加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的策略研究

伍一群

摘 要：社區(qū)是社會有機主體的基本內(nèi)容，是一個承載著人們?nèi)粘Ｉ詈臀幕枨蟮闹匾獔鏊l(fā)揮著不可忽視的作用。社區(qū)服務(wù)中心檔案是社區(qū)建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，與社區(qū)服務(wù)中心服務(wù)功能的發(fā)揮息息相關(guān)。本文主要闡述了社區(qū)服務(wù)中心檔案的作用和發(fā)展現(xiàn)狀，提出加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的具體策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：社區(qū)服務(wù)；檔案管理；策略

社區(qū)服務(wù)中心檔案管理有助于加強城鎮(zhèn)基層組織建設(shè)，完善社區(qū)各項服務(wù)功能，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心工作質(zhì)量的提高。然而現(xiàn)階段我國社區(qū)服務(wù)中心檔案管理還不完善，存在人員檔案管理意識不足、體系和管理制度不完善、硬件設(shè)施不健全、管理方式陳舊等問題，嚴(yán)重影響社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作，因此必須加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作，提高社區(qū)服務(wù)中心工作質(zhì)量。

1 社區(qū)服務(wù)中心檔案的作用

社區(qū)服務(wù)中心檔案是通過文字、圖像、圖表、聲音等方式記錄下來的承載體。社區(qū)服務(wù)中心的檔案又可以分為基礎(chǔ)設(shè)施檔案、財務(wù)檔案、聲像圖片檔案、文書檔案以及科研技術(shù)檔案等，主要對社區(qū)服務(wù)中心的醫(yī)療、文化活動、教育、私法援助以及社區(qū)服務(wù)中心的發(fā)展等狀況進(jìn)行反映。社區(qū)服務(wù)中心從事的工作具有長期性、復(fù)雜性，工作的主要目標(biāo)就是幫助人們克服人與人、人與社會間的問題。社區(qū)服務(wù)中心的工作已經(jīng)逐步涉及人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€領(lǐng)域，社區(qū)服務(wù)中心檔案所面對的對象以及檔案的內(nèi)容也隨之?dāng)U展。社區(qū)服務(wù)中心在開展有關(guān)的工作或者活動前，通過社區(qū)檔案對社區(qū)居民的真實情況進(jìn)行了解和分析，有利于工作或者活動的順利開展，同時將此次的工作或者活動的情況進(jìn)行記錄并整理歸入檔案，為下次提供參考意見。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作就是通過社區(qū)人民的有關(guān)信息進(jìn)行活動的組織，促進(jìn)社區(qū)人民的交流溝通，達(dá)到服務(wù)社區(qū)人民的目的。

2 社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的基本現(xiàn)狀

1）檔案管理人員的檔案管理意識不足。在我國目前社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的實際工作過程中，相關(guān)的管理人員以及一些基層的工作人員都或多或少地對檔案管理存在不夠重視問題，大部分的工作人員將記錄、整理、登記、裝訂等內(nèi)容當(dāng)做是檔案管理工作的主要內(nèi)容，并不會主動地對相關(guān)的材料進(jìn)行積極的收集，同時對于檔案內(nèi)容書寫的是否規(guī)范也并不重視，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心的檔案記錄出現(xiàn)書寫內(nèi)容不規(guī)范、記錄內(nèi)容不完整或者不準(zhǔn)確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2）檔案管理的體系和管理制度不完善。由于我國社區(qū)服務(wù)中心的起步較晚，社區(qū)服務(wù)中心的工作人員多為基層單位選派的新手，檔案管理的業(yè)務(wù)能力不強，沒有建立起完善的檔案管理體系和管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案資料的采集、整合、分類、歸檔等工作過程中出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象。很多有價值、有意義的文件材料沒有專門的檔案管理人員進(jìn)行收集和整理，無法及時地建檔、存檔，導(dǎo)致檔案管理工作在材料數(shù)據(jù)收集方面的工作效率不高。

