醫(yī)院干部人事檔案的管理與利用

陳春燕

摘 要：醫(yī)院間的競(jìng)爭(zhēng)，歸根結(jié)底還是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)院干部人事檔案記錄了醫(yī)院所有人才的全部個(gè)人信息，是醫(yī)院用人、選人的重要參考和依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院干部人事檔案的管理，建立規(guī)范、科學(xué)、現(xiàn)代的人事檔案管理，大力提升人事檔案信息化管理水平，提高人事檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)人力資源的優(yōu)化配置，可大大提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。鑒于此，本文在對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理、利用存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出醫(yī)院干部人事檔案管理、利用有效對(duì)策，希望本文能為醫(yī)院干部人事檔案管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；干部；人事檔案；管理利用

做好干部人事檔案管理工作可以促進(jìn)人才的合理流動(dòng)、配置以及使用，對(duì)整個(gè)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)建設(shè)都具有重要走呀。醫(yī)院在選人、用人過(guò)程中，可依據(jù)干部人事檔案正確評(píng)價(jià)、科學(xué)考察和合理使用人才。醫(yī)院干部人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政治性和機(jī)密性，研究和探討醫(yī)院干部人事檔案管理和利用的有效方法具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理、利用存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)欠缺

醫(yī)院大部分年輕職工檔案意識(shí)都不強(qiáng)，對(duì)干部人事檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，應(yīng)當(dāng)由個(gè)人進(jìn)行完善的檔案材料很難根據(jù)相關(guān)要求及時(shí)完成。也有人把個(gè)人獲獎(jiǎng)證書(shū)、科研成果以及畢業(yè)后繼續(xù)深造教育獲得的學(xué)歷證書(shū)視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，不及時(shí)向干部人事檔案管理部門(mén)提供存檔。部分部門(mén)形成的晉職、晉級(jí)任免呈報(bào)表等人事檔案資料也沒(méi)有向人事檔案管理部門(mén)提交保管存檔。以上種種做法都對(duì)干部人事檔案的管理工作造成了很大阻礙，影響了干部人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.檔案信息失真

首先，內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范。部分醫(yī)院職工缺乏檔案意識(shí)，檔案填寫(xiě)不規(guī)范，如反復(fù)涂改、字跡潦草、填寫(xiě)用筆多種多樣等。有的需要本人簽字或有關(guān)組織蓋章審核的，還缺少相關(guān)手續(xù)，記載個(gè)人社會(huì)關(guān)系、履歷的信息多，體現(xiàn)個(gè)人技術(shù)特長(zhǎng)、工作能力內(nèi)容少等。其次，管理不統(tǒng)一。目前，各單位不但有正式人員，還有招聘編外人員，對(duì)于人事檔案管理，有的單位只負(fù)責(zé)管理正式編制人員的檔案，其他人員檔案由個(gè)人或人才交流中心托管。最后，在市場(chǎng)機(jī)制影響下，干部人事檔案失去原有作用。部分醫(yī)院為留住人才，將他們的檔案扣壓以阻止其流失，一些醫(yī)院對(duì)高職稱(chēng)、高學(xué)歷、高技術(shù)人才檔案要求不嚴(yán)，在不斷轉(zhuǎn)換工作和流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)很多“棄檔”現(xiàn)象。

3.工齡計(jì)算混亂

一是目前大學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)行雙向自主擇業(yè)。醫(yī)療衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)的學(xué)生在取得醫(yī)療執(zhí)業(yè)資格證書(shū)才可從事醫(yī)療工作。所以，醫(yī)院大多是在學(xué)生獲得證書(shū)后才與之簽訂用工合同。因此，如何計(jì)算應(yīng)屆畢業(yè)生的工齡存在分歧，是進(jìn)入醫(yī)院工作時(shí)間還是畢業(yè)時(shí)間，還是正式簽訂合同時(shí)間都存在很大爭(zhēng)議。二是原先在某醫(yī)院工作，但不是正式編制，后來(lái)通過(guò)公開(kāi)招聘取得正式編制的干部，主要有以下情況：其一原上班醫(yī)院已購(gòu)買(mǎi)養(yǎng)老保險(xiǎn)；其二原上班醫(yī)院未購(gòu)買(mǎi)養(yǎng)老保險(xiǎn)；其三已在該醫(yī)院上班，但養(yǎng)老保險(xiǎn)不是從進(jìn)入該醫(yī)院時(shí)開(kāi)始購(gòu)買(mǎi)。這三種情況工齡分別如何計(jì)算也是個(gè)問(wèn)題。三是公開(kāi)招考進(jìn)入醫(yī)院工作人員，通常是在當(dāng)年的7月份就參加工作了，但相關(guān)人事檔案資料需要在次年4月份才辦理完成，他們的用量如何計(jì)算？需要出臺(tái)相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一工齡計(jì)算方式。

4.檔案利用率低

醫(yī)院干部人事檔案利用范圍很小，通常都是被動(dòng)式服務(wù)?，F(xiàn)在，大部分干部人事檔案只是發(fā)揮最基礎(chǔ)利用作用，也就是查閱紙質(zhì)原始檔案資料，無(wú)法為醫(yī)院教育、醫(yī)療、管理和科研工作提供更多服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。而干部人事檔案管理方式還停留在手工階段。而手工檢索速度很慢、人工管理工作繁雜，準(zhǔn)確性不高。大部分醫(yī)院都缺乏檔案管理軟件，通過(guò)人工查閱方式特別費(fèi)力費(fèi)時(shí)。利用鋁合金柜存放人事檔案，占用面積很大，造成使用空間不足。在檔案管理現(xiàn)代化不斷發(fā)展的今天，這些管理方式已經(jīng)落伍了。

