信息時代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新研究

高秀娟

摘 要：針對學(xué)籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績數(shù)據(jù)、社團實踐數(shù)據(jù)、社會實踐活動等的數(shù)據(jù)。而因為在進行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進行學(xué)籍檔案管理的時候容易出現(xiàn)錯誤。伴隨著信息化的進程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。鑒于此，本文是對信息時代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新進行研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校學(xué)籍檔案；檔案管理

現(xiàn)階段，隨著高校辦學(xué)與招生規(guī)模的擴大，給高校各項管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而高校學(xué)籍檔案管理作為高校檔案管理工作的一個重要組成部分，雖然具有較強的政策性、原則性及服務(wù)性，但在管理過程中呈現(xiàn)出各種各樣的問題。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，大部分高校對學(xué)籍檔案管理并不科學(xué)，并且檔案信息資源利用程度尚淺，不能滿足社會的發(fā)展需求。因此，基于信息時代背景下，需打破傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式，革新高校學(xué)籍檔案管理模式，這是當(dāng)前各高校值得深思的問題。

1 高校學(xué)籍檔案含義

學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的各項信息，作為高校重要的信息資源，具有內(nèi)容廣泛性、周期性等特點。它真實記載與反映了學(xué)生入校開展至到畢業(yè)以來各個方面發(fā)展情況。是高校學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)與社會實踐活動直接形成，并作為學(xué)校教學(xué)發(fā)展歷史和學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的原始憑證。其主要包括：高考成績單、學(xué)籍卡、入學(xué)通知書等。其為教學(xué)管理、研究提供詳實可靠的資料，為學(xué)校其他工作服務(wù)與學(xué)生畢業(yè)后工作安置提供了參考。是教學(xué)質(zhì)量與管理水平的明證，在對學(xué)生的綜合考查中發(fā)揮著重要的作用。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應(yīng)的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，在進行人員調(diào)配過程中就會出現(xiàn)拖延，而原來需要三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學(xué)管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們在進行高校的學(xué)籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔(dān)，同時也降低了大量的成本。

3 高校學(xué)籍檔案管理的重要性

對于高校學(xué)生學(xué)籍檔案，主要記錄學(xué)生在校期間的重要事跡、內(nèi)容等，其成為以后工作與學(xué)習(xí)各組織結(jié)構(gòu)進行、選拔、任用等主要依據(jù)，可見管理的重要性，其主要表現(xiàn)在真實體現(xiàn)了畢業(yè)生綜合素質(zhì)、為用人單位選擇提供依據(jù)及作為人事檔案的重要基礎(chǔ)，以下呈現(xiàn)的是具體的內(nèi)容：

3.1 真實體現(xiàn)了畢業(yè)生綜合素質(zhì)

高校學(xué)生學(xué)籍檔案，其包括畢業(yè)生實習(xí)過程、學(xué)生先進事跡等，其有關(guān)聯(lián)的部門及人員有教務(wù)處，學(xué)院教學(xué)及其秘書，實習(xí)學(xué)生，實習(xí)指導(dǎo)老師，實習(xí)單位，實習(xí)檢查老師等。其內(nèi)容與人員涉及廣泛，在各方面協(xié)調(diào)管理下，形成學(xué)生學(xué)籍檔案材料，其內(nèi)容是學(xué)生在校期間的真實記錄，可有效呈現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量、獎懲及表現(xiàn)。從學(xué)生學(xué)籍檔案中，可對學(xué)生的基本信息、教育背景及在校的綜合素質(zhì)水平情況進行了解，同時可清楚高校對學(xué)生的培養(yǎng)過程。

3.2 為用人單位選擇提供依據(jù)

學(xué)生學(xué)籍檔案具有較高的權(quán)威性，學(xué)生在畢業(yè)后實際就業(yè)過程中，大部分的用人單位，可根據(jù)學(xué)生檔案，進行政治審查，通過翻閱畢業(yè)生的檔案資料，了解學(xué)生不同階段與時期的學(xué)習(xí)、生活等方面情況與表現(xiàn)。基于此，一份詳盡而全面的畢業(yè)生檔案資料，將會使學(xué)生處于強大的競爭優(yōu)勢中，從而擁有更多的就業(yè)選擇與表現(xiàn)機會。因此，加強高校畢業(yè)生檔案管理十分重要。

3.3 作為人事檔案的重要基礎(chǔ)

人事檔案在國家機構(gòu)、社會組織中形成的，主要對個人的工作表現(xiàn)、政績進行記錄與反映。作為個人學(xué)歷、身份等方面的依據(jù)。對于高校學(xué)生的人事檔案，由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化而來。學(xué)生可在畢業(yè)階段，通過簽訂靈活就業(yè)、就業(yè)協(xié)議、等，獲得報到證，并將其歸屬于學(xué)籍檔案中，由學(xué)校投入人事管理部門或人才交流機構(gòu)后，學(xué)生學(xué)籍檔案真實轉(zhuǎn)化為人事檔案。因此，學(xué)生的畢業(yè)檔案作為人事檔案的重要基礎(chǔ)。

