簡析檔案管理電子化實施方案

麥梅慧

摘 要：在互聯(lián)網時代的背景下，檔案管理電子化的建設以及發(fā)展越來越迅速，檔案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束縛和單位性質等各種因素，有的單位檔案管理仍然存在很多不足之處，需要一些有效的措施來加以改善。加強人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，對人才資源開發(fā)和單位的發(fā)展具有重要意義。檔案管理根據它的基本性質及其主要作用來講，是一項具有管理性、服務性的工作。提高檔案管理水平不僅重要而且急迫，要想適應當今社會發(fā)展的大趨勢和大潮流，必須加快建設檔案管理的電子化進程，以電子化的檔案處理日常檔案工作，能夠為社會的發(fā)展提供更多的便利。

關鍵詞：檔案管理；電子化；信息技術

1 檔案管理電子化的作用

1.1 有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

1.2 能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務都被檔案真實的記錄。制定決策和任免干部時，除了要結合當前實際，還要查閱和參考人事檔案記錄，通過掌握人員信息情況優(yōu)中選優(yōu)，從而推薦最佳人選，同時也可以有效避免干部任免錯誤的出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為干部任免提供可靠的信息。

1.3 有利于為科研工作提供智能化服務

計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2 檔案信息電子化的現狀

1）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，信息內容不一致，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦快捷地完成信息管理上報工作，這制約了檔案信息電子化的進程。

2）標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3）檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是移動硬盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

4）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用和普及發(fā)展，就談不上檔案信息電子化了。

3 推行檔案電子化管理的幾點建議

當今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數字化發(fā)展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業(yè)務管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質量和效果。

1）積極培養(yǎng)電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業(yè)人才充實干部隊伍，如計算機專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

2）及時做好硬件設備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發(fā)生。

3）建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

4）建立電子檔案應用共享平臺。要建立電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關電子檔案資料。共享平臺按級次設置查訪權限，以供機關各科室或基層事業(yè)單位自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進整體工作效率的全面提高。

4 結語

隨著社會的迅猛發(fā)展和科技的飛速進步，傳統(tǒng)意義上的紙質檔案管理已不能很好的適應如今人們日新月異的生活的變化和對檔案管理的需求了。檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度， 使得其必將成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

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