淺析企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

馬曉寧

摘 要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，企業(yè)的資源管理工作重要性更加突出，現(xiàn)代企業(yè)的管理和發(fā)展中人才是企業(yè)的核心以及原動(dòng)力，基于企業(yè)人力資源管理和企業(yè)人事檔案管理工作的密切關(guān)系，人力資源管理工作形勢(shì)的變化要求企業(yè)的人事檔案工作也進(jìn)行模式轉(zhuǎn)變和改革。本文中筆者將著重分析企業(yè)人力資源管理新形勢(shì)下，開展企業(yè)人事檔案管理工作的新途徑。

關(guān)鍵詞：人力資源；管理；人事檔案

企業(yè)的人力資源管理工作是企業(yè)進(jìn)行人才儲(chǔ)備的基礎(chǔ)，有效人力資源管理工作能夠調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的工作積極性，促進(jìn)人員要素在生產(chǎn)力提升上的作用發(fā)揮，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。而人事檔案管理工作是企業(yè)人力資源管理工作的重要分支，良好人事檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源管理提供依據(jù)，基于此，本文將著重分析當(dāng)前人力資源管理工作形勢(shì)下的企業(yè)人事檔案管理工作的新變化。

1 對(duì)人事檔案管理的新要求

1.1 價(jià)值體系的提高

企業(yè)要根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及文化體系來構(gòu)建一個(gè)相關(guān)的價(jià)值體系，這對(duì)于人力資源管理是很重要的一點(diǎn)。文化構(gòu)建對(duì)于企業(yè)來說是至關(guān)重要的，價(jià)值體系對(duì)于企業(yè)而言就像一個(gè)催化劑，很多情況下要據(jù)其來對(duì)企業(yè)進(jìn)行相應(yīng)建設(shè)[1]。

1.2 建立價(jià)值評(píng)估體系

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，人員評(píng)估是人力資源管理工作中的重要部分，因此建立人員和績(jī)效評(píng)估體系非常必要的。完善的評(píng)估體系能夠?qū)T工起到一定激勵(lì)作用，但是完善的評(píng)估體系建立需要一定的人事檔案資料作為參考，這也是當(dāng)前形勢(shì)下的人力資源管理工作企業(yè)人事檔案管理工作的新要求。

1.3 人事檔案是在企業(yè)人力資源管理工作評(píng)價(jià)中作為重要指標(biāo)

企業(yè)的人力資源管理工作評(píng)價(jià)過程中，人事檔案管理水平是其重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)之一。隨著企業(yè)人力資源管理工作專業(yè)化水平的提升，企業(yè)的人力資源管理工作人員也應(yīng)該具備與之相匹配的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

1.4 建立報(bào)酬回報(bào)機(jī)制

一個(gè)企業(yè)良好回報(bào)機(jī)制的建立能夠?qū)T工起到很好的激勵(lì)作用，要利用報(bào)酬回報(bào)機(jī)制提高員工的工作積極性，強(qiáng)調(diào)企業(yè)的內(nèi)部相關(guān)機(jī)制的實(shí)施。運(yùn)用報(bào)酬回報(bào)制度來強(qiáng)調(diào)內(nèi)部合作，這樣很大程度能調(diào)動(dòng)員工的工作熱情。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案的內(nèi)容不完整降低了管理效率

人事檔案既是對(duì)一個(gè)人的概括，也是整體概貌的描述和概括，很多時(shí)候企業(yè)人事檔案不夠完整，其內(nèi)容的缺失使得人員流動(dòng)性變大，用人制度也會(huì)受影響。企業(yè)相關(guān)制度的不完善使得沒能做到檔案隨著個(gè)人走，這種現(xiàn)象在現(xiàn)代企業(yè)是很常見的現(xiàn)象，所以造成檔案的重建、廢棄以及多次更改的現(xiàn)況，人員流動(dòng)性大導(dǎo)致時(shí)常會(huì)出現(xiàn)私截檔案的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象對(duì)于人力資源的管理是有影響的，會(huì)造成管理的盲區(qū)，就會(huì)造成檔案的內(nèi)容不完整，信息的斷層以及脫節(jié)會(huì)使人員檔案的完善程度受到影響，人力資源理也會(huì)很大程度地受到影響[2]。

2.2 用人機(jī)制與人事檔案管理工作不適應(yīng)