5.檔案信息化滯后

一是醫(yī)院投入干部人事檔案信息化管理資金較少，硬件設(shè)施不足。二是醫(yī)院里檔案管理學(xué)科畢業(yè)的人才短缺，由于上述原因的影響，醫(yī)院還未建立完整的干部人事檔案信息庫(kù)，只是將這些檔案文件錄入電腦，缺乏對(duì)比分析和層次劃分，各信息檢索帶來(lái)極大不便，對(duì)比員工能力還要依靠手工完成，工作量大，繁瑣，延誤醫(yī)院培養(yǎng)和發(fā)掘人才。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理、利用的有效對(duì)策

1.提高檔案意識(shí)

醫(yī)院要高度重視干部人事檔案管理工作，完善各項(xiàng)人事檔案管理制度，制定檔案收集方法和內(nèi)容，為干部人事檔案管理工作提供制度保障，推動(dòng)干部人事檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化道路發(fā)展。一是集中統(tǒng)一管理干部人事檔案，檔隨人走。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)檔、歸檔、調(diào)檔。二是醫(yī)院要重視檔案收集鑒別、管理保護(hù)、歸檔整理、隊(duì)伍建設(shè)等方面的監(jiān)督指導(dǎo)，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。三是增強(qiáng)醫(yī)院?jiǎn)T工檔案意識(shí)，加大對(duì)員工檔案意識(shí)的培訓(xùn)。加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓全體醫(yī)院?jiǎn)T工都關(guān)心檔案管理工作，自覺(jué)配合檔案管理人員，不斷規(guī)范和完善對(duì)自身檔案的整理、收集和歸檔工作。

2.強(qiáng)化檔案審查

首先，可推行學(xué)歷變更審批制和調(diào)入干部人事檔案審查制。擬調(diào)入干部或擬提拔干部時(shí)，先要審查其人事檔案，保證其檔案真實(shí)、準(zhǔn)確。其次，對(duì)于個(gè)人的人事檔案，在審查后應(yīng)由本人簽字，加蓋檔案部門(mén)公章后歸檔。最后，要對(duì)人事檔案材料的收集嚴(yán)格把關(guān)，保證歸檔材料的齊全完整。例如，對(duì)年齡不一致的地方，需重新填寫(xiě)《干部出生日期需認(rèn)證人員登記表》，同時(shí)組織人員進(jìn)行認(rèn)定核實(shí)。對(duì)于檔案材料中缺少單位蓋章的情況，應(yīng)在退回補(bǔ)齊后再入檔。

3.嚴(yán)格工齡認(rèn)定

所有干部職工都應(yīng)根據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，及時(shí)簽訂用工合同。應(yīng)屆畢業(yè)生開(kāi)始計(jì)算工齡的時(shí)間應(yīng)自入職時(shí)開(kāi)始。有經(jīng)驗(yàn)工作人員工齡計(jì)算日期從與用工單位簽訂用工合同的時(shí)間開(kāi)始計(jì)算。公招進(jìn)入的工作人員如果是學(xué)校畢業(yè)之后就進(jìn)入醫(yī)院工作，則工齡計(jì)算時(shí)間是自入職時(shí)開(kāi)始，如果在其他單位工作過(guò)，但沒(méi)有攻讀博士或碩士學(xué)位，那么無(wú)論是不是購(gòu)買(mǎi)養(yǎng)老保險(xiǎn)，只要有工資發(fā)放表或者簽訂的用工合同，就可以從參加工作時(shí)算工齡。

4.注重檔案應(yīng)用

為提高檔案的利用率，應(yīng)在原有檔案收集只強(qiáng)調(diào)政治歷史表現(xiàn)和基本情況的的基礎(chǔ)上，更加重視收集能體現(xiàn)干部職工德能勤績(jī)廉方面的有關(guān)資料。醫(yī)院要加大投資力度，建立干部人事檔案管理平臺(tái)，建立紙質(zhì)檔案材料與數(shù)字檔案材料同時(shí)存在的模式，不斷提升檔案管理水平，提高檔案的利用效率。

5.加快檔案信息化建設(shè)

一是建立健全干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管，隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集錄入，隨時(shí)增刪，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理。二是開(kāi)展分級(jí)管理，構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。根據(jù)普通職工、中層干部、專(zhuān)家隊(duì)伍、退休職工等分別進(jìn)行管理，為醫(yī)院科技進(jìn)步、人才交流提供高效服務(wù)。三是構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院要配備同時(shí)懂檔案知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員從事干部人事檔案管理工作，構(gòu)建有序、科學(xué)、協(xié)同、規(guī)范的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，增強(qiáng)檔案深層次服務(wù)作用。

三、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理和利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，要切實(shí)制定行之有效的解決措施不斷加以改進(jìn)，以促進(jìn)干部人事檔案管理工作的發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作[J].人力資源管理，2014（9）.

[2]何偉.新常態(tài)下做好醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）.

[3]王超，王凡，周政敏，等.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息開(kāi)發(fā)利用的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（14）.

[4]甄玲.醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)以及開(kāi)發(fā)利用[J].中國(guó)管理信息化，2015（3）.