探討人事檔案整理

吳卓瑤

摘 要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，通過人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。它為識別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管好用好對人力資源的開發(fā)和自用起著極其重要的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案檔案整理

1 人事檔案的整理工作的含義

人事檔案的整理是檔案的基礎(chǔ)建設(shè)之一。人事檔案材料只有經(jīng)過整理，才能完成向人事檔案的轉(zhuǎn)化。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化。所謂系統(tǒng)，就是按照材料的性質(zhì)和形式，保持材料與材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。所謂條理，就是檔案材料經(jīng)過整理后，要求層次分明、項(xiàng)目清楚、體系完整。人事檔案的整理必須按一定的規(guī)則、方法、程序進(jìn)行。

人事檔案整理是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，是人事檔案工作不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1）整理工作是將雜亂零散的人事檔案材料轉(zhuǎn)化為有條理、有系統(tǒng)的人事檔案的必經(jīng)之路。未經(jīng)整理的檔案材料只是構(gòu)成人事檔案的因素，并不能稱之為檔案。人事檔案材料只有經(jīng)過整理，完成了轉(zhuǎn)化工作之后，才稱得上科學(xué)意義上的人事檔案。

2）整理工作是保證人事檔案完整與安全的重要手段。檔案材料經(jīng)過整理裝訂，能夠有效地防止和糾正零散材料在查閱和轉(zhuǎn)遞過程中的錯(cuò)裝、混裝等差錯(cuò)；能夠有效地避免或防止材料散失；維護(hù)人事檔案的完整與安全。

3）整理工作是加強(qiáng)人事檔案保管工作的重要基礎(chǔ)。未經(jīng)整理的檔案材料雜亂無章、眉目不清，查閱時(shí)不得不將所有材料件件過目，這樣既增加了查閱的困難，浪費(fèi)了時(shí)間，易出差錯(cuò)，又容易撕破、卷角和損壞檔案材料。整理后，就能夠避免或減少出現(xiàn)這種情況。有利于加強(qiáng)人事檔案的保管工作，延長檔案的使用壽命。

4）整理工作是方便快捷利用人事檔案的重要條件。檔案經(jīng)過整理，可以檢查材料收集有無遺漏或重復(fù)，檢驗(yàn)鑒別工作質(zhì)量，促進(jìn)材料的收集歸檔和鑒別工作。同時(shí)，分門別類、排列有序的人事檔案可使閱檔者有規(guī)律可循，從而提高利用效率。

2 對人事檔案進(jìn)行整理的必要性

對人事檔案進(jìn)行整理主要有以下幾種情況：

1）在新建立各類人員人事檔案時(shí)需要進(jìn)行整理。對新增加的各類工作人員，如分配參加工作的大中專畢業(yè)生、從社會上選拔聘用的國家機(jī)關(guān)工作人員、企業(yè)招收錄用的新職工等。原來沒有檔案的必須建立檔案，并且需要按規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)整理。

2）在人事檔案類型轉(zhuǎn)換工作中需要進(jìn)行整理。由于各類人員的工作單位性質(zhì)以及其在社會實(shí)踐活動(dòng)中的身份發(fā)生了變化，其人事檔案也需要隨之進(jìn)行類型轉(zhuǎn)換。比如企業(yè)職工錄用為國家干部，其人事檔案就由工人檔案轉(zhuǎn)為干部檔案，部隊(duì)軍官轉(zhuǎn)業(yè)地方工作，其人事檔案就由軍人檔案同樣轉(zhuǎn)為干部檔案。在這種情況下，需要按照其轉(zhuǎn)換后的人事檔案類型要求進(jìn)行整理。

3）在人事檔案工作有關(guān)法規(guī)對人事檔案內(nèi)容及其分類有了新的要求時(shí)，需要進(jìn)行整理。因人事工作和人事檔案工作自身發(fā)展的需要，人事檔案工作有關(guān)條例規(guī)定對人事檔案內(nèi)容分類排列進(jìn)行了調(diào)整時(shí)就要對人事檔案進(jìn)行普遍整理，以適應(yīng)新的形勢需要，符合新的規(guī)定要求。普遍整理主要是從上至下統(tǒng)一部署的全面整理工作。

