村居檔案管理優(yōu)化策略研究

熊燕云

摘 要：隨著國(guó)家“三農(nóng)”政策的普及推廣和全面落實(shí)，各地方政府紛紛響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，相繼推出了一系列惠農(nóng)措施，相關(guān)農(nóng)村地區(qū)改革發(fā)展的優(yōu)秀成果不斷產(chǎn)出，同時(shí)積累并形成了大量寶貴的檔案資料。因此，如何收集、整理這些檔案資料成為各地方政府的重要工作項(xiàng)目。對(duì)此，本文以村居檔案為例，簡(jiǎn)要概述了村居檔案管理的積極意義及其實(shí)踐中存在的問(wèn)題，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)與理論認(rèn)知提出了優(yōu)化村居檔案管理工作的若干方法，以期有益于提高村居檔案的管理水平和利用效率。

關(guān)鍵詞：村居服務(wù)；公共文化體系；檔案管理；村居檔案

一、村居檔案管理工作的基本要求

村居檔案詳細(xì)、清晰載錄了當(dāng)?shù)卮迕裆a(chǎn)生活和村務(wù)活動(dòng)的點(diǎn)滴歷程，是村民自治組織及地方政府有序開(kāi)展工作和實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，基層民眾對(duì)于檔案的需求逐步呈現(xiàn)出了多樣化、全面化、個(gè)性化等特征，如何準(zhǔn)確把握和適應(yīng)時(shí)下各村居用戶的各種需求變化，檔案管理人員必須有針對(duì)性地調(diào)整服務(wù)的方式和范圍，以全面履行公共服務(wù)職能，為村居檔案管理工作建立良好的社會(huì)形象。同時(shí)，還應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家精神文明建設(shè)的號(hào)召，與時(shí)俱進(jìn)，定期開(kāi)展村居用戶的需求調(diào)研活動(dòng)，及時(shí)把握實(shí)際現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)，有針對(duì)性地調(diào)整檔案服務(wù)模式和形式，不斷完善檔案管理與利用工作，以提高檔案資源的利用率，切實(shí)發(fā)揮檔案工作對(duì)基層村民自治組織的輔助作用。

二、村居檔案管理工作實(shí)踐中存在的突出問(wèn)題

（一）工作缺乏應(yīng)有重視。實(shí)踐中，仍有部分地區(qū)對(duì)于村居檔案管理工作并沒(méi)有投入應(yīng)有重視，認(rèn)為村居檔案只是一些瑣碎文件，對(duì)于實(shí)際問(wèn)題的解決并無(wú)半點(diǎn)用處。再加上部分村民組織管理人員檔案管理意識(shí)的匱乏，過(guò)度追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展與效益創(chuàng)收，未能將檔案管理納入村民組織日常工作中，導(dǎo)致村居檔案長(zhǎng)期無(wú)人管理，也沒(méi)有專門的檔案資料存放地點(diǎn)，最終導(dǎo)致后期決策與工作開(kāi)展無(wú)跡可尋，無(wú)檔可查。

（二）管理制度有待完善?；趯?duì)村居檔案管理工作的不重視，部分村組織也就更沒(méi)有建立健全的檔案管理制度與體系，導(dǎo)致實(shí)踐中出現(xiàn)了大量不規(guī)范的操作。例如，每當(dāng)上級(jí)指示文件下發(fā)至基層后，既沒(méi)有人進(jìn)行整理公示、組織學(xué)習(xí)，也沒(méi)有人進(jìn)行收集歸檔，整體形若散沙，嚴(yán)重影響了基層工作效率的提升與任務(wù)目標(biāo)的完成。

（三）專業(yè)水平參差不齊。實(shí)踐中，多數(shù)村居檔案管理人員是由其他崗位工作人員兼任，專業(yè)的不對(duì)口導(dǎo)致這些人員缺乏檔案管理的專業(yè)技能；除此之外，更有部分地區(qū)將村居檔案管理交由離退休人員跟進(jìn)，這些人員不僅不擅長(zhǎng)檔案管理業(yè)務(wù)管理，還極少能夠熟練操作電腦，工作隨意性較大，檔案收集整理后既不區(qū)分年限，也不區(qū)分類別，導(dǎo)致后期查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

三、優(yōu)化村居檔案管理的工作思路

村居檔案是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展、變革的原始記錄，也是農(nóng)村各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，多由村民自治組織在日常工作中形成與積累的各種資料。其形式多樣，不僅有行政文書(shū)類檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案，還有民主自治類、計(jì)劃生育類等各類檔案，所涉領(lǐng)域涵蓋面極光，不僅有村發(fā)展史、村居概況、村務(wù)組織建設(shè)、村級(jí)經(jīng)濟(jì)與財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理，以及社會(huì)保障、治安維穩(wěn)等。因此，加強(qiáng)并完善村居檔案管理不僅是保障檔案工作有序開(kāi)展應(yīng)有之義，也是地方政府及村委組織維護(hù)村民合法權(quán)益，施政為民的具體體現(xiàn)。關(guān)于優(yōu)化村居檔案管理的工作思路具體如下：

