加強市縣兩級城建檔案管理工作研究

城建檔案管理工作是市縣兩級在城市建設(shè)管理中的一項基礎(chǔ)性工作，對于整個社會和經(jīng)濟的發(fā)展起著非常重要的保障作用。城市建設(shè)檔案是城市各項建設(shè)發(fā)展的真實的歷史記錄，是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的科學(xué)依據(jù)和查考憑證，更是工程建設(shè)各項成果的結(jié)晶。它不僅為城市的規(guī)劃、建設(shè)、改擴建提供科學(xué)的依據(jù)，而且也為城市建設(shè)檔案管理工作如何科學(xué)地發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)性支持。因此，城市建設(shè)檔案管理工作是城市建設(shè)管理的重要組成部分，也是城市發(fā)展的歷史見證。

自一些市縣開展城市建設(shè)檔案管理工作以來，一些人對這項工作重要性的認(rèn)識不足，有一種錯誤的理解，認(rèn)為這項工作是針對一些大的城市展開的，對于市縣兩級來說可以說是舉足輕重，這樣，整個工作的開展受到了不同程度的制約，遇到了很大的阻力，無法適應(yīng)發(fā)展的城市建設(shè)的需要。

1 市縣兩級城建檔案管理工作面臨的問題

通過調(diào)查走訪，一些市縣城建檔案管理工作的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

城建檔案管理工作的主要任務(wù)是接收、保管、統(tǒng)計、利用全市具有保存價值的圖表、文字等綜合性、永久性的城市建設(shè)檔案，對建立城建檔案的部門和單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的責(zé)任和義務(wù)。一些市縣兩級建館（室）時間短，大量城建檔案的形成都分散在不同部門、不同單位，檔案專業(yè)人員少，大都沒有接受過系統(tǒng)專業(yè)知識培訓(xùn)與高等專業(yè)教育。有的部門及單位只配備有簡單的檔案室，檔案人員還是兼職，只有一些初、中級職稱專業(yè)人員或技工類人員，副高級以上職稱的專業(yè)技術(shù)人才少之又少。更為嚴(yán)重的是，前些年受傳統(tǒng)觀念的影響，有些人把檔案單位或部門看作是未來養(yǎng)老單位，都擁擠到城建檔案管理部門“濫竽充數(shù)”。城建檔案在快速發(fā)展的城市建設(shè)中產(chǎn)生了大量的聲像檔案、電子文檔、地下管線檔案，由于人員素質(zhì)較低，城建檔案的管理工作無法適應(yīng)社會的需要，也只能勉強的開展工作，根本無法完成建設(shè)現(xiàn)代化數(shù)字城建檔案館的任務(wù)與使命。

1.2 城建檔案辦公經(jīng)費短缺

由于一些市縣領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重要性和意義性認(rèn)識不足，重視不夠。重工程建設(shè)，輕檔案管理，地方財政預(yù)算經(jīng)費嚴(yán)重不足，大都沒有專業(yè)化的辦公場所，在外租房辦公。經(jīng)費甚至是按“人員編制經(jīng)費”發(fā)放，公務(wù)經(jīng)費少之又少，用于購置檔案最基本的密集柜都連年無法實現(xiàn)。有的城建檔案管理部門或單位無法購買工作所需要的有關(guān)設(shè)備和器材，有的辦公場所不足，辦公條件簡陋，至于檔案庫房建設(shè)等更是無從談起。收集來的城建檔案資料得不到妥善保管，甚至出現(xiàn)丟失、腐爛、變質(zhì)，嚴(yán)重影響了城建檔案的管理與利用。

1.3 建設(shè)、施工單位對檔案重視不夠

改革開放前，我國沒有建立專門的城建檔案管理單位或部門，城建檔案管理工作基本處于空白狀態(tài)，建設(shè)和施工單位對建設(shè)工程檔案的建立或保存處于放任自流。改革開放后，我國雖然建立了城建檔案管理制度和相應(yīng)的單位和部門，出臺了一批有關(guān)法律法規(guī)，但是受舊的傳統(tǒng)和習(xí)慣的影響，許多建設(shè)單位和施工單位仍然沒有認(rèn)識到建設(shè)工程檔案的重要性。在具體的工作中，有的建設(shè)單位雖然和檔案部門簽訂了《檔案移交責(zé)任書》，但在監(jiān)督指導(dǎo)的過程中發(fā)現(xiàn)，檔案資料員沒有固定人員，資料圖紙亂堆亂放，實際操作與規(guī)章流程根本不符，在竣工移交的過程中存在不積極主動上交資料和被動上交資料的現(xiàn)象。近些年來雖然國家、省、市相繼出臺了一些檔案管理辦法和規(guī)章制度，但執(zhí)行起來難度很大，仍有許多建設(shè)施工單位沒有把此項工作列入重要議事日程，尤其是一些資質(zhì)小的施工隊，在這方面的問題就更為嚴(yán)重。