3）檔案管理的硬件設(shè)施不健全。社區(qū)服務(wù)中心的管理者對檔案管理工作的不重視，在檔案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以說很少，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全。社區(qū)服務(wù)中心的管理負(fù)責(zé)人除了為檔案管理工作中提供一定的檔案室、檔案架和其他所必須擁有的辦公用品之外，再沒有其他辦公條件建設(shè)。

4）檔案管理的方式過于陳舊且人員不足。社區(qū)服務(wù)中心是基層服務(wù)的公共組織，進(jìn)行辦公的地點和人力都十分的有限，導(dǎo)致檔案的存儲空間有限、檔案管理人員不足。許多社區(qū)服務(wù)中心的檔案工作人員年齡出現(xiàn)老化現(xiàn)象，由于工作人員文化水平較低，沒有掌握足夠的專業(yè)管理技巧，社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的工作方式還沿用傳統(tǒng)的管理方式，以紙質(zhì)版為主，無法跟上信息時代的腳步，檔案管理的方式過于陳舊。使用紙質(zhì)的材料作為檔案信息的承載體，不僅不利于資料的保存，資料本身也容易被篡改和泄露，社區(qū)居民的隱私受到威脅。許多檔案管理的工作人員對建檔后的維護(hù)工作不夠重視，導(dǎo)致許多檔案資料在建檔后出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。

3 加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的策略

1）加強宣傳，提高檔案管理人員的管理意識。在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的工作過程中，應(yīng)通過各種宣傳手段，不斷提高檔案管理人員以及基層工作人員的管理意識，促使其綜合素質(zhì)的提高，使得管理者可以采用更為有效的管理方法管理社區(qū)服務(wù)中心的檔案工作，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展趨勢，進(jìn)而對檔案資料的科學(xué)性、完整性、系統(tǒng)性以及連續(xù)性提供有力的保障，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案凌亂、丟失以及損壞等現(xiàn)象[1]。例如，可以通過組織社區(qū)服務(wù)中心的全體工作人參與到關(guān)于《中華人民共和國檔案法》的學(xué)習(xí)教育與宣傳活動中，提高社區(qū)服務(wù)中心全體工作人員的檔案觀念，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的有效開展。也可以通過對社區(qū)服務(wù)中心檔案管理人員以及基層工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高管理人員以及基層工作人員對檔案管理工作的意識和重視程度。對檔案工作人員的日常的管理工作進(jìn)行不定時、突擊性的檢查，并依據(jù)相關(guān)的管理制度對檔案工作人員的進(jìn)行獎勵或者批評，以完善的獎懲制度鞭策檔案工作人員不斷進(jìn)步，進(jìn)而提升其整體的職業(yè)素質(zhì)。通過加強宣傳，不斷提高社區(qū)檔案管理人員的管理意識，可以有效促進(jìn)檔案管理理念的不斷創(chuàng)新，進(jìn)而使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的工作質(zhì)量不斷提升。

2）建立完善的檔案管理體系和管理制度。在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的實施過程中，通過建立完善的檔案管理體系和管理制度，可以保障社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的規(guī)范性、全面性，有益于社會服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展。社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理人員應(yīng)將管理工作的實際情況與相關(guān)的法律法規(guī)結(jié)合，對檔案管理中資料的收集、登記、歸檔、保管、保密、借閱、移交以及銷毀等工作的規(guī)章制度進(jìn)行逐步的完善，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作實現(xiàn)動態(tài)化，保證當(dāng)出現(xiàn)檔案受損或丟失等情況時，檔案工作人員能夠進(jìn)行及時的補充，進(jìn)而保證了社區(qū)服務(wù)中心檔案資料的完整性。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的針對范圍十分的廣泛，導(dǎo)致工作內(nèi)容也相對繁瑣得多，因此檔案管理工作的責(zé)任必須嚴(yán)格落實到社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理部門之中，實現(xiàn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化工作。例如，可以將社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作歸納到社區(qū)服務(wù)中心日常的工作會議之中，通過會議明確強調(diào)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作的責(zé)任明確落實到具體的部門、個人，使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的責(zé)任落實得到保證。社區(qū)服務(wù)中心可以加強檔案管理部門的自我檢查工作力度，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的質(zhì)量，同時建立相關(guān)監(jiān)管部門和社區(qū)居民監(jiān)督系統(tǒng)，在工作的管理過程中靈活運用法律、經(jīng)濟(jì)、行政等管理手段，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展[2]。社區(qū)服務(wù)中心檔案部門以及檔案管理的工作人員，在日常的檔案管理工作的過程中，也應(yīng)做好自己分內(nèi)的工作，使自己的本職工作發(fā)揮出應(yīng)有的工作效果，使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作在日常的運行中就保持一定的規(guī)范性。

