新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考

李凡

摘 要：近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，對(duì)基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提出了更高要求。推進(jìn)國有企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅能夠促進(jìn)國有企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，還能在根本上提高國有企業(yè)工作的精細(xì)度，以避免發(fā)生決策性的失誤。國有企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化能夠保證國有企業(yè)更加有效率的開展工作，進(jìn)而提高國有企業(yè)決策的合理性。本文主要介紹了檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的主要特征以及實(shí)踐意義，分析了檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的主要問題，并針對(duì)上述內(nèi)容提出了幾項(xiàng)改善檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的主要措施。

關(guān)鍵詞：檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作；問題；措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在社會(huì)范圍內(nèi)得到普遍的應(yīng)用，國有企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，不利于檔案資源的有效利用和國有企業(yè)綜合管理工作的開展?；谛畔⒓夹g(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，我們應(yīng)該積極探索檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的措施，增強(qiáng)檔案管理工作的穩(wěn)定性，為國有企業(yè)的高效發(fā)展提供更加及時(shí)準(zhǔn)確的信息支持。

1檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的主要特征

1.1完整和配套

檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系是指將所有檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)組成在一起，形成具有一定聯(lián)系的完整體系，并且各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)之間具有互相補(bǔ)充、互相依存的關(guān)系。在制定和實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須有和它相匹配的管理標(biāo)準(zhǔn)，不然在實(shí)施過程中會(huì)受到一定的限制。比如在對(duì)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)檢索時(shí)，如果沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案著錄規(guī)范、標(biāo)識(shí)符號(hào)以及目錄組織等，就沒有辦法進(jìn)行檔案的標(biāo)準(zhǔn)檢索，而且會(huì)對(duì)正常利用檔案帶來一定的影響。所以，檔案的標(biāo)準(zhǔn)是相互統(tǒng)一、相互配合的，不可以分散的、獨(dú)立制定。

1.2協(xié)調(diào)和聯(lián)系

在建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系時(shí)，要充分考慮其他相關(guān)的內(nèi)外部標(biāo)準(zhǔn)體系，使它們之間能夠更好的銜接起來，一起協(xié)調(diào)發(fā)展。比如在對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索時(shí)，要使“分類號(hào)”與“檔案號(hào)”在深度上保持一致。在和其他體系如OA系統(tǒng)、管理體系等進(jìn)行銜接時(shí)，要保持協(xié)調(diào)性，并建立一定的聯(lián)系。

1.3合適的比例

在建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系時(shí)，要按照國有企業(yè)的實(shí)際狀況、業(yè)務(wù)特征以及檔案工作重心等因素，針對(duì)檔案的不同類型和數(shù)量進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，使各類檔案管理制度在體系中占有合適的比例。

2檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的主要問題

2.1單位使用過程中混淆標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的適用條件。

檔案行政指導(dǎo)的主要特點(diǎn)包括經(jīng)常性、非強(qiáng)制性以及普遍性，而我國各級(jí)單位在開展檔案工作時(shí)一般都是集中統(tǒng)一、分級(jí)管理，這些都促進(jìn)了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的大力推廣，越來越多的單位開始重視檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作。那些涵蓋面比較廣泛的標(biāo)準(zhǔn)雖然提高了檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，也改進(jìn)了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，但是一些檔案管理人員在使用標(biāo)準(zhǔn)的過程中，經(jīng)常會(huì)分不清楚標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的適用條件以及效力，出現(xiàn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)具有強(qiáng)制性，一旦發(fā)布就必須貫徹實(shí)施的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。

2.2檔案資源開發(fā)利用與管理設(shè)施有待加強(qiáng)。

部分國有企業(yè)不能將檔案的潛在作用加以發(fā)揮，忽略檔案資源的開發(fā)及利用，只關(guān)注檔案的整理、收集等，片面認(rèn)為檔案不破損、不丟失即可。國有企業(yè)的檔案室?guī)旆肯鄬?duì)簡陋、空氣污濁，甚至堆放易燃雜物；借閱室、辦公室、檔案庫房未實(shí)現(xiàn)三分開，檔案保護(hù)設(shè)置缺乏齊全的配置。這些都從基礎(chǔ)上制約了檔案資源的開發(fā)利用以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的實(shí)施。