1.4 城建檔案管理部門缺少獨立的執(zhí)法權(quán)

一般地說，我國市縣兩級的城建檔案管理單位都屬于事業(yè)單位編制，沒有法定的執(zhí)法權(quán)。雖然受行政主管部門委托執(zhí)法，但是，由于沒有專門的檔案執(zhí)法隊伍和人員，而是由城建檔案管理人員兼職，在具體執(zhí)法過程中，總感到名不正，言不順，底氣不足。當(dāng)遇到被執(zhí)法單位或個人提出異議或抵制時，往往產(chǎn)生退縮情緒而影響執(zhí)法效果。從而嚴(yán)重影響了城建檔案的收集、接收等工作。

2 對加強市縣兩級城建檔案管理工作的思考

2.1 加大城建檔案法律法規(guī)宣傳力度

依法治檔，是做好城建檔案工作的有效手段。城建檔案管理部門要積極開展城建檔案法律法規(guī)宣傳工作，提高工程建設(shè)單位及相關(guān)人員的檔案意識，使相關(guān)人員理解和認(rèn)識到城建檔案的重要性，從而增強其做好有關(guān)城建檔案各項工作的自覺性和主動性，變“應(yīng)付交工程資料”為“主動交工程資料”，把按規(guī)定移交竣工資料變?yōu)橐粋€自覺按時的環(huán)節(jié)。

2.2 重視加強和規(guī)范城建檔案接收工作

要完善檔案工作與之對應(yīng)的法規(guī)和制度，完善建設(shè)工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書等形式，從制度上強化對建設(shè)工程檔案的監(jiān)管力度，保證城建檔案的接收、保管質(zhì)量，做到城建檔案按時移交和接收。城建檔案館（室）要做好工程檔案預(yù)驗收工作，未經(jīng)檔案部門預(yù)驗收的工程不得組織竣工驗收。

2.3 建立完善城建檔案執(zhí)法機制

規(guī)劃和建設(shè)行政主管部門要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制。把工程檔案執(zhí)法工作納入城鄉(xiāng)規(guī)劃和建設(shè)監(jiān)督管理規(guī)范，加大城建檔案行政執(zhí)法檢查力度，對不按規(guī)定報送城建檔案的單位和個人，要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)予以查處。對工程竣工驗收后不按時向城建檔案館（室）移交檔案的建設(shè)項目，要按有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度給予處罰。

2.4 提升城建檔案管理人員的整體素質(zhì)

市縣兩級城建檔案工作起步較晚，城建檔案的工作涉及面廣，職能崗位多，專業(yè)技術(shù)性強等特點，決定了城建檔案執(zhí)法工作所需知識面比較寬，不僅要求城建檔案干部必須具有較高的整體素質(zhì)，而且對其業(yè)務(wù)素質(zhì)有著更為嚴(yán)格的要求。所以，一定要注重城建檔案干部隊伍的建設(shè)工作。建設(shè)行政主管部門和城建檔案管理部門特別要加強培訓(xùn)，促使城建檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化管理能力。

2.5 強化認(rèn)識，切實解決城建檔案管理工作中存在的問題

城建檔案管理工作是一項綜合性強、門類齊全的工作。市縣兩級的領(lǐng)導(dǎo)一定要充分認(rèn)識城建檔案管理工作在城市建設(shè)中的重要地位，對城建檔案館（室）人員不足的，要增設(shè)編制；各項經(jīng)費不足的，要增加預(yù)算資金，辦公場所不夠或辦公條件簡陋的要想辦法盡快解決。使城建檔案管理工作盡快適應(yīng)飛速發(fā)展的城市建設(shè)的需要，為城市建設(shè)的現(xiàn)代化建設(shè)和管理做出相應(yīng)的貢獻。

作者簡介

郭晉保（1976-），男，山西澤州，漢，本科，畢業(yè)于中北大學(xué)；指導(dǎo)老師：柴李紅