4 在進行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進行管理中，由于數(shù)字化水平無法達到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風(fēng)險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識儲備和經(jīng)驗，在進行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項任務(wù)在短時間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內(nèi)都無法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分?，F(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機構(gòu)，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

5 信息時代背景下高校學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新路徑

基于信息時代背景下，對于創(chuàng)新高校學(xué)籍檔案管理，其路徑表現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新及做好學(xué)籍檔案開發(fā)利用工作，這有利于高校學(xué)習(xí)檔案信息能更好地服務(wù)于社會，促進了高校學(xué)籍檔案信息化管理方向發(fā)展，以下呈現(xiàn)的是具體的內(nèi)容：

5.1 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理觀念

對于該校學(xué)籍檔案管理，作為管理創(chuàng)新的成功保證是觀念創(chuàng)新。具體方法為：首先，將觀念創(chuàng)新意識貫穿在管理的全過程。這要求管理者要從實際情況出發(fā)，打破傳統(tǒng)的管理觀念，明確知識化、社會化及網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理創(chuàng)新的意義。其次，檔案管理人員要認識到學(xué)生是學(xué)籍管理的主體，需樹立“以學(xué)生為本”的管理理念，完善其人格修養(yǎng)，激發(fā)學(xué)生的主體意識，提高其綜合素質(zhì)的發(fā)展。這不僅是高校各項工作所要達到的目標(biāo)，也是高校學(xué)籍檔案管理的目的所在。

5.2 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式

目前，對于高校學(xué)籍檔案管理，由于受經(jīng)濟條件與行政管理條例影響，其管理模式呈現(xiàn)落后性與局限性的特點。學(xué)生學(xué)籍檔案手工操作，不僅耗費了大量的人物資源，還容易出現(xiàn)錯誤：網(wǎng)絡(luò)管理平臺容易出現(xiàn)管理盲區(qū)；計算機管理缺乏及時性與完整性等。因此，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式，首先要建立學(xué)籍檔案條目的自動化檢索，更新設(shè)備與技術(shù)，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化?？刹捎矛F(xiàn)代化管理手段，將學(xué)校中心與學(xué)籍檔案管理工作結(jié)合，為其利用提供一定的條件。另外，建立并完善高校學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高校、教育部分管理、資源共享等統(tǒng)一，將學(xué)籍檔案管理朝向社會化、多元化及優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。

5.3 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理內(nèi)容

對于學(xué)籍檔案管理，其內(nèi)容涉及問題較多，為了加強高校學(xué)籍檔案管理，主要從將學(xué)生基本信息錄入程序簡化、一體化成績信息管理及學(xué)生學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫信息資源共享幾個方面進行，具體方法如下：

（1）將學(xué)生基本信息錄入程序簡化。傳統(tǒng)的學(xué)生基本信息入黨，都是管理人員從學(xué)生升學(xué)檔案中錄入，然后根據(jù)學(xué)生填寫的學(xué)籍表，補充相關(guān)的資料，這使管理人員需隔一段時間，向?qū)W生進行信息征集，以此補充資料，這增加了管理人員的工作內(nèi)容。而建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，管理人員可直接從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行資料下載，其他的工作由學(xué)生完成。一方面學(xué)生可自行查閱個人基本信息，另一方面學(xué)生可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進行更新與補充。學(xué)校根據(jù)學(xué)生完善的學(xué)籍檔案信息進行使用。（2）一體化成績信息管理。學(xué)生的成績信息內(nèi)容較多，比如平時成績、期中成績、重修成績等。而成績管理是學(xué)籍信息管理的重要一部分。以往學(xué)生的成績管理工作比較復(fù)雜，并且容易出現(xiàn)錯誤。而使用信息化檔案管理系統(tǒng)后，管理部門可在系統(tǒng)中輸入每學(xué)期教學(xué)計劃的相關(guān)內(nèi)容，教師負責(zé)登錄系統(tǒng)錄入成績，核查無誤后提高，這樣一體化成績信息管理，可以方便學(xué)生進行信息搜索，還滿足了高校擴招、專業(yè)增加情況下學(xué)籍檔案管理。

6 結(jié)束語

綜上所述，本文對信息時代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新的研究，了解了高校學(xué)籍檔案管理的重要性，根據(jù)高校學(xué)籍檔案管理存在的不足，分析了信息時代下高校學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)的一系列問題，提出了創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理觀念、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理方式、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理內(nèi)容、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理人才資源及做好學(xué)籍檔案開發(fā)利用工作路徑，這有利于高校學(xué)籍檔案信息化管理，對高校學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)高校教學(xué)與社會發(fā)展需要具有重要的現(xiàn)實意義。

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