2.3檔案管理人員專業(yè)水平有所缺失

基層單位的檔案管理人員并非都是專業(yè)人員，其中不乏有很多兼職人員和其他部門人員來兼管的情況，這些人員對(duì)專業(yè)技能有所缺失，不能夠達(dá)到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。有的單位即使配置了專業(yè)的檔案管理人員，其素質(zhì)和能力仍需要加強(qiáng)。當(dāng)前不少基層單位的檔案管理人員年紀(jì)較高，不能夠有效掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，就使得檔案管理工作不盡人意。因?yàn)闆]有對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提高重視，也就沒有對(duì)人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，指導(dǎo)和檢查的能力也不夠充足。而隨著信息化建設(shè)力度的加大，對(duì)檔案信息化查詢也更加頻繁，也就對(duì)檔案管理人員提出更高的要求。

3改善檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的主要措施

3.1加大標(biāo)準(zhǔn)的宣傳力度

國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，在選派員工的時(shí)候，要挑選責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工。在編制檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及頒布標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)定時(shí)，檔案行政管理部門以及標(biāo)準(zhǔn)管理部門可以經(jīng)常發(fā)布相關(guān)規(guī)范性文件或者組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)單位不斷學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)編制的主要原則以及法規(guī)編修原則，有效減少編修標(biāo)準(zhǔn)過程中經(jīng)常出現(xiàn)的方法和法規(guī)等方面的問題，提高標(biāo)準(zhǔn)的編修質(zhì)量。

3.2加大檔案信息資源的開發(fā)力度

國有企業(yè)要想達(dá)到檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須要打破傳統(tǒng)的管理形式與工作理念，形成良好科學(xué)的管理意識(shí)，充分利用資源信息。同時(shí)單位落實(shí)檔案工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行參考，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，合理有效編輯企業(yè)大事記及組織機(jī)構(gòu)沿革，進(jìn)而提高檔案有效利用率，保障不同部門的便利使用，推動(dòng)單位的良性發(fā)展。在檔案管理工作中適當(dāng)啟用現(xiàn)代化信息設(shè)備及軟件系統(tǒng)，為企業(yè)提供更高效的檔案服務(wù)。除此之外，相關(guān)人員對(duì)檔案資源進(jìn)行使用時(shí)，需要積極完善和優(yōu)化檔案管理制度，進(jìn)一步提高自身的專業(yè)能力及管理水準(zhǔn)，滿足檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)。

3.3強(qiáng)化基層單位檔案管理人才建設(shè)

基層單位要為檔案管理人員提供更多培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，可以舉辦一些上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、專題培訓(xùn)等活動(dòng)，這樣就能夠強(qiáng)化檔案管理人員的知識(shí)系統(tǒng)，掌握更多管理的方法和技巧，提升其自身的素質(zhì)和能力，這樣在實(shí)際的檔案管理工作中才能夠提升標(biāo)準(zhǔn)化。也可以通過聘用和合作等方式，引進(jìn)和培養(yǎng)能夠組織數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)的人才，優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，保證其在實(shí)際的檔案管理工作中具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和管理能力，這樣才能夠不斷促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4加大宣傳教育，深化認(rèn)識(shí)水平

國有企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是保障國有企業(yè)檔案管理有效提高的重要手段。所以新時(shí)期在積極探索檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，應(yīng)該借助有效的宣傳教育讓國有企業(yè)檔案管理人員和其他部門的相關(guān)工作者能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以及國有企業(yè)檔案管理工作中對(duì)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下，國有企業(yè)的相關(guān)工作人員重新審視檔案管理工作的重要性，一方面檔案管理工作人員能夠從多角度積極探索檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的穩(wěn)步開展；另一方面，國有企業(yè)內(nèi)部其他部門的工作人員也能主動(dòng)配合檔案管理工作的開展，自覺加強(qiáng)對(duì)檔案資料的搜集和整理，切實(shí)加快國有企業(yè)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，增強(qiáng)國有企業(yè)檔案資源的利用效果。

4 結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展中，我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化逐漸成熟，也能夠?yàn)榛鶎訂挝坏膶?shí)際工作提供支持和幫助。但是，其中依然存在不少的問題，使得檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化就顯得極其困難。所以，在全新的發(fā)展形勢下，要結(jié)合基層單位的發(fā)展情況和實(shí)際需要，對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出切實(shí)可行的對(duì)策，這樣才能夠滿足實(shí)際要求，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，為基層單位的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，做其堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

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