中小學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀及對策

劉榮華

檔案信息化，就是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。檔案信息化使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。對于中小學檔案管理來說，檔案管理信息化已成為學校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，然而目前中小學檔案信息建設的現(xiàn)狀卻不容樂觀，普遍存在領導重視程度不高、信息化管理手段較落后、檔案信息化人員素質(zhì)較低等問題。筆者就從事檔案工作的實際出發(fā)，略談一下中小學檔案信息化建設的現(xiàn)狀及一些應對策略：

1 現(xiàn)狀

1.1 學校領導對檔案信息化建設重視程度不高

就目前中小學檔案信息化現(xiàn)狀而言，大部分中小學領導都普遍認識不到位，認為檔案信息化無非就是把檔案目錄輸入計算機，無法從長遠角度去考慮中小學檔案信息化建設的重要意義和作用。學校領導把主要精力都投入到教學管理和升學率提高上，忽視了對學校檔案信息化的管理和支持，導致檔案信息化經(jīng)費不足、缺少專門的檔案管理人員。

1.2 信息化管理手段較落后

隨著科學技術(shù)突飛猛進地發(fā)展和進步，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在中小學檔案管理中的廣泛運用，學校檔案管理手段也應不斷進步。然而大部分中小學檔案管理還沒有充分發(fā)揮計算機的作用，基本上還停留在傳統(tǒng)的手工收集、整理、檢索等階段，多數(shù)中小學校沒有建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，重紙質(zhì)檔案的管理，輕視電子檔案的收集，檔案信息量小，查找利用手段落后，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，更不能適應學校現(xiàn)代化教學管理的需要。

1.3 檔案信息化管理人員素質(zhì)低

目前，中小學校檔案管理人員僅僅對日常的檔案收集、整理、分類、歸檔、編目、保管和利用工作了如指掌，而對檔案的現(xiàn)代化管理、深層次的檔案信息開發(fā)和保護技術(shù)不太熟悉，專業(yè)知識匱乏浮淺，影響了歸檔質(zhì)量。還有部分中小學校專兼職檔案人員年齡偏大，不會使用計算機，認為檔案管理就是守攤，還沒有徹底改變以前立卷歸檔逐步向文件級歸檔方式即文件資料隨辦隨歸方式的轉(zhuǎn)變，影響了歸檔時間和信息化建設的進程?；蛘哂行n案的專業(yè)人員多以文科為主，對于網(wǎng)絡技術(shù)知之甚少，缺少精通檔案業(yè)務和信息技術(shù)的復合型人才，不利于對檔案進行信息化建設。改變把檔案信息化管理說成是“小題大作”的觀念，大部分縣級以上檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化管理，如果中小學校部門還是手工歸檔，就不可能形成統(tǒng)一的信息系統(tǒng)鏈。

1.4 檔案信息的安全性、保密性較低

將檔案信息化處理雖然是好事，但也存在信息被泄漏的危險。網(wǎng)絡是開放性的，一旦病毒入侵計算機，計算機將無法正常運行，數(shù)據(jù)大量丟失無法恢復是十分可怕的事情，損失也是非常巨大的。

2 對策

2.1 積極爭取學校領導對檔案信息化建設的高度重視

改變長期以來學校以教學管理為根本任務的傳統(tǒng)認識影響，消除一些學校領導干部腦海里仍存有的檔案工作可有可無的模糊認識，增強學校領導對檔案信息化工作的重視，把檔案設備投入、配備檔案專職人員、改善檔案用房條件等完全納入學校中長期管理規(guī)劃中，爭取政策上的傾斜和資金方面的支持，提高學校檔案信息化水平。

2.2 努力推進學校檔案信息化建設步伐

國家檔案局提出了加強檔案信息化基礎建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設以及檔案信息化標準規(guī)范建設等要求，這都是檔案工作信息化的指導性規(guī)范。檔案信息化的技術(shù)手段是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作不斷創(chuàng)新的硬件基礎。 依靠傳統(tǒng)的人工手段對學校檔案進行整理、保管和利用，不僅工作量大，而且工作效率低，已經(jīng)不能完全適應學校檔案管理工作的需求。隨著計算機通信和網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，進一步加強學校檔案信息化、數(shù)字化建設，努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，檔案辦公現(xiàn)代化。逐步解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，使檔案管理手段由“舊”變“新”，管理效率由“低”變“高”，實現(xiàn)微機檢索以及網(wǎng)絡信息檔案資源共享，可以極大地提高檔案信息的利用率，按照國家有關(guān)檔案信息化業(yè)務建設的標準和規(guī)范要求，不斷加大對學校檔案信息化基礎建設力度，為多形式管理利用檔案創(chuàng)造良好條件。

2.3 加強和提高中小學校檔案信息化人員素質(zhì)

中小學校檔案信息化建設中，工作者具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，檔案信息化人員素質(zhì)直接影響學校檔案管理水平。要將學校檔案信息化人員培養(yǎng)納入學校人才培養(yǎng)計劃，全面提高學校檔案信息化人員素質(zhì)，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習、提高其業(yè)務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應學校檔案業(yè)務發(fā)展，牢固樹立“維護歷史、服務現(xiàn)實”的理念，了解和把握信息化發(fā)展對學校檔案工作的影響和要求，充分認識檔案信息化在學校現(xiàn)代化教育管理中的地位和作用，不斷總結(jié)探索檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況新問題。同時，還要引進計算機專業(yè)人才，以加快中小學校實現(xiàn)檔案信息化管理的步伐，推動檔案信息化水平的提高。

2.4 加強檔案信息化建設中的安全、保密意識

要想保證檔案的安全性、保密性，就需要從制度上、技術(shù)上入手，建立一套嚴格的安全保密制度，除了提高信息化水平以外，還要在外部做好防范工作，如建立防火墻、進行數(shù)據(jù)加密或者制作只讀光盤進行備份等等，運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段減少信息危險的出現(xiàn)。

加強檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，相信隨著檔案信息化建設的進一步發(fā)展，數(shù)字檔案信息化會為社會的發(fā)展和人民生活帶來更多的效益。