企業(yè)用人機(jī)制要跟上時(shí)代的步伐，隨著時(shí)代的日新月異，用人機(jī)制也愈發(fā)變得靈活，以前的用人機(jī)制多半是死板的，工作經(jīng)歷等方面都是比較重要的，而現(xiàn)在的招聘不會(huì)過于注重其他方面，而是看重員工個(gè)人能力，對(duì)于員工的約束也不是依靠人事檔案扣押與歸還這個(gè)流程了，與員工達(dá)成工作意見使用合同的形式來進(jìn)行用人機(jī)制的達(dá)成。員工會(huì)因?yàn)楦鞣N原因選擇換工作，那么原單位就可能會(huì)出現(xiàn)扣押檔案的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象就可能導(dǎo)致檔案的脫節(jié)[3]。

2.3 管理檔案的水平偏低

一般企業(yè)的人事檔案是由專門的部門進(jìn)行分批管理的，在管理過程中沒有設(shè)置基本的分類，且一定程度上檔案管理的相關(guān)設(shè)備也相對(duì)落后，在收集整理這塊也沒有做到盡善盡美，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性也受到了影響，這種現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。

3 人事檔案管理工作的建議

3.1 改善人事檔案管理制度

改善人事檔案管理制度，就要對(duì)管理人員和管理資金上進(jìn)行改革，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的整合，使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時(shí)要與企業(yè)實(shí)時(shí)人才招聘的要求相符，靈活的進(jìn)行員工的檔案記錄和評(píng)估，提高人事檔案工作效率，提升人事檔案管理工作價(jià)值和服務(wù)功能。

3.2 加強(qiáng)人事檔案資料的真實(shí)性

做好人事檔案管理的工作，首先要保障檔案資料的真實(shí)性。在進(jìn)行人事檔案信息收集工作時(shí)，所有的資料必須實(shí)事求是，記錄真實(shí)信息，避免含糊不清和信息矛盾。其次，提高對(duì)檔案規(guī)定制度的宣傳力度，人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開，要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按照規(guī)定程序進(jìn)行，此外，要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行修正，認(rèn)真貫徹實(shí)行和執(zhí)行，不論職位高低都應(yīng)遵守，避免出現(xiàn)虛假檔案。最后，還要做好檔案信息的鑒定和監(jiān)督工作，對(duì)已完成的記錄資料進(jìn)行審核，杜絕人為等不真實(shí)篡改，保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性，才能更好地服務(wù)人力資源調(diào)動(dòng)[4]。

3.3 人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化

為了能夠最終建立一個(gè)以人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)，就需要人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化，這個(gè)科學(xué)化、現(xiàn)代化不僅包括管理手段的現(xiàn)代化、科學(xué)化，還包括管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化。這個(gè)員工系統(tǒng)的要求是人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理和人事檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。傳統(tǒng)的媒介如紙媒已經(jīng)慢慢地較少被人們所使用的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)媒體更新慢，沒有時(shí)效性和迅速性，而新媒體發(fā)展背景下，我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進(jìn)的音像資料來記錄個(gè)人信息，人事檔案的管理應(yīng)該在原有資料的基礎(chǔ)上，對(duì)員工信息進(jìn)行擴(kuò)展和刪除，建立單位人才數(shù)據(jù)庫(kù)，以便企業(yè)在任何時(shí)候都能方便查看信息。

3.4 提高人事管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)的人事檔案管理工作追根到底還是由人來完成的，因此提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)就成為完善企業(yè)人事檔管理工作的途徑之一。企業(yè)人事檔案管理工作人員素質(zhì)提升在現(xiàn)階段主要涉及兩方面，即工作執(zhí)行能力和工作效率提升能力。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中面臨的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸增大，因此為提升企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)讓他們了解企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度和檔案的正確記錄和執(zhí)行，并且積極學(xué)習(xí)新的人事檔案管理工作手段，提升工作效率，促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升。

3.5 樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

為了檔案管理人員更好工作，人事部門應(yīng)該鼓勵(lì)和允許部門內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)，健全各崗位的責(zé)任制度，也借鑒人力資源管理的理念，加強(qiáng)部門的管理和企業(yè)人事檔案管理。在人事部門管理的同時(shí)，也應(yīng)該增強(qiáng)實(shí)效性意識(shí)，縮短反饋信息收集，及時(shí)準(zhǔn)確地給企業(yè)人力資源提供檔案信息。

4 結(jié)語

綜上所述，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，人才成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心和關(guān)鍵，這就對(duì)企業(yè)的人力資源管理工作提出了更高的要求，而企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理工作的基礎(chǔ)，新形勢(shì)下，企業(yè)的人事檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)人力資源管理趨勢(shì)變化及時(shí)轉(zhuǎn)變工作模式，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理機(jī)制的不斷完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]萬瓊.企業(yè)人事檔案管理分析[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2015，（18）：115-117.