3）加強檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)性保障，在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的實施過程在中，應(yīng)加強硬件設(shè)施的建設(shè)情況。檔案的存儲庫房應(yīng)具備防塵、防潮、防蟲、防光、防盜、防火、防高溫以及防有害氣體等設(shè)備，設(shè)立獨立的工作崗位對這些設(shè)備進(jìn)行專門的維護(hù)管理工作。對于檔案存儲庫房內(nèi)的溫度和相對濕度進(jìn)行定時的記錄，如果發(fā)現(xiàn)庫房內(nèi)溫度或者相對濕度的數(shù)值發(fā)生嚴(yán)重偏離正常數(shù)值范圍的情況時，要及時展開排除工作并采取積極有效的辦法進(jìn)行處理，降低存儲庫房內(nèi)的安全隱患。在社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作中，還需要配備專門的照相機、攝影機、掃描儀、打印機以及計算機等設(shè)備，這些專業(yè)的設(shè)備可以提升社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作中檔案的立卷、檢查、查詢、編目、統(tǒng)計以及借閱等工作環(huán)節(jié)的工作效率[3]。

4）利用信息技術(shù)，改善檔案管理的方式、解放人力。在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今社會，社區(qū)服務(wù)中心陳舊的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足人們的需求，還浪費了一定的人力資源。將信息化的技術(shù)手段應(yīng)用到社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作中，以電子檔案的形式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存檔的方式，實現(xiàn)社區(qū)服務(wù)中心檔案的電子化管理，一定程度上保證了檔案資料的保存效果，也解放了一定的人力資源。電子版的檔案與紙質(zhì)版的檔案相比，大大減小了對存儲空間和人力的要求。將電子檔案以光盤、硬盤等形式進(jìn)行存儲，不僅縮減了存儲空間，檔案管理人員對檔案的維護(hù)整理的工作也可以得到最大限度的降低，檔案管理人員的精力和時間得到有效的節(jié)約，解放了一定的人力資源，且電子檔案一定程度上解決了檔案保管安全方面的問題。為了信息化檔案管理方式的順利實施，需要對社區(qū)服務(wù)中心檔案管理人員的信息技術(shù)進(jìn)行一定的指導(dǎo)與培訓(xùn)，在其掌握一定的專業(yè)技術(shù)后，再實行權(quán)限分配式的信息化檔案管理方式，進(jìn)而提升檔案管理工作人員對工作的積極性，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

電子化的檔案管理方式也使得檔案管理工作的管理者可以更加便利地對檔案管理工作的工作人員進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核，例如，電子版的檔案管理節(jié)省了工作人員大量的工作時間，檔案管理的工作人員可以將每一個月、每一個季度以及每一年的管理工作情況進(jìn)行整體的匯報和總結(jié)，方便了上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。

4 總結(jié)

社區(qū)服務(wù)中心檔案管理與社區(qū)的歷史軌跡、未來發(fā)展息息相關(guān)，是衡量社區(qū)服務(wù)質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此必須加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心工作質(zhì)量的提高。要加強社區(qū)服務(wù)中心檔案管理，就要采取有效策略， 加強宣傳，提高管理意識；完善管理體系和管理制度；加強硬件設(shè)施的建設(shè)；借助新媒體技術(shù)，改善檔案管理的方式。只有這樣，才能不斷提高社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的工作質(zhì)量和效果。

參考文獻(xiàn)

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[3]王穎. 社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施分析[J]. 大家健康（學(xué)術(shù)版）， 2016， 10（10）：293-294.