大數(shù)據(jù)時代提升檔案利用效率研究

楊立群

摘 要：目前，我國已將信息技術(shù)應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，信息技術(shù)給我們的生活帶來日新月異的變化。大數(shù)據(jù)時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，大量信息得到及時精準快速處理、解決各種類型的數(shù)據(jù)管理，對企業(yè)科學有著決策性的作用，極大地提高了窗口服務(wù)水準。大數(shù)據(jù)存在的價值也逐漸被人們所重視，如今信息技術(shù)的迅猛發(fā)展更強調(diào)了數(shù)據(jù)時代對于一個國家的重要性。本文就大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)進行探究，淺析信息技術(shù)對提高檔案利用效率的作用與具體方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案利用；效率；信息技術(shù)

一、大數(shù)據(jù)時代背景給檔案服務(wù)帶來的挑戰(zhàn)

（一）在海量數(shù)據(jù)中如何查詢檔案信息

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件數(shù)據(jù)信息量不斷增加，傳統(tǒng)的手工著錄、卡片檢索已遠遠不能滿足利用者的多樣需求。然而面臨大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)量的急劇增加，全面提高檔案檢索的檢全率和檢準率，是檔案利用服務(wù)亟待解決的問題。[1]

（二）在海量數(shù)據(jù)中如何抽取有用的信息

在信息迅速傳遞的如今，檔案利用者已不僅僅滿足于對現(xiàn)有固定文件的利用，他們想從文件中找出更多隱藏的有價值信息。檔案是不可更改的原始數(shù)據(jù)，但信息并不是一塵不變的，我們要的是能夠通過大數(shù)據(jù)的整合再開發(fā)而抽取出來的幾乎完全符合利用者需求的信息。

二、大數(shù)據(jù)形勢下檔案利用存在的問題

（一）檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾激化

檔案利用者在原有的檔案信息化的建設(shè)下無法準確獲取有利用價值的檔案資源，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案資源的廣泛性和檔案利用者需求的單一性形成了對立面，檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾越發(fā)激化。[2]用戶要從海量、具有冗余性和離散型的檔案資源中查詢、獲取需求的檔案信息，需要一定的工作時間，耗費大量的精力，這無疑對檔案利用服務(wù)的效率和服務(wù)質(zhì)量是一種打擊。

（二）隱性信息挖掘程度低，顯性信息體系性不強

現(xiàn)有的檔案利用，檔案工作者提供的都是初級的檔案資料，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的集中處理和整合，這導(dǎo)致了檔案利用者利用檔案的難度大，利用耗時久的問題，使得檔案的利用服務(wù)效率低下，從側(cè)面降低了平時的工作效率。

（三）傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的主動服務(wù)性不強

傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)主要是進行被動性服務(wù)，一般都是檔案工作人員根據(jù)檔案利用者的需求為其提供檔案實物或提供編研成果。這樣的被動性服務(wù)無法徹底挖掘出檔案中存在的知識價值，無法較大程度上滿足檔案用戶真正得到大量有價值的信息需求。[3]

三、大數(shù)據(jù)形勢下提高檔案利用效率的策略

（一）加強檔案資源體系建設(shè)的轉(zhuǎn)型

1.大數(shù)據(jù)條件下檔案歸檔立卷整理時間節(jié)點的確定

傳統(tǒng)的各類文件歸檔時間一般都固定在某一時間段內(nèi)，大數(shù)據(jù)檔案來源具有“虛”、“動”、“多”的特點，如果仍采用傳統(tǒng)模式進行歸檔工作，容易造成時間節(jié)點無法確定、需要歸檔文件散失等問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)檔案特點，應(yīng)該采用“動態(tài)”的方式進行歸檔、立卷整理。所謂動態(tài)，是指針對各類電子文件特點本著單一文件辦理完畢即行歸檔的原則確定歸檔時機。

2.大數(shù)據(jù)條件下檔案收集內(nèi)容的確定

檔案是國家機構(gòu)、社會組織、個人產(chǎn)生的有保存價值的歷史記錄。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，個人活動中的記錄大量產(chǎn)生并保存下來，如果不分良莠全部歸檔，既造成了大量資源的浪費，又不便于利用，如何確定其價值成為當前檔案部門亟待解決的問題。筆者認為，當前可依據(jù)傳統(tǒng)文件歸檔方式對重要活動產(chǎn)生的各類大數(shù)據(jù)文件進行歸檔，由于電子文件相對于紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體保存成本低，應(yīng)本著適當擴大范圍的原則對各類電子文件及衍生的元數(shù)據(jù)進行歸檔。

