事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

王春玲

摘 要：本文闡述了做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，羅列了目前我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，并在結(jié)語部分做了總結(jié)與展望。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革

1 做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位檔案，記錄了事業(yè)單位日?；顒拥恼鎸?shí)情況與發(fā)展歷程，檔案管理的水平，在一定程度上體現(xiàn)了事業(yè)單位的整體管理水平。檔案管理能夠保證整個行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效的運(yùn)行，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)所記錄的檔案，及時、全面的掌握單位的整體情況，據(jù)此進(jìn)行策略調(diào)整和制定。檔案管理還能促進(jìn)單位自身的科學(xué)發(fā)展、社會精神文明的建設(shè)、人民群眾正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)。社會各界可依據(jù)維護(hù)歷史真實(shí)面貌的檔案，分析事業(yè)單位的業(yè)績，分析情況，從而為選擇合適機(jī)關(guān)進(jìn)行合作奠定一定的基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1 管理制度不完善

我國的事業(yè)單位在檔案管理制度方面，雖有相關(guān)規(guī)定，但并沒有形成完整的體系，還存在不完善的地方，這給檔案管理工作帶來了不小的阻礙。一方面，地區(qū)之間的管理部門差異較大，另一方面，資料管理存在著行政方面的問題，有的省分由縣級發(fā)出，有的則由市級發(fā)出。這些都導(dǎo)致了檔案管理的混亂。

2.2 資料保存狀態(tài)不佳

目前我國事業(yè)單位的檔案 ，主要由兩種方式存在，第一種是經(jīng)由紙張記載的紙質(zhì)資料，第二種是經(jīng)由磁盤、u盤記載的電子資料。對于紙質(zhì)資料而言，紙張的保存難度較大，時間一長容易變質(zhì)、發(fā)黃，趙成文字不清晰，導(dǎo)致信息的不完整、不準(zhǔn)確，保存狀態(tài)不佳。

2.3 資料保存設(shè)備落后

目前，我國不少事業(yè)單位的檔案保存設(shè)備落后，主要體現(xiàn)在：保存設(shè)備破損、保存工具不正確，有些甚至將檔案直接放在柜子或者盒子里，不進(jìn)行任何防火防潮工作，在保密性、安全性方面完全無法保障。

2.4 管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員，在綜合素質(zhì)方面并不理想，主要表現(xiàn)在：文化水平偏低、管理意識欠佳、專業(yè)知識欠缺、管理能力不足等等，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效，尤其在工作交接過程中產(chǎn)生的矛盾，讓管理工作難以進(jìn)行。

2.5 管理力度不強(qiáng)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，對檔案管理工作存在認(rèn)識上的誤區(qū)，認(rèn)為它與事業(yè)單位的效益關(guān)系不大，因此對檔案管理工作投入的重視程度嚴(yán)重不足。在缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持的情況下，管理人員的工作積極性也受到打擊，管理效果自然無法保障。

3 事業(yè)單位檔案工作改進(jìn)措施

3.1 強(qiáng)化制度建設(shè)

提高事業(yè)單位檔案管理水平，有賴于制度的保障。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，完善檔案管理制度。第一，制定檔案的采集、保存制度；第二，完善檔案的整理、歸檔程序；第三，構(gòu)建對檔案管理部門的監(jiān)督機(jī)制。從而實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明、確保檔案管理工作有據(jù)可依。

3.2 推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

第一，增加檔案管理室電子設(shè)備、軟件系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)投入，為檔案管理的信息化做好物質(zhì)保障。將容量小、體積大、檢索麻煩的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在緩解檔案積壓的同時，減少時間和空間成本。第二，針對檔案數(shù)量大、分布散的特點(diǎn)，制定檔案共建共享新模式，在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行資源整合，將各種不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，儲存在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，并用“一張圖”進(jìn)行可視化處理。

3.3 提高基層機(jī)構(gòu)的檔案管理能力

在檔案共建共享模式下，各級檔案管理部門的溝通就及其常見了，提高基層機(jī)構(gòu)的檔案管理能力勢在必行。第一，提高建檔意識，組織專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)行必要的考核評比，培養(yǎng)檔案管理人員收集信息、整合信息的能力，在建立檔案的過程中，結(jié)合當(dāng)?shù)氐奶厣?。同時，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，并配套相關(guān)的規(guī)章制度來進(jìn)行行業(yè)規(guī)范。第二，提高檔案管理人員的安全意識，明確保密義務(wù)。對于違法泄露各人隱私、商業(yè)機(jī)密行為，需要承擔(dān)一定的法律責(zé)任。