4）在日常保管工作中，人事檔案零件材料較多時(shí)，需要進(jìn)行整理，也就是添加材料的補(bǔ)充整理。人事檔案是動(dòng)態(tài)的，組織人事、勞動(dòng)等工作中會不斷地形成新的反映各類人員在社會實(shí)踐中德、能、勤、績的材料，需要及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案中去。在日常的管理工作中，發(fā)現(xiàn)有些人事檔案零件材料積累比較多時(shí)，就有必要對人事檔案進(jìn)行局部整理。

5）在人事檔案轉(zhuǎn)遞工作中，需要進(jìn)行整理。在辦理人員商調(diào)事宜、呈報(bào)職務(wù)任免、辦理出后政審等工作，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)在轉(zhuǎn)遞前對人事檔案進(jìn)行整理。人事檔案管理部門在收到轉(zhuǎn)本部門管理的人事檔案后，發(fā)現(xiàn)未整理的，在入庫前應(yīng)進(jìn)行整理。

3 人事檔案整理的要求

人事檔案整理必須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。這是人事檔案整理工作的總要求。

1）認(rèn)真鑒別。對收集起來的每一份材料逐一鑒別，該歸檔的材料一定要?dú)w檔，對規(guī)定不能歸檔或沒有歸檔價(jià)值的材料要剔除予以處理。根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值確定材料的取舍。

2）歸類準(zhǔn)確。就是對歸檔的材料，按照人事檔案內(nèi)容分類進(jìn)行歸類，做到每一份材料各就各位。歸類準(zhǔn)確是整理工作中最基本的要求，直接影響整理工作質(zhì)量和利用工作效率。

3）編排有序。是指在歸類準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類別材料的具體情況和實(shí)際需要，采取按時(shí)間、分體系、分層次、分項(xiàng)目的科學(xué)排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

4）目錄清楚。每個(gè)經(jīng)過整理的人事檔案都應(yīng)填寫目錄，并做到字跡工整、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容規(guī)范，目錄登記情況與實(shí)際檔案材料完全相符。填寫目錄應(yīng)無涂改勾畫和錯(cuò)別字出現(xiàn)。

5）裝訂整齊。是指整理后的檔案要加封面裝訂成冊，達(dá)到線繩系緊、材料整齊、外觀潔凈。

人事檔案只有按照上述整理工作的要求，經(jīng)過認(rèn)真地整理，才能達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的質(zhì)量要求。

4 人事檔案整理應(yīng)注意事項(xiàng)

1）為確保檔案的安全，嚴(yán)禁吸煙。

2）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得在材料上隨意添加文字。

3）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔除的檔案材料，須進(jìn)行登記，填清理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

4）要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容。

5）整理時(shí)，不得相互隨便議論檔案內(nèi)容，不應(yīng)馬虎大意，折皺或損壞檔案材料。發(fā)現(xiàn)檔案材料中的差錯(cuò)和需要處理的問題時(shí)，要及時(shí)報(bào)告，及時(shí)辦理。

在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；總之，在整理工作中，應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，講求方法，掌握技術(shù)。對于整理方法和技術(shù)應(yīng)善于靈活運(yùn)用，從實(shí)際出發(fā)，因人因地因檔案原貌的不同而采取相應(yīng)的方法、步驟和技術(shù)手段，切不可生搬硬套。這樣既能提高工作效率，也能提高檔案質(zhì)量。

5 結(jié)束語

科學(xué)規(guī)范的管理人事檔案是當(dāng)前檔案管理中的主要手段，是提高人事檔案管理的主要手段和措施。在人事檔案管理的過程中，堅(jiān)持以實(shí)際狀況為主，與時(shí)俱進(jìn)才能夠在當(dāng)前社會發(fā)展的過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，提高社會發(fā)展的相應(yīng)手段和措施?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，是做好人事檔案管理的關(guān)鍵，更是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步提供發(fā)展動(dòng)力的主要措施。

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