（二）建立個性化信息服務(wù)模式

1.樹立基于大數(shù)據(jù)的檔案利用服務(wù)意識

對大數(shù)據(jù)和利用服務(wù)認識的不足，無疑會使檔案利用服務(wù)工作落后于時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的興起，正在促使企事業(yè)單位重新規(guī)劃檔案管理工作，有效提高檔案利用率，讓“無生命”的檔案變成“活”信息，希望在大數(shù)據(jù)的前提下能夠獲取更加準確完整的信息。

2.加強檔案信息資源的挖掘和隱性信息的開發(fā)

提供檔案利用服務(wù)的工作前提是對檔案信息資源進行徹底地挖掘和有規(guī)律地整合，提高利用效率。檔案部門應(yīng)借助大數(shù)據(jù)的先進技術(shù)提取有價值的檔案信息，按照檔案利用的需求，將分布在不同類別，不同年限的有價值信息提取到臨時中轉(zhuǎn)站進行辨別、分析、對比，最后體現(xiàn)到數(shù)據(jù)利用平臺，進行深層次挖掘、整合和提煉，過智能聚類關(guān)聯(lián)等分析手段深層次開發(fā)利用，使隱性信息顯性化。

3.建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺

為了防止由于系統(tǒng)軟件間的不兼容和部門壁壘的存在而造成的“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案部門應(yīng)建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺。利用大數(shù)據(jù)平臺及計算機技術(shù)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理中心，搭建檔案利用的集成平臺，檔案用戶在平臺上提交利用需求，獲取相關(guān)信息，同時實現(xiàn)檔案信息資源共享，使各部門人員能夠獲取檔案部門提供的信息利用服務(wù)。

（三）加強檔案服務(wù)利用體系建設(shè)的轉(zhuǎn)型

1.增強主動服務(wù)意識

傳統(tǒng)主動服務(wù)主要依據(jù)檔案部門工作人員對社會需求的主觀判斷以及館藏的實際情況進行，而通過數(shù)據(jù)挖掘算法分析得出的結(jié)論，是通過對檔案利用情況、利用者情況、檔案信息情況等數(shù)據(jù)進行的深層次科學地運算分析獲得的。因此，對于“究竟應(yīng)該提供什么檔案信息”、“提供給誰檔案信息”等問題都有明確回答，使得主動服務(wù)具有一定的客觀性和針對性，服務(wù)效果更加理想，實現(xiàn)了真正意義的主動服務(wù)。

2.提高服務(wù)效率

在檔案服務(wù)利用過程中，利用者提出檢索要求后，存在著自然語言與存儲數(shù)據(jù)不匹配、一詞多義、一義多詞等現(xiàn)象，影響著檔案服務(wù)利用效率。利用數(shù)據(jù)挖掘算法，通過對利用者輸人的檢索關(guān)鍵詞等相關(guān)數(shù)據(jù)的運算分析，可以了解哪些檢索關(guān)鍵詞被同時使用，進一步確定不同種類檔案信息之間被同時利用的可能性，從而幫助人們更準確地檢索、更快捷地找到自己所需的檔案信息。

3.檔案工作效益的轉(zhuǎn)型

效益的轉(zhuǎn)型是檔案信息化工作轉(zhuǎn)型的終極目標。以大縱深的視角分析浩如煙海的歷史信息，起到“智庫”、“外腦”的作用，這些都大大降低了檔案工作投人所產(chǎn)生的效益。]大數(shù)據(jù)的思維方式和技術(shù)手段，為檔案工作來自大眾、走向大眾提供了千載難逢的良機，更為檔案站在歷史肩頭、把握現(xiàn)實信息、服務(wù)未來決策建起一條可行的通路。

參考文獻

[1]余紅光.關(guān)于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)分析[J].黑龍江史志，2015，03：98+100.

[2]張立娟.探析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)[J].經(jīng)營管理者，2015，33：335.

[3]錢小英.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].信息技術(shù)與信息化，2014，10：117-119.