（一）全面推行統(tǒng)籌規(guī)劃，切實(shí)強(qiáng)化村居檔案管理。要切實(shí)發(fā)揮村居檔案對(duì)村民管理與服務(wù)工作的積極效用，首要建立完善的檔案管理機(jī)制與監(jiān)督執(zhí)行體系。具體地說(shuō)，首先，各地方政府務(wù)必將村居檔案管理工作納入日常工作計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一部署安排，并為之設(shè)置專門的分管負(fù)責(zé)人；要自上而下建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，分層設(shè)置專人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)辦，以全面提高全體人員對(duì)于村居檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。其次，村民自治組織也要積極響應(yīng)上級(jí)號(hào)召，安排專業(yè)對(duì)口的檔案管理人員開(kāi)展工作，制定清晰明確的檔案職責(zé)，完善檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)流程，健全檔案的收集、整理歸檔、保管、鑒定銷毀、利用等各個(gè)細(xì)節(jié)的規(guī)章制度。再者，堅(jiān)決落實(shí)責(zé)任追究制，但凡查實(shí)存在“未及時(shí)搜集、整理、上報(bào)并建立村情檔案”，“擅自更改、制作虛假檔案”，“為及時(shí)、完整移交檔案”，“未及時(shí)管控村情審核評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)”等情形的，一律從嚴(yán)處理，同時(shí)同步落實(shí)”村情檔調(diào)查制度，綜合并用采取“走、看、聽(tīng)、訪、查”等形式不定期對(duì)村居檔案管理進(jìn)行抽查監(jiān)督，以確保檔案管理工作規(guī)范有序、順暢高效運(yùn)行。

（二）確保村居檔案的科學(xué)分類與安全管理。即，村居檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)?shù)貙?shí)際，村組織實(shí)際來(lái)進(jìn)行歸檔范圍、分類大綱及保管期限表的制定。在大類綱目上，遵循“文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案”類型進(jìn)行統(tǒng)一梳理；再在這一基礎(chǔ)上進(jìn)行主題分類。例如，對(duì)新近產(chǎn)生的與村民民生利益相關(guān)的重要紙質(zhì)文件資料，統(tǒng)一按生成日期歸入民生檔案范疇，并同期進(jìn)行數(shù)字備份、分類歸檔。其次，對(duì)于無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理的村居檔案，有條件的地方應(yīng)當(dāng)為其配備專門獨(dú)立的檔案室以及相關(guān)檔案保管與存儲(chǔ)設(shè)備，確保村居檔案的安全性與完整性。但要注意的是，村居檔案室的選址應(yīng)當(dāng)綜合考慮當(dāng)?shù)貧夂?、?chǎng)地周邊環(huán)境，遠(yuǎn)離潮濕與火源，全面考慮防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)害等問(wèn)題。而對(duì)于不具備條件設(shè)置專門檔案保管室的地方，則可將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移至上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一存放，并同步辦理好移交手續(xù)登記與備案。

（三）加大對(duì)村居檔案管理的經(jīng)費(fèi)支持，打造專業(yè)化管理隊(duì)伍。前文已述，實(shí)踐中很多地區(qū)普遍缺乏對(duì)村居檔案管理工作的應(yīng)有重視，因而在財(cái)政扶持上、經(jīng)費(fèi)投入上存在較多不足。因此，要改善這一現(xiàn)狀，直接途徑就在于加大對(duì)檔案管理的財(cái)政支持，增加對(duì)村居檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為村居檔案管理工作開(kāi)展配置應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，以切實(shí)解決實(shí)踐中存在的一系列因經(jīng)費(fèi)問(wèn)題而產(chǎn)生的負(fù)面問(wèn)題。同時(shí)，還要將焦點(diǎn)聚集在村居檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平層面，徹底改變過(guò)去村居檔案管理隊(duì)伍人才匱乏、流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)水平差等問(wèn)題，積極開(kāi)展“以會(huì)代訓(xùn)”、“組織交流”等形式各異的培訓(xùn)活動(dòng)，來(lái)提高檔案管理人員學(xué)習(xí)積極性，以點(diǎn)帶面逐步推開(kāi)，切實(shí)強(qiáng)化村居檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為村居檔案管理工作的不斷向前發(fā)展夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

上述只是工作實(shí)踐中的微小處之一，并不能完全概括村居檔案管理工作中的問(wèn)題與解決思路，其重點(diǎn)在于引導(dǎo)村居檔案工作人員形成兼具“條理性”與“嚴(yán)謹(jǐn)性”的管理意識(shí)，能夠找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn)，從當(dāng)?shù)卮迕褡铌P(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題入手進(jìn)行檔案資料的收集和整理，從民生出發(fā)，實(shí)現(xiàn)村居檔案資料收集的齊全、規(guī)范與有序，管理的科學(xué)、便利與高效。

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