基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑分析

李媞

摘 要：在當(dāng)前檔案工作中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案發(fā)展更具特色。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化建設(shè)有了新的方向，進(jìn)一步豐富了檔案管理的內(nèi)涵，有效的提升了檔案管理工作的水平，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中從大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)入手，分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑，并進(jìn)一步對基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)過程中的注意事項進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化建設(shè)；路徑；注意事項

檔案作為重要的信息資源，其包括了各個領(lǐng)域的信息。其在不斷發(fā)展過程中載體和形式不斷發(fā)生著變化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)字化和信息化發(fā)展已成為必然。當(dāng)前大數(shù)據(jù)已成為檔案信息化發(fā)展的內(nèi)在動力，其運用各種成熟的現(xiàn)代化技術(shù)為檔案信息化建設(shè)提供了重要的技術(shù)支撐，對于提升檔案信息化建設(shè)水平奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 檔案價值的挖掘

基于大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程得以快速推進(jìn)，電子檔案信息資源的數(shù)量不斷增加，面對龐大的海量檔案信息數(shù)據(jù)，為檔案的開發(fā)利用帶來了較大的便利。通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還可以更深入的挖掘檔案的價值，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用。

1.2 檔案資源共享

檔案管理工作的最終目的則是為了實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。通過在檔案工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息資源的共享提供了良好的條件。運用大數(shù)據(jù)來對檔案信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)筑檔案信息共享空間，可以將各檔案系統(tǒng)有效連接在一起，為檔案信息的利用提供了良好的條件，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息高效共享的實現(xiàn)。

1.3 檔案數(shù)據(jù)存儲能力

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著檔案數(shù)據(jù)的急劇增加，檔案數(shù)據(jù)庫的建立及不斷更新升級，這對檔案部門的存儲能力提出了較大的挑戰(zhàn)。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全問題

檔案信息安全一直是檔案工作中非常重要的一個話題，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，保證檔案信息安全對于各行業(yè)檔案管理工作都十分重要。但在檔案信息資源開發(fā)利用過程中會涉及到檔案信息的泄密、丟失及篡改等問題，因此在當(dāng)前大數(shù)據(jù)在檔案信息化管理工作中應(yīng)用過程中，需要針對于潛在的風(fēng)險進(jìn)行有效防范，并制定切實有效的措施來確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念

基于大數(shù)據(jù)時代背景下，在對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析過程中需要的是整體數(shù)據(jù)，即在一個單位中，基各類檔案數(shù)據(jù)都是數(shù)據(jù)分析和處理的對象。因此在大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)工作，更需要加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，從變動工作積極轉(zhuǎn)變了主動工作，并在實際工作中要充分的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對各類檔案信息進(jìn)行分析，以此來強(qiáng)化對檔案信息的管理和利用，并在檔案管理和利用來獲取到較好的經(jīng)濟(jì)效益。并在單位各項決策活動過程中能夠為其提供基于數(shù)據(jù)分析方面的具體建議。

2.2 開發(fā)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著單位事業(yè)的不斷推薦，舊的檔案還沒有完全利用，新的數(shù)據(jù)和信息就已經(jīng)源源不斷的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)海量數(shù)據(jù)存儲、查閱和分析的需要，因此建議廣泛研究并開發(fā)大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理新模式。筆者在分析國內(nèi)外先進(jìn)管理模式和檔案管理新技術(shù)的基礎(chǔ)上，建議從以下幾個方面開展工作：首先，應(yīng)盡快完成檔案的數(shù)字化工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法滿足大數(shù)據(jù)處理的要求，在原有檔案的錄入過程中，應(yīng)按照統(tǒng)計學(xué)的原理進(jìn)行分類，便于后期使用；其次，應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，借助先進(jìn)的科技力量，完成之前數(shù)據(jù)分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用的過程中應(yīng)同時結(jié)合橫縱分析和動態(tài)管理的手段，來保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。橫縱分析指的是在數(shù)據(jù)管理中不僅僅需要比對單位隨著時間推進(jìn)所發(fā)生的變化，更應(yīng)該比對所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門之間的效益對比，動態(tài)管理指的是檔案數(shù)據(jù)的及時整理、無用數(shù)據(jù)的剔除。

2.3 建立綜合性的檔案信息化管理系統(tǒng)

在當(dāng)前云計算及信息技術(shù)的快速發(fā)展下，計算機(jī)運算能力大幅度提升，這也為檔案信息化管理系統(tǒng)的建立提供了重要的技術(shù)支持。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各方數(shù)據(jù)需要實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，避免存在信息孤島的情況。運用檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息資源的整合、交互、分享和糾錯，同時與OA系統(tǒng)實現(xiàn)有效銜接，實現(xiàn)檔案信息收集和業(yè)務(wù)工作的便捷性，能夠更好的推動檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理的注意事項

3.1 強(qiáng)化安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的信息化檔案管理，其網(wǎng)絡(luò)和存儲的安全問題更為突出。信息化檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限；其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計算機(jī)鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。

3.2 重視系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜及動態(tài)的過程，在這個過程中，需要重視檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新工作。在實際工作中，需要做到信息的完整和詳細(xì)錄入，確保數(shù)據(jù)的完整性，為后續(xù)管理工作打下良好的基礎(chǔ)。同時還要做到數(shù)據(jù)的定期更新，需要指派專業(yè)人員來負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫信息更新和系統(tǒng)維護(hù)工作，確保及時將最新的信息錄入到系統(tǒng)中來，確保系統(tǒng)使用過程中的可靠性和實用性。另外，在對檔案信息進(jìn)行刪除和更新過程中，可以通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對新舊數(shù)據(jù)進(jìn)行對比和分析，以此來保證錄入系統(tǒng)中信息的有效性和準(zhǔn)確性。

3.3 對檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)和充分利用

之所以要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化管理，就是要提高檔案的利用效率，發(fā)揮檔案資源的作用，因此必須充分認(rèn)識并大力提高信息化檔案的利用率。檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個部分：信息收集和統(tǒng)計、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計分析。在統(tǒng)計學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開展工作，在信息收集和統(tǒng)計的過程中應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，便于在后期進(jìn)行數(shù)據(jù)比對，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析，為單位決策提供依據(jù)。

4 結(jié)束語

當(dāng)前我們處于大數(shù)據(jù)背景下，信息呈現(xiàn)出爆炸式的發(fā)展，這對傳統(tǒng)檔案管理和傳統(tǒng)技術(shù)都帶來了較大的沖擊。基于當(dāng)前數(shù)據(jù)量激增的實際情況，對于各單位的檔案管理工作提出了全新的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化建設(shè)具有了明確的方向，因此要在實際工作中加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，進(jìn)一步對檔案信息化管理方法和策略進(jìn)行優(yōu)化，使檔案信息化建設(shè)能夠更好的順利時代的發(fā)展和變化，全面提高檔案信息化建設(shè)的水平，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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