3.4 強(qiáng)化前端控制

對于那些保存價(jià)值大、綜合利用率高的檔案信息，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該提前策劃、優(yōu)先收集。同時，為了強(qiáng)化集約共享模式，需要加強(qiáng)個管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，檔案及時入庫，避免積壓，根據(jù)輕重急緩情況設(shè)置優(yōu)先級，靈活移交，對于過渡性資料，應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域保存。在滿足準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主觀能動性，靈活應(yīng)變，提高效率。

3.5 具體實(shí)施策略

3.5.1 收集。檔案管理中的收集工作，主要包括以下幾大類：第一，制度類文件。第二，管理類文件。第三，合同類文件。在進(jìn)行檔案收集工作的過程中，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：第一，按照組織要求確定歸檔范圍、制定分類標(biāo)準(zhǔn)，收集文件材料。第二，特別注意辨別檔案的真?zhèn)危鎰e同名異人的檔案，檢驗(yàn)是否符合要求，是否完整齊全。第三，對于有蓋章要求、本人簽名要求的材料，確保手續(xù)完備，如有缺損，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)辦后再歸檔。第四，對于一些重要的證明性材料，比如身份證、銀行卡等不屬于歸檔內(nèi)容的私人檔案，應(yīng)當(dāng)在核實(shí)原件之后留存復(fù)印件，以備后續(xù)考察。

3.5.2 整理。收集完畢的檔案，是雜亂的、原始的，需要經(jīng)過進(jìn)一步的整理，才能進(jìn)行歸檔。檔案的整理工作，主要包括檔案的鑒別與分類、檔案的排序與編目、檔案的技術(shù)加工與裝訂。對于不同的檔案，采取不同的整理方法，比如，員工檔案以個體為單位整理，以組織機(jī)構(gòu)為單位進(jìn)行排列。其他檔案，則可以遵循方便檢索的原則，進(jìn)行分類整理。如果事業(yè)單位規(guī)模較大，流動頻繁，需要保存的文件較多時，可以按照年份和類別進(jìn)行排序。

3.5.3 利用。檔案的收集和整理，其最終目的并不是簡單的儲藏保管，而是檔案的利用。第一，對檔案進(jìn)行專題匯編，制定和發(fā)布檔案查詢辦法，為檔案的利用提供渠道。第二，制訂檔案查閱、借閱審批制度，明確使用原則。在檔案的使用過程中，需要辦理相應(yīng)的查閱、借閱手續(xù)。第三，確定檔案使用權(quán)限，明確擁有使用權(quán)限的個人、部門。第四，檔案如需外借，則需要經(jīng)主管批準(zhǔn)，記錄在案，限期歸還。借閱單位或個人，不得轉(zhuǎn)借他人。第五，檔案的使用，必須嚴(yán)格遵守保密協(xié)定，且不得涂改、損毀、撤換檔案資料。第六，對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)及時更新、強(qiáng)化安全工作與保密工作。

3.5.4 銷毀。對于失去保存和利用價(jià)值的檔案，進(jìn)行集中銷毀。第一，檔案的銷毀，應(yīng)該嚴(yán)格遵循檔案管理辦法，不能憑借個人意愿或某個部門的意愿隨意銷毀。第二，檔案在進(jìn)行銷毀前，應(yīng)進(jìn)行價(jià)值的再次鑒定，篩選有價(jià)值的檔案材料。第三，采取預(yù)防措施，保留已銷毀檔案的電子版本，做好補(bǔ)救工作。目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些問題，比如管理制度不完善、檔案保存狀態(tài)不佳、檔案保存設(shè)備落后、管理人員素質(zhì)不高、管理強(qiáng)度太低等。為了改變這一現(xiàn)狀，我需要對癥下藥，第一，強(qiáng)化制度建設(shè)，做好檔案管理基礎(chǔ)工作；第二，強(qiáng)化宣傳工作，革新管理理念；第三，優(yōu)化設(shè)施設(shè)備，重視數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)工作；第四，改進(jìn)工作方法，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫管理工作。從而全方位提高檔案管理水平，提升事業(yè)單位管理的有效性。

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