淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

高金元

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們已經(jīng)逐漸步入“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，高校檔案管理工作在這種時(shí)代背景下也迎來了新的發(fā)展契機(jī)。如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強(qiáng)對(duì)數(shù)量巨大且種類繁多的學(xué)校檔案進(jìn)行收集、整理、以及維護(hù)，繼而提高我國高校檔案信息安全等級(jí)，有效加強(qiáng)對(duì)其利用率以促進(jìn)高校教育事業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展成了高校檔案管理工作者們所重點(diǎn)關(guān)注的問題，下面編者就自身多年工作經(jīng)驗(yàn)展開了一些分析與探討，以期為相關(guān)工作者提供必要的借鑒與幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；措施

大數(shù)據(jù)時(shí)代是社會(huì)不斷進(jìn)步與科技不斷發(fā)展的結(jié)果，這是信息高速傳播與流通的表現(xiàn)，高校檔案管理工作只有緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，以不斷創(chuàng)新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。但是，受傳統(tǒng)檔案管理方式影響嚴(yán)重，我國高校檔案管理中還存在一些問題，且在一定程度上阻礙了高校教育事業(yè)的發(fā)展。本文簡單闡釋了我國高校檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的基本特征對(duì)今后檔案管理模式的創(chuàng)新提出了一些建議與策略。

1 現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作中存在問題：

1.1 檔案管理模式相對(duì)落后

現(xiàn)階段，我國高校檔案管理工作中大多還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，不僅耗費(fèi)人力、物力，同時(shí)在檔案的查詢、整理方面也非常的不便。即使有些高校也建立了電子檔案，但是也僅僅局限于對(duì)檔案的查詢、調(diào)取方面，對(duì)于數(shù)據(jù)的整理以及分析方面還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

1.2 缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持

俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時(shí)代下，檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國高校檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)。

1.3 缺乏對(duì)檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國高校的檔案數(shù)量繁多，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足高校在信息時(shí)代對(duì)檔案信息的精細(xì)化要求。

2 當(dāng)今我國高校檔案的基本特征：

總體而言，我國高校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、利用率低、處理率高的特點(diǎn)。首先，隨著我國社會(huì)主義教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高校管理活動(dòng)的召開頻次也不斷提升，進(jìn)而每天都會(huì)產(chǎn)生一些有價(jià)值的檔案信息，這些海量的信息為檔案的保存、管理提出了新的挑戰(zhàn)。其次，從高校的檔案種類來看，其包含黨群、行政、基建、財(cái)會(huì)等各個(gè)方面，從其結(jié)構(gòu)形式來看又包含文字、圖片、視屏等多種形式。第三，高校檔案還有一個(gè)非常顯著的特點(diǎn)就是長期處于“睡眠狀態(tài)”，利用率之低導(dǎo)致其根本發(fā)揮不到什么作用與價(jià)值。即使是與學(xué)生息息相關(guān)的個(gè)人檔案，也只是在學(xué)生考研、工作或者出國的時(shí)候才能用的上。最后，高校的檔案信息每天都會(huì)不斷的增加，故對(duì)于高校檔案信息的處理速度也提出了新的要求，這樣可以在最短的時(shí)間內(nèi)挖掘出檔案中存在的價(jià)值，以不斷提升工作質(zhì)量與效率。

上述中我國高校檔案所具備的特點(diǎn)對(duì)其管理模式的變革以及優(yōu)化提出了要求，其迫切需要利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、分析、利用，以此來不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而為學(xué)校的日常工作提供必要的信息支持與幫助。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式的變革與新思路：

3.1 不斷提升檔案管理工作者的個(gè)人素養(yǎng)

檔案管理工作者的個(gè)人素養(yǎng)對(duì)于積極創(chuàng)新工作理念與方法以及提升工作質(zhì)量有著顯著的促進(jìn)作用。作為高校檔案管理工作者，在平時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提升自己的技術(shù)能力，進(jìn)而為檔案管理工作在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展提供更多的支撐，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理者提出的基本要求。

3.2 不斷擴(kuò)大檔案收集工作

高校檔案數(shù)量巨大且種類繁多，誰也無法預(yù)料到哪一份檔案會(huì)被利用到，故應(yīng)該充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，盡可能的收集所有的檔案信息，并建立起完善的檔案體系。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作提供了龐大的儲(chǔ)存空間，故要不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，盡可能將高校各部門的檔案信息都能夠收納在內(nèi)，并對(duì)其進(jìn)行分類排序、合理歸檔。

3.3 構(gòu)建起完善的檔案資源體系

高校檔案管理部門應(yīng)該充分引入大資源觀念，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提高對(duì)檔案信息的集成、加工以及利用。檔案管理者應(yīng)該對(duì)高校中不同來源、不同部門以及不同類型的檔案進(jìn)行分類歸檔，過濾掉重復(fù)的檔案信息、修復(fù)并補(bǔ)全殘缺的檔案信息，最終通過分布式的儲(chǔ)存模式將其儲(chǔ)存到不同的系統(tǒng)之中，進(jìn)而構(gòu)建起完善的檔案資源體系。

3.4 建立起完備的檔案服務(wù)體系

身為高校檔案管理部門，只有不斷更新工作服務(wù)理念，提升檔案利用率，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的真實(shí)作用與價(jià)值。首先，檔案管理部門應(yīng)該充分開放數(shù)據(jù)、擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，高校檔案包含了其在教學(xué)、科研以及管理等各方面的重要信息資源，同時(shí)也記錄了高校的歷史變遷，這些檔案信息應(yīng)該充分對(duì)外開放，以發(fā)揮出更大的社會(huì)價(jià)值與作用。其次，現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展為檔案服務(wù)方式也提出了新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)該將傳統(tǒng)的檔案管理工作向著數(shù)據(jù)分析與挖掘方面轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要借助云計(jì)算等技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)中的價(jià)值挖掘，進(jìn)而為用戶提供更多有效的信息。檔案管理部門也可以通過推出微信公眾平臺(tái)以及移動(dòng)端在線查閱等服務(wù)為用戶帶來更多新的體驗(yàn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為高校檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)該充分抓住機(jī)會(huì)，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新，以發(fā)揮出自身工作的實(shí)際價(jià)值與意義。文中很多觀點(diǎn)都是編者的個(gè)人淺見，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革方面還有更多的方法需要相關(guān)工作者在實(shí)踐中不斷去發(fā)現(xiàn)。

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