基于電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理分析

郭梁

摘 要：在電子時(shí)代背景下，傳統(tǒng)圖書館文書資料管理面臨很多困境，通過文書資料電子化可以更好地加強(qiáng)文書資料管理，同時(shí)也迎合人們的閱讀習(xí)慣，盤活了圖書館資源，對圖書館的發(fā)展與創(chuàng)新提供了一種新的思路。

關(guān)鍵詞：電子時(shí)代圖書館文書資料管理

1 基于電子時(shí)代背景圖書館文書資料管理現(xiàn)狀

中華民族上下五千年歷史，作為一個(gè)歷史悠久的文明古國，我國在人文、歷史、哲學(xué)、科技等各個(gè)方面均保留下來大量文書資料，這些文書資料不僅具有巨大的文化價(jià)值，而且更具有其現(xiàn)實(shí)意義，比如《本草綱目》在今天的中醫(yī)學(xué)界仍有其現(xiàn)實(shí)意義，諾貝爾獲得者屠呦呦正是從這些保留下來的中醫(yī)學(xué)典籍中找到青蒿素，對治療瘧疾做出了巨大貢獻(xiàn)，這些文書資料是圖書館重要的館藏“寶貝”。因此，圖書館對這些文書資料的保存非常重視，會在保管上下耗費(fèi)巨大的人力、物力。圖書館的文書資料一般按照文書資料的內(nèi)容、年代的不同進(jìn)行分類存放。圖書館會對這些文書資料進(jìn)行細(xì)致的劃分，依據(jù)文書資料的內(nèi)容不同和年代不同進(jìn)行細(xì)致分類保存，通過這些操作使得文書資料得到妥善保管和充分利用。例如，在進(jìn)行分類時(shí)，根據(jù)內(nèi)容的不同，可以分為醫(yī)學(xué)類、哲學(xué)類、文史類、科技類等等，根據(jù)年代的不同可以分為先秦時(shí)期、隋唐時(shí)期等等。我們可以根據(jù)圖書館館藏目錄很容易查詢這些書籍，獲得知識的滋養(yǎng)。

隨著21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的盛行，借助電腦、平板電腦、電子書、手機(jī)等電子媒體進(jìn)行無紙化、碎片化閱覽正快速取代傳統(tǒng)閱讀方式（傳統(tǒng)閱讀方式進(jìn)入圖書館進(jìn)行紙質(zhì)閱讀）。圖書館對文書資料實(shí)行電子化管理，由于網(wǎng)絡(luò)的公開性，使得這些寶貴的、具有中國特色和歷史文化價(jià)值的資料被外界所了解和接納。目前，一些縣、市、省城市圖書館根據(jù)各自文書資料內(nèi)容，在傳統(tǒng)文書資料管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子化管理，例如具有地方特色的音頻視頻資料、縣志縣史、珍貴古文書、自然風(fēng)景區(qū)美景等等。地方圖書館通過公開化的電子文書資料不僅有效的反映了地方特色，而且對文書資料管理完整性也有很大作用。這些電子化資料主要以繪畫、織錦、地圖以及照片、視頻等相關(guān)圖形圖像資料的形式存在，而對于文字資料，由于古人文書資料大部分為活字印刷或者草體字體，這樣的文書資料很難進(jìn)行準(zhǔn)確地描述，所以大部分公開的電子化的文書資料都是簡單易懂的圖形資料。

2 基于電子時(shí)代背景圖書館文書資料電子化分析

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館文書資料電子化的方式也有很多形式，本文以最為常見同時(shí)也最具有可操作性的文書資料電子化方式為例，簡單介紹圖書館文書資料電子化過程。圖書館資料大致可以分為圖書資料、文書資料、通過微縮膠卷等方式模擬復(fù)制的資料。利用電子化的文書資料可以對圖書資料和實(shí)物資料進(jìn)行保存。圖書館的文書資料現(xiàn)階段主要采用模擬的方式，對于圖書館文書資料的原始數(shù)據(jù)以及實(shí)物資料在交卷的管理中使用羅馬數(shù)字進(jìn)行記載，目錄的編寫可以以二十六個(gè)英文字母為主，從而使文書的分類更加清晰，同時(shí)還有利于閱讀者查找，對于特別復(fù)雜的資料可以采用復(fù)制、微縮等方式。隨著電子相機(jī)的快速發(fā)展，電子相機(jī)的像素也有了質(zhì)的飛躍，這對于圖書資料電子化起到了很大的作用。

