簡析檔案管理電子化實施方案

麥梅慧

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時代的背景下，檔案管理電子化的建設(shè)以及發(fā)展越來越迅速，檔案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束縛和單位性質(zhì)等各種因素，有的單位檔案管理仍然存在很多不足之處，需要一些有效的措施來加以改善。加強人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，對人才資源開發(fā)和單位的發(fā)展具有重要意義。檔案管理根據(jù)它的基本性質(zhì)及其主要作用來講，是一項具有管理性、服務(wù)性的工作。提高檔案管理水平不僅重要而且急迫，要想適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的大趨勢和大潮流，必須加快建設(shè)檔案管理的電子化進(jìn)程，以電子化的檔案處理日常檔案工作，能夠為社會的發(fā)展提供更多的便利。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；信息技術(shù)

1 檔案管理電子化的作用

1.1 有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

1.2 能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務(wù)都被檔案真實的記錄。制定決策和任免干部時，除了要結(jié)合當(dāng)前實際，還要查閱和參考人事檔案記錄，通過掌握人員信息情況優(yōu)中選優(yōu)，從而推薦最佳人選，同時也可以有效避免干部任免錯誤的出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為干部任免提供可靠的信息。

1.3 有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實現(xiàn)，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。

2 檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，信息內(nèi)容不一致，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦快捷地完成信息管理上報工作，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是移動硬盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用和普及發(fā)展，就談不上檔案信息電子化了。

3 推行檔案電子化管理的幾點建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識，增強做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1）積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實干部隊伍，如計算機(jī)專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2）及時做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。由于計算機(jī)不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

3）建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

4）建立電子檔案應(yīng)用共享平臺。要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺按級次設(shè)置查訪權(quán)限，以供機(jī)關(guān)各科室或基層事業(yè)單位自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進(jìn)整體工作效率的全面提高。

4 結(jié)語

隨著社會的迅猛發(fā)展和科技的飛速進(jìn)步，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已不能很好的適應(yīng)如今人們?nèi)招略庐惖纳畹淖兓蛯n案管理的需求了。檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度， 使得其必將成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

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