生的大量文件資料，如臨床申請表、廉潔承諾書、新藥申請評估報告、藥事會和評審專家討論資料及經(jīng)營公司提供的新藥相關(guān)資料等等，例如工作會議，需要保存會議紀要，原始記錄，簽到表、錄音及照片資料。檔案管理人員需要真實、完整、及時地將這些散碎的資料進行匯編整理，在上級或者領(lǐng)導層的檢查驗收時，要很方便的找出。檔案管理過程包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等五項工作，每一項都不好做，收集分散的檔案把它們歸類整理，然后通過分門別類的排列和編目，進行更好的保管。最大地程度保護好檔案完整和安全。

2.4 加強信息化檔案管理

電子計算機是現(xiàn)代化的表征，信息化的管理方式已在各個學科領(lǐng)域作用，藥學檔案管理的信息化尤其重要。藥學領(lǐng)域是比較寬泛的領(lǐng)域，藥物庫存管理、用藥情況、藥物信息以及使用報表等等都需要嚴格的統(tǒng)計，而電子計算機發(fā)揮著重要的作用。檔案統(tǒng)計工作都是經(jīng)過數(shù)字分析，對其檔案的數(shù)量和質(zhì)量都有著清晰的保存。電子計算機的使用能改進檔案管理方式，提高管理的效率，規(guī)范藥學管理的標準，從而促進藥學科的持續(xù)健康發(fā)展。

3 總結(jié)

藥學部檔案管理對于整個三級綜合醫(yī)院是一項基礎(chǔ)性的工作，通過對藥學部檔案管理的價值探討，讓人們能夠認識這一檔案工作的重要性，從而積極對藥學部檔案管理方法進行了論析，希望能提高藥學管理的效率，促進藥學部的健康發(fā)展。

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