圖書館文書資料電子化大致可以分為收集、整理、鑒定、模擬、保護(hù)、利用、統(tǒng)計(jì)七個(gè)階段。在收集階段圖書館管理人員對圖書資料進(jìn)行收集，資料來源可以是有關(guān)機(jī)關(guān)、部門以及個(gè)人的主動(dòng)交送以及圖書館的主動(dòng)收集，通過這一階段可以得到圖書文書第一手資料；在整理階段，圖書館管理人員對收集上來的所有文書資料進(jìn)行清潔清理、分類以及組卷工作，這個(gè)階段對于后期圖書館文書資料電子化分類非常重要，只有這個(gè)階段做好分類，才能有有助于后期電子文書資料的檢索；在鑒定階段，有圖書館管理人員以及相關(guān)專家對圖書館館藏文書進(jìn)行保存價(jià)值鑒定，以提高圖書館文書資料的價(jià)值；在模擬階段，對收集整理鑒定之后的文書資料進(jìn)行電子化模擬過程，這個(gè)過程可以利用高清數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝取樣，然后通過后期軟件制作，將組卷的資料整理成一個(gè)個(gè)可以通過電子化設(shè)備瀏覽的文件格式，比如PDF、CAJ等等格式，通過模擬過程可以實(shí)現(xiàn)文書資料電子化；在保護(hù)階段，對于電子文書資料主要保護(hù)其記錄電子化文書的介質(zhì)（比如CD盤、硬盤、USB等）的完整與安全，這樣可以延長文書資料電子化檔案的壽命，另外還可以建立電子文書數(shù)據(jù)庫；在利用階段，借助互聯(lián)網(wǎng)、電視、紙質(zhì)媒體等媒體形式宣傳、展覽電子文書資料，吸引和鼓勵(lì)人們使用電子文書，汲取營養(yǎng)；在統(tǒng)計(jì)階段，統(tǒng)計(jì)出哪些電子文書更受讀者喜愛，這樣可以有選擇的推送給讀者一些優(yōu)秀作品，達(dá)到圖書館社會精華作用。

3 基于電子時(shí)代背景圖書館文書資料電子化應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)分析

電子時(shí)代背景下圖書館文化資料電子化應(yīng)用主要包括如下優(yōu)點(diǎn)：

3.1 文書資料電子化有助于提高管理效率

在傳統(tǒng)圖書館檔案管理工作中，管理人員要完成收集、整理、歸檔、編目、入庫、上架等全過程工作，這些工作要求管理人員操作必須準(zhǔn)確無誤，同時(shí)讀者借閱圖書后，歸還后的圖書必須重復(fù)以上過程，讀者在圖書館閱讀后將書籍錯(cuò)誤擺放的現(xiàn)象必可避免，這樣對后來的讀者以及管理人員查找資料帶來很大的困難。這樣造成了大量的人力、物力的浪費(fèi)。文書資料電子化可以分類、查閱、統(tǒng)計(jì)、整理等工作變得簡單快捷，既可以提高讀者的閱讀效率，又可以提高圖書館辦公人員的辦公效率。

3.2 文書資料電子化有助于文檔保護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔容易受到環(huán)境的影響，在長期的使用過程中，紙張的耐受性不可避免的遭到破壞，這樣會造成紙質(zhì)文檔的記錄信息遭到破壞，給文檔保護(hù)造成不可挽回的損失。電子文檔可以保存CD盤、電腦、移動(dòng)硬盤等介質(zhì)中，這些介質(zhì)幾乎不受外部環(huán)境影響，更有助于文檔的保護(hù)工作。

3.3 文書資料電子化有助于文件安全傳輸

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在借閱過程中，時(shí)常會發(fā)生資料的丟失現(xiàn)象，文書資料長途傳運(yùn)通常采用快遞系統(tǒng)，在快遞過程中文書資料既要面對丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又要面臨在運(yùn)輸過程中被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。而電子文書資料可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)（電子郵件、文件傳輸軟件）進(jìn)行快速傳遞，既便捷又安全。

3.4 文書資料電子化有助于資料共享與交流

在快節(jié)奏生活的今天，人們很難有時(shí)間進(jìn)圖書館進(jìn)行閱讀，大量的紙質(zhì)文書資料沉睡在圖書館中，造成資源的大量浪費(fèi)，而通過文書資料電子化，人們可以借助互聯(lián)網(wǎng)特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)閱讀，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺讀者可以就文書資料內(nèi)容進(jìn)行交流，這樣便盤活了圖書館資源。

4 結(jié)束語

在信息時(shí)代，人們的閱讀習(xí)慣發(fā)生了很大變化，人們大都不再進(jìn)入圖書館進(jìn)行紙質(zhì)閱讀，這樣造成圖書館資源大量浪費(fèi)，而文書資料電子化可以迎合人們的閱讀習(xí)慣，提高文書資料閱讀率，盤活圖書館資源，使圖書館在新時(shí)代發(fā)揮更大的作用。

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